研究生学位档案信息化建设探析
任佳燕
(上海中医药大学档案室，上海，201203)
[摘 要] 随着研究生教育规模的不断扩大，学位档案的数量急剧增加，给研究生学位档案管理工作带来了新的变化和挑战。信息化时代背景下实行研究生学位档案信息化管理具有十分重要的意义。针对目前高校研究生学位档案管理工作存在的档案信息化意识薄弱、归档工作不够规范、未形成系统长效的管理机制、档案信息化程度低、档案利用率不高等问题，档案管理部门要从增强档案意识、规范归档环节、健全管理机制、重视人才培养、开发档案资源和网络平台建设等方面，积极探索研究生学位档案信息化建设的实现途径。
[关键词] 研究生档案；档案管理；档案信息化
研究生学位档案是研究生整个学习科研实践阶段的历史凭证，是个人获得学位的参考依据，同时也是衡量高校管理水平、学校科研能力以及研究生教育质量的主要标志。研究生学位档案已成为高校档案事业的重要组成部分，其管理成效是学校内涵建设的重要方面，其价值也越来越受到重视。随着研究生教育规模的持续扩大，学位档案归档数量直线上升，研究生学位档案管理工作量也达到了前所未有的高强度。随着高校校园信息化建设的逐步推进，现代化信息技术的发展给研究生学位档案管理工作带来了新的变化和挑战，学位档案推行信息化建设是档案管理发展的优化路径。目前研究生学位档案在信息化建设过程中也出现了一些亟待解决的新问题。
一、研究生学位档案信息化建设的意义
研究生学位档案信息化建设是顺应信息时代档案发展的新型管理方式，实行研究生学位档案信息化管理，对进一步提高档案管理效率、保障研究生档案资源的开发和利用具有十分重要的意义。
“凌晨1点15分，护士呼叫我，我迅速赶到病房。顾阿婆出现心跳骤停，严重休克的症状，在10秒钟内我试图感觉她的脉搏，但无反应，无呼吸，立即放置导气管，开始按压循环。根据她的脉搏和循环体征，我判断是由于心律失常引起的突发虚脱，我使用体外除颤仪，仍无反应。死亡时间为1点44分。”我递给她以清水沾湿的手帕，她没有伸手接，阳光穿过窗户照进来，她的眼眸苍白如水。她眨眨眼睛，轻轻抹去泪水，也许是强光刺激，或是情绪波动，神情有些恍惚。
(一)高校研究生教育发展的需要
面对日益增加的招生人数，学位档案的案卷数量也随之增加，对传统的档案管理方式、有限的档案人员、有限的档案库房容量带来新的挑战，也对长期的学位档案管理工作造成一定的压力。学位档案信息化建设已势在必行。建立、完善研究生学位档案信息化管理，不仅能给档案管理部门减负增效，同时也是顺应高校研究生改革与发展的需要。
(二)提高学位档案管理水平的需要
研究生教育管理的信息化程度已经成为反映高校教学与科研水平的重要指标。有效地做好研究生学位档案信息化建设工作，规范档案的管理流程，既有利于档案的管理和利用，又有利于馆藏的优化，提高档案管理的工作效率和服务水平，保障服务质量。
(三)体现学位档案价值的需要
矿区内一组NNW向的褶皱和张扭性断裂及伴生的近EW向张扭性断裂，是广西山字型构造前弧西翼的一部分，是区内最发育的一组构造形迹。其组合特征：由南至北，走向由NW逐渐转向NNW，再转向NW，总体呈似反“S”形，呈两个弧形分别稍向西和东突出。中部具有向NNW撒开，向南东逐渐收敛的趋势。表明五圩地区曾受到区域性顺时针扭力的作用[5]。五圩背斜核部中段箭猪坡一带发育了一组扭性断裂，这些断裂控制了五圩地区内生热液矿产的分布。
二、研究生学位档案信息化建设现状
各高校档案部门应统一研究生学位档案归档标准，根据不同类型的研究生制定相应的档案管理实施细则，对各个环节的归档时间、归档范围、归档内容、归档方式等制度做好细化。规范学位档案预立卷工作，要求档案管理人员依据研究生学位档案形成规律进行分类建档，做到学位档案材料的积累贯穿研究生培养始终。档案管理部门还需做好沟通和督促，加强对电子文档的整理、著录、归档等工作的指导，注重对每一工作环节的控制，层层把关，严格管理，维护各学院纸质和电子文件材料的真实完整，确保档案移交工作高质量完成。上海中医药大学为了规范研究生归档工作制定了《上海中医药大学研究生归档须知》，在每年答辩前都会将归档要求和相关表格提前在网上发布并通过微信推送，供研究生参考、下载、打印，并依照要求提前做好材料整理和相关信息录入，简化了归档程序，提高了归档效率。
(一)档案信息化意识薄弱
