电子出版物的选订、利用与管理，本文主要内容关键词为：电子出版物论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
最近我们对北京、上海两地的十多家图书馆，包括公共图书馆，中科院图书馆和在大专院校图书馆的读者进行了“对国内外电子出版物的了解程度，使用情况，电子出版物与印刷型出版物的偏好情况，订购建议等”的调查，根据收回的890张调查表统计，61 %的读者对电子出版物有所了解，56%的读者使用过电子出版物，69%的读者偏好在网上查阅所需文献资料。67%的读者建议在电子出版物和印刷型出版物的订购时应两者均订。这说明图书馆采购电子出版物已有良好基础。在调查的基础上，我们对电子出版物的选订、利用和管理提出以下建议。
1 电子出版物的合理选订
电子出版物具有信息量大、交流方便、发行周期短、通过多媒体可集声、像于一体等优点。目前电子出版物在发达国家中已经比较普及，技术已趋于成熟。在选订外文书刊时，我们可以有计划、有步骤地选订一些电子出版物。但是由于我国的实际情况：人们习惯于阅读印刷型文献，一旦换成电子版，很多读者特别是普通读者或年龄偏大一些的读者会无所适从；有些读者反映长时间利用网络资源，觉得头晕眼花，会影响健康；而且电子出版物对阅读技能有一定的要求，加上目前网上线路易堵，通信设备费用较高，读者大多不堪承担；此外电子出版物的利用还涉及到设备、阅览环境的配置与管理等问题。所以我们在选订电子出版物时，要根据各馆的实际情况，有一个循序渐进、逐步过渡的过程。为了保质保量地合理选订电子出版物，我们认为应注意以下几点：
1.1
由于国内只有少数出版社和电子技术公司在开发制作电子出版物，质量有待进一步完善，所以不宜取消印刷版。可少买一个印刷型复本，改买一套电子版，即印刷型与电子版并存、相互补充。当然对于只出电子版的文献，就只能购买电子版。如《中国法律法规检索系统》等。
1.2 选订电子出版物时必须预先对其收录的信息源、时效性、检索功能、权限、数据更新、成本效益、寿命等进行考察、调研，避免重复订购以及对今后的利用与管理带来麻烦。
1.3 对于一些利用率高、质量好的外文核心期刊，如果既有印刷型又出电子版的，不能操之过急地取消印刷型，而应两者都订。据我们对上海交大图书馆、中科院文献信息中心图书馆、中华医学会图书馆、国家图书馆、北京大学图书馆、清华大学图书馆等图书馆的实地调查，有关专家都认为两者并存至少三年左右，让读者有一个适应的过程。既订印刷型，又订电子版价格一般比较便宜，只要再加15%的印刷版经费。如美国期刊《Journal of Structrual Engineering》， 订印刷版全年495美元，订光盘版495美元，而两者都订，只要595美元。 所以此类核心期刊建议两者都订，相互补充，让读者利用电子出版物有一个适应的过程。
1.4 有的出版社对订购印刷型期刊会免费提供电子版。对于这类外刊，宜订印刷型，但要引导读者使用电子版。据了解已有数千种期刊只要你订购了印刷型就可免费使用其电子版。今年我馆就准备向订购代理商订购几十种能免费提供网络版的印刷型外文报刊。
1.5 选订联机报刊。它的优点是，地理上的障碍和发行上的延迟都不再存在，可获得最新的信息，加速知识的传播，有广泛的选择余地。订购时像印刷型一样收全年订费：用电子邮件接收。电子邮件具有很强的报文传送能力，可非常方便地将报文发送到任何地方、任何用户。但网络版价格高、风险大，一旦通信线路、网络出问题，或者出版社由于各种原因停出联机版的话，你所订的馆藏资源很有可能会中断，再也补不全。这样必定会影响馆藏的连续性与完整性。所以不要轻易把印刷版改为联机版。但作为探索可以选订几种新刊，在订购、利用、管理等方面摸索出一定的经验后，再逐步增加品种。
