摘要：随着我国经济社会的不断发展，建设工程项目数量和规模在成倍增加，由此产生了大量的工程档案，这给建设工程的档案管理工作带来了很大的压力。本文立足于工程建设全过程档案管理的意义，分析了当前建设工程档案管理中的常见问题，并提出了相应的解决策略，希望能够为建设单位提供有益借鉴和参考。
关键词：建设工程；全过程档案管理；问题；对策
在建设工程立项、设计、施工、竣工验收等环节当中，会出现大量的文字、图表等资料，最终形成建设工程竣工档案；按照工程项目建设的周期对这些档案进行全过程的有效管理，以充分体现建设工程档案的系统性与完整性，是当前对于建设工程档案管理工作的基本要求。建设工程档案管理的内容，主要包括工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等，实行全过程的建设工程档案管理，对于工程的顺利推进具有重要意义[1]。
1 建设工程全过程档案管理的重要性分析
1.1 可以为工程项目后期维修、管理等提供保障
建设工程全过程的档案管理，能够完整地记录关于建设工程方方面面的原始资料，这些资料详细地记录了真实信息，能够为项目管理提供完整的依据。比如，档案记录的关于工程的建设数据、管线分布的内容，能够准确反映工程原貌，因此对于后期工程项目的维修和养护具有重要的指导意义[2]。
1.2 对于建设单位、建筑行业的发展意义重大
建设工程档案是建设单位保留的第一手资料，也是保障自身权益的法律武器，当项目竣工之后，一旦发生经济纠纷、责任纠纷、产权纠纷等，档案资料可以第一时间为调查提供合理依据，从而促进争议的顺利解决[3]。对于建筑行业而言，档案资料能够全面记录建设工程方方面面的内容，能够直接反映工程质量，这对于施工单位而言是一种隐形约束，能够督促其保质保量完成施工任务，因此科学的档案管理对于建筑行业的发展同样意义重大。
2 目前建设工程档案管理中存在的问题
2.1 重视程度不高，管理制度和管理机制不足
虽然我国建设单位的档案管理意识在不断提升，但是由于体制、机制方面的欠缺，建设工程档案管理的系统性和完整性仍旧存在不足。首先，缺乏有效的档案管理制度，许多建设单位都未从整体工作程序出发，制定针对性强的档案管理制度，这就导致档案管理效率低下且效果不佳。其次，档案管理的责任机制没有得到充分发挥，在大多数建设工程项目当中，档案管理人员的受重视程度不高且大多数档案工作人员的工作待遇较低，这就导致基建档案工作人员的工作积极性不高。
2.2 档案管理的手段和流程有待改善
由于建设工程档案材料类型多、归档周期较长且专业性强，各参建单位之间的档案整理标准不尽相同，因此档案整理难度较高，稍有不慎，就可能造成档案流失、管理混乱、档案失效（公章欠缺、图纸不符、乱涂乱改等）等问题。此外，很多档案管理的工作安排不当，对于建设工程的全过程参与度不高，往往是在工程后期再进行资料的统一收集，这对档案的完整性带来了不利影响。此外，我国建设工程档案管理手段较为落后，档案管理的信息化水平不高，大多数资料都是以纸质档案的形式存在，不只容易造成档案遗失、破损、组卷混乱等问题，也给档案查阅带来了困难，由此降低了档案的利用效率[4]。
2.3 建设工程档案工作人员的素质普遍不高，责权不清
建设单位普遍不重视专业的档案工作人员的引进与培养，很多档案工作人员都是由其他部门临时调任，他们工作经验不足、工作能力不高，给档案的收集、整理和归档工作带来了一定的困难，导致建设工程档案管理水平止步不前。
加之，很多建设单位未区分档案工作人员和资料员的责权，将其混淆或者等同。造成档案工作人员工作冗杂，耗费很多时间在文件流转及签审上，无法专心投入档案管理工作。
2.4 对建设工程档案归档范围区分不清
很多建设单位的档案管工作人员对项目建设阶段的划分不清，未深入到工程建设的每一个阶段去及时收集信息，导致积压的文件越来越多，导致整理紊乱。
2.5 对建设工程档案验收工作不重视
以往建设工程实行竣工验收备案制，档案验收不影响竣工验收备案，因此，许多单位对档案验收工作不够重视。近日，广州市住房城乡建设局牵头优化发布了《广州市房屋建筑和市政基础设施工程竣工联合验收工作方案（3.0）》，将档案验收纳入建设工程竣工联合验收。档案验收工作成为待验收项目的头等大事。