2.2 两组儿童及观察组中轻度、中度及重度多动症患儿的血清微量元素比较 观察组的血清Zn、Mg及Fe水平分低于对照组，血清Pb高于对照组，且观察组中轻度、中度及重度多动症患儿的血清微量元素水平比较差异有统计学意义(P<0.05)，见表3、表4。
(二)归档工作还不够规范
研究生学位档案具有周期长、专业性强、个性化、多样性等特点，学位档案材料众多且归档环节复杂，档案管理的难度也会有所增加。研究生学位档案归档范围、内容和要求不明确，加上归档不及时，缺乏规范性，导致学位档案材料不完整，信息收集不全，归档质量和数量难以保证。传统的档案管理手工操作模式已经远远跟不上研究生发展的速度，亟须改革档案管理模式，实现信息化管理，使研究生学位档案管理规范有序。
目前大多数高校的研究生学位档案管理工作者多属兼职，人员流动性大，对于研究生学位档案管理工作普遍缺乏足够的重视，思想意识仍处于传统的管理体制中，管理人员档案意识淡薄，专业知识欠缺，服务理念不强，信息素质普遍较低，缺乏信息化管理必备的素质与能力，导致信息化水平难以提高。
(三)未形成系统长效的管理机制
现阶段各高校研究生学位档案信息化发展缓慢。有的高校档案管理仍然沿用传统管理模式，管理手段落后，信息管理的效率不高。有的高校实行了学位档案信息化管理，但只停留在档案目录级的数字化建设，没有建成学位档案信息数据库，信息网络平台的建设和管理仍比较落后，没有实现真正意义上的档案信息化管理。由于没有与研究生教学信息管理系统对接，管理员需要手工著录档案系统，既增加了工作强度，又影响了档案的准确率。
(四)档案信息化程度低
研究生学位档案管理制度不健全，缺乏专业化的管理体系，严重制约了档案信息化建设。由于缺乏研究生学位档案管理相关文件指导，目前各高校研究生学位档案管理不规范，管理方式各异，未形成档案管理工作流程和规章制度，归档标准不统一，一定程度上给归档的完整性和真实性带来影响。
(五)档案利用率不高
信息时代给档案宣传工作提供了更为广阔的前景，档案部门可通过档案网站、博客、微信平台等方式加大对学位档案信息的宣传力度，增强高校全员的档案信息意识。各高校领导班子应高度重视研究生学位档案信息化建设，将其纳入常规管理中，制订切实可行的管理制度，由高校档案馆对研究生学位档案归档工作进行统筹规划和全局指导。档案管理部门要通过档案法规宣传教育工作，提高档案管理人员的档案意识，从观念上认识档案信息化管理的重要性，运用互联网技术和信息化手段开展档案工作，提高管理水平，提升服务理念，提高服务效率和质量。档案管理部门对兼职档案员也要定期进行培训，增强其业务能力，使其学会重视在研究生培养过程中档案材料的积累和整理，及时做好归档工作。
系统的软件设计包括下位机软件和上位机软件两部分，上位机软件即监控软件设计，下位机软件包括物联网智能节点软件设计和底层模块软件设计，使用KEIL软件编写。
三、研究生学位档案信息化建设的对策
(一)树立档案信息化意识
研究生学位档案管理的信息化程度较低是学位档案利用率不高且无法实现资源共享的主要制约因素。很多高校档案部门把研究生学位档案作为密级档案来划分，档案基本上处于半封闭状态，只注重档案的收集和保管，没有通过数字化加工处理和信息化建设，疏于对学位档案的利用价值的挖掘和研究，造成大量档案资源浪费，档案的价值得不到体现。
(二)规范研究生学位档案归档各个环节
研究生学位档案信息化管理工作整体尚处于起步和探索阶段，学位档案管理依然存在很多突出问题有待解决。
学位档案反映了研究生学术研究的最高水平，是科研成果的重要资源，极具参考和利用价值。研究生学位档案信息化，能更加方便快捷地为广大师生传递科研信息，为继续深入开展课题研究和发现新的选题方向提供借鉴，更好地发挥研究生学位档案的价值。
我赶到石浮桥，原来这桥是青石板拼成的，一块一块搭在河上，难怪叫石浮桥。桥面只两三尺宽，隔河三四丈长，那边闪着几点灯火，该是他们说的石浮村吧？我站在桥头，四周悄无一人，只有脚下的河水在哗哗流淌。
(三)健全研究生学位档案管理机制