1.6 目前有的文献如全文各国专利、标准等刊物有只出电子版（光盘）的趋势，如美国专利、欧洲专利、美国军标等，对于这类文献应该订购电子版，否则会造成缺藏。
1.7 检索类刊物因为检索方便、快捷可以订购电子版，不订印刷版。
1.8 有的学术性全文报刊可免费从网上获得。这些电子出版物虽然品种很少，而且信息滞后，远不能代替已订购的印刷型，但毕竟也是一条资源共享的途径。对于此类出版物，如果利用率不高，可以不订印刷版。读者需要，可指导他们直接从网上获得。
1.9 对于利用率不高的外刊，还可采用购买联机检索服务的方法。读者通过联机情报检索系统检索利用电子出版物，再按检索到的文献出处订购某一篇文章，这样读者只需为通信线路费、利用费、时机费、打印费、终端租用费付费，从某种意义上来说是经济合算的。如上图购买的世界上最大的图书馆和信息中心网络—OCLC联机计算机图书馆中心（Online
Computer
Library
Center）的“第一检索服务—firstse－arch”就是一个联机信息检索服务系统。该系统提供60多个数据库，上海图书馆向其租用了其中的14个数据库。现在我们正在把所订的期刊与该系统中收集的期刊进行核对，逐步考虑删订部分重复的印刷版，通过指导读者利用该系统来获得所需资料。
此外，选订电子出版物时还应考虑协调订购、实现资源共建共享。印刷型文献特别是外刊的协调订购、资源共建共享已经在全国各地区、各系统取得了令人瞩目的成就，在选订电子出版物时，只要不违反有关版权协议，在一定范围内也应协调订购，实现资源共建共享。尽量避免重复引进，造成品种少、覆盖率低、地域分布不平衡等问题。
我们认为如果在选订电子出版物时能综合考虑以上几点，基本上就能较合理地选订电子出版物。
2 电子出版物的充分利用
图书馆一切工作都是围绕更好地满足读者需要而开展的。为使订购的电子出版物充分发挥作用，我们认为，应从以下几个方面着手。
2.1 添置设备，发展光盘网络技术。 电子出版物需要用计算机来阅读，但我国经济实力较薄弱，通信技术不发达，目前很多馆还在采用单机光盘工作站，一张容纳数千种电子资源的光盘，只能在单机上由一位读者使用，显然是资源浪费。据调研，目前有些图书馆已添置了光盘柜，可存放480张或680张光盘，机械手在半秒钟内就能取出所需光盘供多位用户使用。但这也只是一个小型的局域网。因此从长远来看，开发光盘网络软件，发展光盘网络，实现多用户共享，以提高对光盘资源的利用率。
实现光盘网络化，需要专用CD-ROM网络软件或全新的LAN 局域网络管理软件，所以要开发出适合电子出版物的软件，逐步形成一个设施完备的通信网络。从单位局域信息网到地域信息网，然后连接区域信息网、国家信息网乃至国际信息传输网。
光盘网络的主要设备一般包括网络文件服务器（视检索用户的多少来选择网络文件服务器的容量）、专用光盘服务器及光盘塔设备（由若干个光盘驱动器组成）、光盘网络软件系统（目前流行的光盘网络软件有OPTI-NET、CD-CONNBCTION等， 几乎在所有的局域网络系统中都可运行。）、检索用户工作站等等。各馆根据情况可选购不同档次与适应不同需求的设备，为充分利用电子出版物创造条件。
在建立光盘局域网、选择CD-ROM网络服务器时，考虑到今后与广域网挂接的问题， 要注意其是否能支持多种网络协议（最主要的是遵循TCP/IP）。
2.2 加强电子出版物的宣传。如充分利用网上的电子邮件、 宣传栏、电话、信函等宣传工具，广泛宣传馆藏电子出版物的收录范围、专业覆盖面及检索方法。让更多的用户了解电子出版物，提高电子出版物对用户的吸引力，引导读者从传统的阅读习惯逐步转到利用电子出版物来查阅所需资料。
