电子文件双轨制之我见，本文主要内容关键词为：双轨制论文,我见论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
所谓电子文件双轨制，简言之就是纸质文件与电子文件并存。详细说来，其分为两种情况：一是一些需要长期、永久保存和维护原始性的电子文件，及时硬拷贝成纸质文件，脱机保存；二是为了方便利用、保护、传输和联网，将一些纸质档案转化为电子文件。不管哪种情况，在一种形式的保管体系中，均要注明另一种形式的相关信息。比如在纸质文件的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应文件的档号及存址，以便利用时相互对照。它与当前的电子文件管理方式直接相关，研究它很有现实意义。
一、实行双轨制的现实必然性
（一）各国普遍采用双轨制的共同原因
目前世界各国都不同程度地存在双轨制，其主要原因是电子文件与纸质文件在当前的技术与环境下，各有其优缺点和功用。电子文件在信息传输、处理及提供利用方面的高效、便捷，以及各种媒体集成性带来的直观全面，都是纸质文件无法比拟的。所以，从现代化管理、提高工作效率等考虑，必须保存电子文件。但是，由于电子文件自身的特点，以及管理上的原因，其法律证据价值难以被认可，且随时可能消亡，使社会丧失历史记忆。主要依靠手工管理的纸质文件虽没有信息处理上的优势，但内容与载体的原始性集于一身，被广泛认可为一种真实可靠的法律证据；纸张与笔迹材料特有的稳定性，又使人们能放心地让它承担起保存社会历史记忆的重任。所以，虽然电子文件代表着发展方向与未来，档案工作者为了对历史负责，保存反映历史真实面貌的可靠记录，仍然要坚持保管纸质文件。正如冯惠玲所言：“在有充分地把握电子文件的证据性、长永性之前，不能轻易地放弃传统的文件形式，这种‘固执’所表现的正是一种职业精神。”（注：冯惠玲：《无纸收藏》（《拥有新记忆——电子文件管理研究》摘要之二），载《档案学通讯》，1998年第2期，47-50页。）因此，实行电子文件与纸质文件并行的双轨制，是充分利用它们各自的优点，为现实生产、生活及维护历史的真实面貌服务。在当前多种信息存储介质并存的情况下，这样做有其现实必然性。
（二）我国采用双轨制的特殊原因
我国大力推行双轨制，除了考虑法律证据价值和保存社会历史记忆的共同原因外，还有特殊原因：我国档案部门的现状决定了其没有能力很好地保存电子文件。
首先看技术状况（主要指计算机技术）。由于长期以来档案意识的薄弱，许多单位尤其是基层单位对档案室的投入很少，档案室根本没有配备计算机，或者是档案室用386，其它科室用586。这种情况下，档案室不能管理好其它部门形成的电子文件。于是，有的干脆就放任电子文件留在文件形成部门，不闻不问，随便形成部门如何处置，档案室只管接收纸质文件；稍有现代意识的档案工作者一方面要求领导批设备，另一方面对在文件形成部门的电子文件采取了相应措施进行适当监管，但由于自身没有能力保存这些文件，重点仍然放在对这些文件的硬拷贝——纸质文件的管理上。当然也有些条件好的单位配备了文档一体化软件，甚至实现了网络归档，对电子文件的管理取得一定成效，但这类单位数量较少，而且存在许多隐患。原因之一是软件存在很多不足，之二则是安全意识差，许多单位没有维护计算机与网络安全的专门人才，也没有预案，甚至在系统受到侵犯时无人负责，使大量本可以挽救的数据也销声匿迹。4月26日CIH病毒发作造成的重大损失就说明了这一点。隐患的存在使这些单位也需要加纸质文件这道保险。
档案馆对电子文件管理则面对两大技术方面的难题：
一是自身技术落后。据统计，全国3700多家档案馆中的主体——省以下档案馆，仅有小型计算机主机和终端十几台，微机2700台。计算机主机不用说，就是微机平均下来每个档案馆也是少得可怜。硬件不行，软件也无法用，加之当前的档案管理软件也大多没有全文检索功能，不符合电子文件管理系统的要求。
二是面对各单位使用的形形色色的软件，由于这些软件编写程序的思路不一样，兼容性差，数据库参数规定各有特点，操作上有其局限性。这对技术水平本来就不高的档案馆来说，无疑是雪上加霜。在这样的条件下，档案馆当然不能保证电子文件万无一失，电子文件迅猛的发展势头，又使档案馆不能放弃电子文件。无奈之下，档案馆不得不以纸质文件来增加安全系数，以免造成失职；对于转化成电子文件的纸质文件，就更没有理由销毁了。
再看经济状况。经费不足是制约我国档案事业发展的一个重要因素，它同样也是当前管理电子文件必须考虑的一个因素。由于电子文件的不稳定性引起的转换格式或再生性复制的经费，是一笔较纸质文件管理大得多的开支。或许有人会以电子文件海量存储节约的大量库房占用费来抵销这一开支。从长远来看，这种库房占用费的减少更为划算，但就目前而言，我国许多单位和档案馆不存在库房短缺的问题，不需要支付库房建设的费用。两相对比，在经费本来就缺乏的情况下，保管电子文件的开支也就成了档案部门的一项沉重负担。如果不加大投入，档案部门随时都有可能支持不下去，从而放弃对电子文件的再生性转换。为防患于未然，保存纸质文件也就成为一种减少后顾之忧的有效措施。