信息时代要求高校档案部门不断调整及改革传统的档案管理模式，将先进的管理模式和信息技术应用于学位档案管理工作中，实现学位档案的信息化管理。档案部门应实行研究生学位档案三级管理模式，对研究生学位档案工作统筹管理，建立和运行高效的管理机制，建立与各部门畅通的信息网络，加强部门协作，使研究生学位档案管理更加规范化、标准化。同时档案管理部门还需建立一套系统、完善的研究生学位档案信息化管理体系，推行严格科学的档案预立卷制度、交接制度和借阅制度。档案管理部门要深入各二级学院定期组织监督检查，制定严格的考评机制，及时纠正问题，确保纸质和电子档案材料真实完整、齐全规范，实现研究生学位档案的全程跟踪与审核，保障学位档案信息化管理工作的有序进行。
(四)重视档案信息化人才培养
信息时代要求档案人员不仅具备扎实的档案管理专业知识，还需具备运用计算机和信息管理技术的能力。为适应信息时代档案管理的新要求，档案管理部门要定期组织专兼职档案管理员的新理论、新知识、新技能的培训，举行档案先进管理经验学术研讨交流活动，计算机技能和网络知识的培训，提高管理人员的专业能力、信息技术服务水平和综合素质，并引进高素质的档案管理人员。可见，打造一支具有创新意识、能熟练运用信息化管理技术的专业队伍，是学位档案信息化管理的必经之路。为了达到这一目的，档案管理部门要加快档案信息化人才培养，充分发挥信息技术在研究生学位档案信息化建设中的积极作用，让信息化管理为高校服务，有效地实现研究生学位档案管理的高效率和科学化。
(五)加大开发研究生学位档案资源
档案部门应加强研究生学位档案资源的开发和利用力度，深入挖掘学位档案的潜在价值，利用现有的校园网络，建立可供分享的数据平台，提供信息检索等网上服务，这些举措对于提高高校整体科研水平具有重要的意义。学校可以依托校园网建立学位论文数据库，对学位论文进行电子存档，实现在线目录式文摘信息检索和全文数据库检索，积极服务于科研项目。学校还可以与兄弟院校进行学位档案开发和利用的合作，共享学术成果，提高产学研的效果，提高科技生产力的转化。[1]另外，档案管理部门需进一步加强对学位档案信息资源的深入加工和编研，针对利用者需求编制论文摘要汇编、论文全引目录等，为科研人员查阅和利用文献资料提供便利，充分发挥学位档案的价值。建立研究生就业档案管理平台，主动为用人单位提供准确系统的档案信息，服务研究生就业及人力资源市场，为用人单位聘用人才提供重要参考。
(六)构筑研究生学位档案网络平台
建立研究生档案管理平台是加快研究生档案管理信息化的基础。[2]学校档案管理部门要建立现代化、全面的研究生学位档案数据库，将信息化技术贯穿于对研究生信息采集、整理、归档、利用的全过程，实现研究生学位档案的在线数字化管理，并及时更新和维护学生档案信息。同时，档案管理部门要加快现代化基础设施建设，推进数字档案室建设，纸质档案和电子档案同时收集，实现档案信息与档案实体同步归档，以适应信息化建设和资源开发利用的需要，做好存量研究生学位档案数字化工作，优先对近十年学术价值高且利用率高的研究生学位档案进行数字化扫描分类入库。档案管理部门应建立和健全档案管理系统，做好档案管理系统与研究生信息管理系统的数据对接，做好档案信息模板设置，充分利用研究生信息管理系统中每个学生的电子认证信息，进行数据采集、审核，并补充不完整的信息，最后导入档案管理系统，方便快捷地完成案卷归档。档案管理部门要不断规范和优化档案管理工作流程，推行学位论文评审、毕业答辩申请等相关环节的网上管理，降低工作失误，提高工作效率，确保工作质量，有效推进学位档案信息化管理进程，大幅提高信息化程度。[3]同时档案管理部门还要注意加强网络安全的监督与管理，强化信息的安全性。研究生学位档案信息化建设是一项非常复杂的系统工程，各高校要紧密结合自身实际情况，选择与之相适应的信息化建设举措，加快研究生学位档案工作的信息化建设，以信息化管理为依托，不断提高学位档案管理的质量和效率，使学位档案管理更标准化、规范化、现代化，让研究生学位档案更好地服务于社会。
参考文献：
[1] 马林刚.馆藏研究生学位档案工作面临的困境和管理创新[J].兰台世界，2014(9).
[2] 汤伟.高校研究生档案现代化管理的思考[J].档案天地，2017(2).
[3] 杨婷.信息化视角下研究生学位档案管理探究[J].科教文汇，2017(4).
[中图分类号] G643.7
[文献标志码] A
[文章编号] 2095-3712(2019)20-0134-03
[作者简介] 任佳燕(1981—)，女，上海中医药大学档案室馆员。
[收稿日期] 2019-06-28
标签：研究生档案论文; 档案管理论文; 档案信息化论文; 上海中医药大学档案室论文;