2.3 充分利用光盘技术，拓展服务领域。如除了对数据库进行直接检索或定题检索服务外，可把单个光盘数据库中使用频率高、用户多的部分套录在磁盘或WORM上；或者将多个数据库中相关的部分套录下来，重组在磁盘或WORM上，成为适合用户实际需要的新的总合库，以便更有效地为用户服务。
2.4 加强用户培训。如果没有系统地进行培训， 用户只能靠参考系统指南来利用电子出版物，自己摸索经验，这样应用面窄，难以发挥较大的社会效益。因此可以设立电子出版物应用咨询中心或用户协会等机构，接受用户的技术咨询，定期举办各类培训班，内容可设为光盘技术与光盘检索基础知识、Internet浏览、联机检索服务、如何发电子邮件等等。刚开始时可免费提供服务，让读者更多地了解、掌握电子出版物的特点与使用方法。同时让用户上机实习，图书馆员在现场进行技术指导，用户就能相互沟通、交流信息，吸引用户浏览与利用电子出版物，以提高其利用率。
2.5 培养复合型的图书馆员，当好知识导航员。 随着电子出版物的不断发展，必然使服务和阅读方式发生变化。图书馆员如何适应这些变化也是一个值得探讨的问题。我们认为：图书馆必须重视培养复合型的图书馆员，通过各种方式的培养，使馆员既通晓某一学科，又对其它学科有所了解，逐步做到一专多能。另外还应掌握至少一门外语，提高使用和操作现代设备的技能。只有图书馆员成为名符其实的“信息交通警”，“知识导航员”，才能指引读者在浩瀚的信息海洋中检索到所需的资料，才能达到真正意义上的资源共享。也只有这样，电子出版物才能得到充分的利用。
3 电子出版物的科学管理
图书馆收藏文献信息的目的是为了快速、准确地提供读者使用，因此科学管理是一个不可忽视的问题，科学管理电子出版物宜从以下几方面来考虑。
3.1 电子出版物的分类编目。 电子出版物的分类编目是科学管理电子出版物的一个非常重要的环节。从我们调研的情况来看，目前各馆还处在各自为政、各行其事的状态，尚无一种统一、完整、标准、规范的著录编目规则。不少馆根本没有CD的编目数据；有的馆对照《中国机读目录格式》（CN MARC格式）正在摸索； 有的馆则套用书刊著录规则。这显然不利于数据的交换与共享。我们觉得，对于光盘的编目，应以全国文献工作标准化技术委员会1996年9 月的《科学技术信息系统标准与使用指南第五卷：情报文献工作标准》中“ISBD（CF）计算机文档著录规则”与《CNMARC格式》为依据。对于联机版报刊的电子出版物如何编目还需要摸索，比如在CNMARC的856字段中放入“http地址”等等，以利于提高电子出版物的利用率。
3.2 电子出版物阅览环境的调整。 每一种电子出版物都有其硬件要求与相关技术的支持，为了适应电子出版物的发展，必须注重电子出版物的阅览环境。要适当添置设备、调整阅览室布局，如光线、桌椅的高低、距离及其布置等，逐步创造一个设施完备的阅览环境。
3.3 加强电子出版物应用软件与硬件设备的管理。 要培养一大批懂电子出版物以及相应的应用软件的使用与硬件设备管理的图书馆员，引导读者利用电子出版物，吸引读者利用电子出版物，发现故障即排除，以解除读者的后顾之忧。
3.4 电子出版物专用库房的配置与管理。 电子出版物带来了馆舍建设的变化。从长远看，根据电子出版物的特点，馆舍建设并非越大越好。要逐步考虑设置联机检索专用室，光盘专用库房，并对专室、库房的温度、湿度、清洁度以及光盘储存柜等作专门规定。此外，为了便于抽检，每张光盘均按一定的规则有序排列，以提高工作效率。
综上所述，电子出版物的发展趋势是必然的，但在过渡时期，图情单位既不能观望等待，坐失良机，又不能操之过急，追求时髦。也就是说，我们既要把选订电子出版物提到议事日程上来，同时又要积极、主动地探索合理选订、充分利用、科学管理电子出版物的方法。要充分注意可能存在的问题，并认真研究、制定、实施相应的措施。
收稿日期：1999—10—20