最后看人员素质。在档案管理部门，既懂档案专业知识，又懂计算机知识的人才很少，而且许多单位的档案人员多为兼职，在专业知识与计算机操作方面更是差强人意。因此，当前档案工作人员在电子文件管理方面非常被动，一般性的技术问题都无法解决，必须依靠技术专家。而技术专家虽有技术上的优势，却缺乏档案管理的专业知识，所以增加了电子文件管理的许多困难。电子文件的特点要求档案人员在电子文件管理系统设计之初就介入，为系统设计提供专业方面的建议；而目前我国档案工作者的水平是难以结合技术特点提出最佳建议的，有的甚至对设计不能起一点作用。这又增加了电子文件管理的障碍，因此需要采取双轨制这种比较稳妥的办法。
以上的共同原因和特殊原因，构成了我国实行双轨制的现实必然性。
二、采用双轨制的弊端
目前，采用双轨制是必然的，也是合理的，但这并不意味着它是灵丹妙药，可除百病。它也有副作用，隐藏着种种弊端。
弊端之一，就是增加了管理负担。同样的信息内容，电子文件与纸质文件各有一套，而二者在性质上又有许多不同，管理人员一面要忙于电子文件的格式转换、再生性复制、系统维护，一面又要忙于纸质文件的整理及日常管理。为便于利用，二者还要相互对照，真可谓麻烦。对档案馆而言，还有将纸质文件录入计算机，转换为电子文件的任务，工作量就更大了。两套并存，增加了库房占用量，长此以往，无疑会造成库房紧张，增加档案部门的经济负担。
弊端之二，就是会在一定程度上阻碍档案管理现代化的进程。推行双轨制，硬拷贝出一份纸质文件与电子文件并存，以纸质文件的不变来应付电子文件的万变，显然纸质文件是核心。这主要是为了维护历史真实面貌，但无意中给人以这样的暗示：电子文件保管不好，信息丢失或成为废物无所谓，反正有纸质文件作保障。因此，纸质文件成了定心丸，同时又使某些人忽视或不尽全力管理好电子文件。电子文件与新兴科技紧密相联的特性，使对它的管理成为推动档案管理现代化的重要契机，困难再多也不能回避。否则，档案现代化管理将失去一次飞跃的机会。因此，过分强调双轨制，强调纸质文件的作用，无疑会大大阻碍档案管理现代化的步伐。
由以上弊端可见，不能过分地依赖双轨制。否则，高科技带来的不是轻松便捷，而是更为繁重的工作，这样的高科技还有何先进呢？
三、双轨制的发展趋势
双轨制是一种不能过分依赖的管理方式，那它会有什么样的命运呢？笔者拟作一简单的推测：
对档案室而言，随着各种先进设备、软件的采用，网络技术的普及，各单位最终都能实现网络归档。随着维护电子文件原始性、真实性、稳定性、安全性技术的逐渐改进，电子文件管理制度的完善和管理人员素质的提高，会大大增强电子文件的生命力，人们无需再用纸质文件来维护电子文件的安全。这样，档案室就会在最后一批纸质文件移交进馆后，实现网络归档条件下的单一制，即只保管电子文件。
就档案馆而言，双轨制命运要好得多。因为档案馆保存的电子文件，包括各单位档案室按规定移交来的和由现藏纸质文件转化而成的两部分。对于纸质文件，为了维护文件形成单位的真实面貌和反映档案工作在一定阶段的发展水平，是不能轻易销毁的。故即使各档案室都实现了单一制，档案馆的双轨制依然存在。
双轨制会在档案馆永远生存下去吗？未来的档案馆在技术发展的推动下，随着时间的推移，可能形成这样一种布局：全国分为几个大区馆，如同今天的人民银行分为几个大区分行，每个大区馆下辖若干层次的信息连接点。大区馆既是档案信息的连接点，又是档案实体的保管基地（笔者不赞成那种没有任何档案实体，纯粹虚拟的档案信息网络。因为没有实体，网络中信息一旦被破坏，根本无从恢复，这是非常冒险的；再者，网络的在线容量有限，如果不下载一部分信息到实体上，过多的在线信息会导致网络运行的速度减慢，甚至无法运行。），只不过这时的档案实体是光盘、磁盘、磁带或更为先进的材料。其接收也不是实体的移交，而是由各信息连接点通过网络移交，由档案馆自己下载形成。若干层次的档案信息连接点则是由今天的省、市、县档案馆转变而来，它们只负责采集各自范围的档案信息向大区档案馆输送，不保存电子文件实体。因为那时形成的档案已全部电子化，海量存储使档案实体大大减少，它们不会收集到太多的档案实体，保存实体已无必要，大区档案馆完全能容纳整个区域内的电子档案实体。在这种情况下，电子文件已完全取代纸质文件，保存纸质文件更多的是出于一种文物价值的考虑，而非利用其信息，而且随着它的数量逐渐减少（不再产生，自然损毁等原因造成），文物价值会与日攀升，档案馆保存它类似于今天的博物馆保存有部分档案。一旦如此，双轨制在档案馆的涵义、作用与今天相比，也就发生了重大的变化。