IT环境中会计账户五大变化，本文主要内容关键词为：五大论文,账户论文,会计论文,环境论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
账户是会计中最基本的数据汇总工具，是对会计要素按具体内容进行分类而设置的单元或称为框架。手工会计中账户的发展很大程度上受手工数据处理技术的限制，而IT环境下，计算机提供了强大的数据处理能力，数据处理技术对账户发展的限制降低了很多，使之更为理性地发展。所以IT环境中，会计理论研究者可以按理性的方式研究其发展，而几乎不用考虑数据处理技术的影响，会计实践工作者可以从繁琐的数据处理工作中解脱，将精力放在管理工作中。但无论是理论研究者还是实践工作者，都需要对IT环境中账户的变化有所了解。
目前我国许多企业都利用账务处理软件，实现了会计记账工作的电算化。本文以通用账务处理系统的设计思想为蓝本，分析IT环境中会计账户的五大变化：会计账户存在形式由复杂的账簿体系变化为简单的数据库文件，使簿记技术回归；科目编码与科目名称地位置换；账户分为底级账户与汇总账户；登账方法由平行登记法变为逐级汇总登记法；账户设置注重科目编码结构及适应性。为了说清问题，且不与手工中概念混淆，本文暂时使用一些新名词：底级账户、汇总账户、逐级汇总登账法等，具体称呼有待进一步探讨。
一、会计账户存在形式的变化
手工会计中，会计账户以多种格式的表格（账簿）记录在纸张介质上。账簿按其发展过程，最先有分录账簿，也称为流水账账簿或日记账账簿。由于人的精力有限，在会计业务量增加时，只使用流水账无法满足核算与管理的需求，又出现明细分类账簿与总分类账簿，形成复杂的账簿体系。
IT环境中，会计账户存贮在光电磁等介质上。计算机中会计账户主要存放在“凭证文件”及“科目余额发生额文件”两个数据库（一个数据库相当于一张很大的二维表格）中。凭证文件，也称为流水账文件，用来存放企业所有会计凭证的所有信息，相当于手工会计中的分录簿。依据它产生所有账户的详细信息：日记账、明细账等。其内容即凭证信息，多数由用户输入，部分由计算机自动生成。科目余额发生额文件，用来存放企业所有账户的科目编码、科目名称、期初余额、本期发生额、期末余额、本年累计发生额等汇总性信息。它反映的是某一时点各账户的状态，依据它产生总账并提供会计报表所需的总括性信息。其内容是设置账户时输入，登账时更新。
手工会计中发展出来的复杂账簿体系在计算机中不存在，这样处理符合计算机高速运算的特点，节约计算机存贮空间。如果模拟手工会计在计算机中存贮账簿，只会增加中间处理环节，降低计算机处理的效率。从某种程度上看，账簿又从复杂回归于简单：使用分录账账簿。但这种回归并不是回到起点，而是在IT技术的支持下螺旋式上升。
二、科目编码与科目名称地位置换
作为账户，它应具备一个名称，即会计科目。每个会计科目都有名称，即“科目名称”，如“现金”、“银行存款”等。财政部在标准科目表中对每个会计科目也进行了编码，即“科目编码”，如"1001"表示“现金”，"1002"表示“银行存款”。编码的第一位表示账产类别，1为资产类，2为负债类，3为所有者权益类，4为成本类，5为损益类。编码第二位表示小的类别，如资产中按流动性0为货币资金，1表示短期投资及应收科目等。会计科目规定了账户所要记录、反映的经济内容。手工中会计人员根据科目名称分析账户的性质、处理方式及具体内容等，科目编码仅用于查询，因此，手工环境中会计科目编码可有可无，而名称却必不可少，且要求描述准确。IT环境中，计算机依据会计科目编码确定账户的性质及处理方式并找出科目名称，科目名称只起显示、打印给用户看的作用。所以当计算机内账户设置好之后，如某账户已使用（登账或有余额），则该账户编码不允许修改，而账户名称却可以修改，输入凭证时只需输入科目编码。