3 优化建设工程档案全过程管理的对策
3.1建立基建档案管理机构，健全档案管理制度
为了确保档案全过程管理的顺利进行，应建立专门的档案管理机构，明确档案管理工作流程和内部配合机制。建设单位要重视做好工程档案管理制度的完善，要将档案管理的具体责任细分到参建单位档案工作人员身上，并建立相应的内外部责任考核制度，以此提高所有参建单位档案工作人员的积极性，保证档案管理工作的顺利推进。
3.2 明确档案管理的地位，提升档案工作人员的综合素质
建设单位在工程筹备阶段就将档案管理工作视作工程建设中的一项全过程参与型工作，使档案管理成为建设项目管理的重要环节。积极推广和应用全过程档案管理模式，保证档案管理工作全程参与到工程建设的每一个环节当中，与工程推进同步。另外，要提高档案工作人员的待遇，并加强对项目所有参建单位档案工作人员的职业技能培训，不断提升档案管理人员的素质水平，使其明确档案管理的重要意义、掌握档案管理的高效方法，从而促进档案管理水平的有效提升。
3.3 创新管理方法，推进档案管理信息化
建设单位应重视档案管理手段的创新，积极推进档案管理工作的电子化、信息化。要通过档案管理系统与办公自动化系统的内部衔接，借助最新的技术手段和专业的档案管理设备，以电子扫描和远程传输等方式，建立更加方便、快捷的档案信息共享模式，实现纸质档案向电子档案的转化，提高档案管理工作的效率[5]。
3.4对建设工程档案收集与整理范围进行整理
在项目策划阶段建设单位要按照最新的《建设工程档案管理规范》，对工程档案的归档范围进行归纳和整理，便于过程管理。下面仅以广州市第六资源热力电厂二期工程及配套设施项目为例，对建设工程各阶段文件收集范围进行划分。如表1-4所示。
表1 立项阶段文件收集范围
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3.5 加强建设工程档案验收管理
在项目竣工阶段，由建设单位牵头，组织各参建单位进行竣工档案的整理、组卷，并移交给所属城建档案馆。在此，我以广州市第六资源热力电厂为例，介绍其档案验收的程序及相关工作内容，供参考。
3.5.1 编制竣工档案
按照《建设工程档案编制规范》编制项目竣工档案，并逐条录入城建档案馆系统。
3.5.2 自行验收
由建设单位牵头组建档案验收组，验收组成员含建设、勘察、设计、监理、施工单位。对建设工程档案进行综合评价，形成《广州市建设工程档案验收报告》。
3.5.3 报审前的准备
预约当地城建档案馆，并准备笔记本电脑、档案装订工具、已整理排序的竣工档案及其他报审资料（报送申请表及附件、档案移交书、建筑工程档案概况表、档案目录册）。
3.5.4 竣工档案报送
按预约的时间到达城建档案馆，将档案摆放至受检区域，登记送检。送检人员到临时档案库房待定，准备检查过程中的答疑、回复及现场整改。
4 结语
综上所述，建设工程全过程档案管理理应得到高度的重视，相关单位应从制度、人力、技术手段等多方面入手，努力打造全面化的保障机制，只有这样，才能保证全过程的建设工程档案管理顺利进行。
参考文献：
[1]何丽.工程档案管理在建设工程中的重要性及对策研究[J].建材发展导向（上），2019，17（11）：323.
[2]王磊.工程建设项目档案管理中存在的问题及对策分析[J].建筑工程技术与设计，2019，（35）：2452.
[3]李姗姗.工程建设项目档案资料管理路径研究[J].建筑工程技术与设计，2019，（30）：2956.
[4]高静.基于建设项目工程档案管理的几点建议[J].低碳世界，2019，9（10）：309-310.
[5]赵红星.建设工程档案管理创新方法初探[J].中国科技投资，2019，（30）：147.
论文作者:刘欢
论文发表刊物:《基层建设》2019年第31期
论文发表时间:2020/4/13
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