摘要：云技术具有计算能力强、成本低、安全性高等特点，并在社会领域产生深远影响。本文针对现阶段我国构建档案管理体系与实现资源共享过程中对于云技术的应用情况展开了一系列研究。
关键词：云技术；档案资源共享；管理体系
引言：
云技术是一种新型的计算和服务模式，是网络计算、分布式计算、并行计算、虚拟化、网络存储等计算机和网络技术发展相融合的产物。它旨在通过计算机网络把分布的实体整合成功能强大的计算系统，并借助Saas、PssS、IaaS、M SP等先进的商业模式把强大的计算能力分布到终端用户手中。云计算作为IT产业发展的一个趋势，在众多行业得到广泛应用，已被人们广泛认可。用云技术实现档案资源共享是指以云理论为技术指导，通过云服务平台将档案信息资源整合起来，形成档案云，并借助云平台超强的计算能力和其本身所具有的安全性高、成本低等特性提高档案资源共享的效率。云技术的应用给档案馆资源管理和共享带来了很多启示。
一、云技术的简述
云技术属于当代网络技术与传统计算机技术进行结合发展而来的技术成果，可以提供以网络的方式便捷地访问可定制式的共享计算资源池的一种模式，能够实现数据信息的共享，其重点在于技术服务与资源的动态配置。云技术的运行原理主要为：在数量庞大的分布型计算机上进行数据信息的计算，使得数据中心管理和运行方式与互联网运行方式相似，根据具体操作要求将数据信息转换到各应用中，并且访问存储体系与计算机获得目标资源。云技术的应用优势主要体现在以下方面：
首先，规模庞大。例如当下盛行的谷歌，其云服务器数量超过百万，大大提高了计算能力。其次是虚拟化。通过云技术的应用能够确保任何位置的用户都可以得到相应服务，只要具备移动或PC终端以及通常的网络即可实现信息的查询，而无需掌握云技术服务的位置信息。再次，可靠性。通过计算节点的互换及多副本数据的容错等有效保证技术应用过程的可靠性。第四，共享性。信息共享为云技术的主要特点，可以同时对多应用系统进行支持。第五，高容量。云技术的应用属于一种动态性的服务，可以结合用户要求对信息容量进行灵活伸缩。最后是成本低的优势。用户结合具体需求支付相应费用即可享受信息服务，无需以投资的方式购买软件。
二、云技术构建档案资源共享与“档案云”管理体系
1.构建可靠安全的档案云存储平台
档案云存储平台把档案数据交云存储统一管理，各地档案馆只需较少几台访问终端PC，无需配备更多软件和硬件设置，也不需专业档案员进行维护，可减少很多工作量。各地档案馆可根据本馆的实际需要申请云端的服务存储空间，节约了管理和运行成本，也提高了工作效率。
2.制定档案资源共享的政策与制度
将云技术运用于档案服务利用，给档案管理带来了无限的机遇与挑战。在运用的同时，不能缺少安全方面的考虑。从云技术上来说，档案云的应用是非常有优势的，但我们最担心、考虑最多的就是安全方面。为此，档案云的应用面临着科学管理、技术指导、政策与制度等多方面的问题。档案云技术必须要遵守国家法律法规和安全标准，要规划安全体系、安全管理、安全培训、安全战略、安全流程等。
3.档案资源共享的价值
档案云共享模式将分散的档案信息资源集中起来，节约成本、提高效率、优化资源，提高档案资源社会配置效率。加快档案资源融入社会体系的进程。通过云技术整合档案信息资源，可提升档案资源利用率，从而更好地实现档案服务利用最大效益。
4.构建档案资源共享与利用的服务云平台
服务云平台是档案资源共享与利用的核心和基础。目前，推进档案云技术的重点就在于服务平台的建设和管理。考虑到开展档案云技术处于起步阶段和一些档案需保密等情况，可建立一些基础性服务平台，方便档案资源的管理和维护，为档案共享与利用提供良好的后台保障。
5.构建档案资源共享的软件平台
研究档案资源服务流程，遵照相关规范和标准，构建档案资源共享与管理的基础软件平台，从而把分散的、异地的档案资源集成起来实现档案集中管理。保证档案资源信息在组织、收集、开放利用等环节有效流转。
三、完善信息化档案管理体系的方案
1.明确档案管理信息化的作用
单位领导层应充分发挥带头作用，对档案管理信息化平台的作用进行正确认识，对该项工作给予应用的重视，引导相关部门积极配合。对档案管理信息化平台的建设工作进行合理规划，使其能够较好地服务于事业单位，服务于社会。
2.提高专项资金投入力度
为了能够确保档案管理信息化建设水平，各单位应结合自身实际情况适当提高专项资金投入力度，完善技术应用与引进，保证计算机等配套设备的质量，为云技术的有效应用奠定基础。政府方面也发挥政策性作用，对我国经济欠发达地区给予一定的资金支持，使其档案管理信息化建设水平与其他地区持平，促使档案管理信息化建设整体水平的提高。
3.构建完善的制度保障体系
加强技术应用分析，结合单位发展实际制定完善的信息化档案资源管理工作制度保障体系，以信息化档案资源共享服务为中心研究相关技术应用及管理标准，在管理平台建设中提前做好科学规划，对各地区统筹华建设进行充分考虑，建立相对统一的资源共享指标，确保数字化档案馆资源信息能够无障碍地实现云共享目标。
4.建立完善的技术支持与用户管理体系
对于云技术的应用，确保档案信息的安全性为第一要务，而云存储是多租户对存储设备进行共享，需对相关数据信息实施必要的隔离，提高信息安全性。服务商方面对不同用户分配独立的数据存储空间、访问管控对策、存储对策及访问日志文件等。信息化档案馆则应确保馆藏资源的定期备份和保存。还应构建完善的用户管理体系，对访问档案资源的用户设置权限，用户在通过身份审核的条件下才能够进入档案系统。同时做好管理员权限管理，将秘钥和系统管理权限分别交给不同管理员负责，避免泄露信息的风险。
结束语：
综上所述，借助云技术的优势进行信息化档案资源共享与管理体系的建设依然成为事业单位新时代背景下的发展趋势，各主管部门应正确认识信息化档案资源信息系统平台及对应管理体系的重要意义，结合自身发展实际采取合理的技术措施促进信息化建设，从而更好地发挥档案管理工作的社会价值。
参考文献：
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[2]国家档案信息资源“云”共享服务模式研究[J].吕元智.档案学研究.2011（04）
[3]社会组织档案管理体系构建研究[J].张馨元，朱天梅.浙江档案.2016（03）
论文作者:陈凤茹
论文发表刊物:《基层建设》2019年第12期
论文发表时间:2019/7/17
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