IT环境中会计科目名称和会计科目编码的作用与地位发生了置换，而且从下文论述中可以发现会计科目编码在IT环境中所起的作用远远大于会计科目名称在手工会计的作用。
三、账户分类变化
手工会计中，账户按照企业管理与核算的需要设置为三种：总分类账户即一级账户，用来反映总括核算的信息；明细分类账，用来反映详细核算的信息；介于总分类账户和明细分类账户之间的二级账户，它主要提供一些比总括稍细，比明细稍粗的中间性口径的信息。
IT环境下，各种账户之间是一种层次（树状）模型，而且这种树状模型可以用科目编码反映出来。如下图所示。
图1 账户的树状模型结构
在模型中，按登账方式不同设置两类账户：底级账户和汇总账户。底级账户即无下一级账户的账户，这类账户直接依据记账凭证中信息登账，如图中黑体字标示的账户。汇总账户，即有下一级账户的账户，这类账户依据记账凭证中科目编码的部分信息登账，如图中非黑体字的账户。
与手工不同，IT环境中账户的分类是依据登账方法不同来划分的，分为底级账户和汇总账户。
四、逐级汇总登账法
底级账户的信息直接依据记账凭证上科目编码加工生成。汇总账户的信息依据记账凭证上科目编码的前部分信息汇总后生成。举例如下：
登账时底级账户1001（现金）借方发生额、借方累计发生额、余额依据凭证中科目编码信息直接修改（都增加300）；底级账户10020201（银存中行美元），10020202（银存中行马克），100201（银存工行）直接依据凭证中科目编码修改其贷方发生额，贷方累计发生额及余额（都减少100）。汇总账户100202（银存中行），1002（银行存款）则依据底级科目编码前部分相同信息汇总后分别修改其贷方发生额，贷方累计发生额及余额（分别减少200,300）。
我们暂称这种登账方法为逐级汇总登记法，由于计算机计算精确，所以月末不必账账核对，但要求制作记账凭证时必须将账户落实到底级账户，即要求尽可能详细地输入有关数据，避免输入汇总数据。这样做一方面可以为数据的深度加工打下基础，另一方面也规范了会计凭证的制作。
五、账户设置注重科目编码结构及适应性
IT环境中，设置账户时最为重要的问题是科目编码的结构。科目编码的结构指科目编码共分几级，每级有几位。上例中如科目编码结构为4-2-2-2，表示可以设四级账户，一级为4位，二、三、四级各为2位。科目编码的结构限制了可设置账户的深度（级次）和某级汇总科目的底级科目个数，决定了整个账务处理的核算能力。账务初始化时必须确定科目编码结构，为此电算化之前必须将手工会计中随意性大、不规范的账户进行整理，使之形成系统性、层次性很强的账户体系，包括所有的汇总账户和底级账户，并用科目编码结构反映这种层次关系。
账户类别改变，如某底级账户变为汇总账户，或汇总账户变为底级账户，我们称之为账户升级或降级。由于涉及到账户信息生成方式的变化，一般账务处理软件不提供此功能，或只在新建年度账时可由会计主管保留有痕迹地进行修改。所以在设置账户时，要考虑未来的发展趋势，为账户的发展留有余地。例如尽管目前某企业只有一个银行账户，但为适应未来的发展，设置时要设1002（银行存款）和100201（某具体户），以尽量避免账户的升级与降级。
财务处理软件允许用户根据自己的需要设置账页格式，打印出来之后就是账簿。会计账户已经存在于计算机内，账页格式（账簿）只是计算机内会计账户的外在表现形式、因此账页格式在账户启用之后，仍然可以修改，甚至同一账户可以用不同的账页格式来表示。账页格式不影响账户的设置。
最后需要说明的是，与手工会计不同，IT环境中设置账户时还要考虑辅助账的设置情况。IT环境中的会计软件正向管理方向发展，会计管理职能的发挥很大程度上依赖辅助账设置是否正确。