论档案保管和档案利用论文_穆培育

论档案保管和档案利用论文_穆培育

黑龙江省东宁市社会医疗保险局 157299

摘要:档案是重要信息的载体,对于以后工作的顺利开展具有重要的指导意义,因此,做好档案的保管工作就非常有必要了。作为档案工作者,应提高档案保管与利用的意识,把所学的知识运用到实际的工作中去,真正实现档案的价值。

关键词:档案保管;档案利用;档案价值;

随着科学技术的不断发展与进步,档案的保管工作也获得了长远的发展,各种先进的保管模式应运而生[1]。传统的档案保管模式已经不适应档案的发展要求,其在档案管理中的问题越来越突出,影响了档案管理水平的不断提高。合理的档案保管模式能够提高档案保管工作的效率,并且还能够在档案管理工作中充分的运用各种现代化的信息技术,推动我国档案管理水平的不断提升[2]。

一、档案管理模式的基本内涵

档案保管是指按照标准规范的要求,对重要的数据资料进行收集、整理、归档,并进行储存保管工作,进而为以后工作的顺利开展提供资料支持。在实际的档案管理工作中,必须要坚持“统一领导、分级管理”的基本档案管理原则,这是进行保管工作规范化的基本要求。不同单位的档案保管工作不尽相同,要根据单位档案的具体情况,制定有针对性的档案管理模式和设置合理的档案管理机构,才能将单位的档案管理工作做好,进而推动单位的长远发展[3]。我国目前主要的档案管理机构主要有:各政府机关、企、事业单位等;并建有完善的专业档案馆和国家档案馆等;新型的档案管理机构有档案中介、档案事务所以及文件中心等。随着科学技术在档案管理中应用的不断深化,高科技信息技术被广泛的应用于档案的管理工作中,各种新型的档案保管模式如雨后春笋般出现,促进了我国档案管理水平的不断提高,从而推动了我国档案管理事业的发展。

二、档案管理方法的历史变革

中国礼来是文明之邦,自文字诞生以来便有档案的记载,各朝各代均设置有史官来记载历史、保管档案,甚至为档案设置了专门的保管场所。数千年来,形成了较为完善的档案保管制度,档案保管也形成了相当大的规模。许多古籍,诸如《周礼》、《史记》、《新唐书》、《五代史记》均记载了当朝或前朝的档案。可以说,中国在档案保管的历史沿革上拥有着非常悠久的历史,这实质上反映了我国悠久的历史发展。可以说,档案是历史的记录,历史是档案的反馈,二者不可分割[4]。

我国关于档案的保管,主要采取如下几种方法:其一是设置专门人员甚至是史官进行档案保管;其二是有意识地集中保管档案,将其放置在利于收藏、存档的安全场所,如档案库、馆阁或是宗庙;其三是建立健全档案管理制度,在每一个朝代对之前的档案保管制度进行改善与强化;其四是针对档案保管制定相应的律法,加强对档案的保管力度[5]。

每一个朝代都为档案保管贡献出了巨大的力量,但是受限于当时的文化、思想、科技水平,总会存在一些不足之处。但是就档案保管的核心思想而言,依然值得当代档案保管人员来借鉴。从中国历代的档案保管状况可以发现,古代档案保管有如下几种核心思想:(1)易集中统一保管。(2)建立档案保管库房,既能体现皇权强化思想,又能具备防火防潮防盗防地震的性能,极为坚固、耐久。(3)防治有害生物:由于档案多为绢制、纸制而成,或是由竹简支撑,因此很容易发霉或被虫蛀,古代非常注重对有害生物的防治,使用染料、草药等方式进行防蛀处理,同时还会定期晾晒,有效防潮。(4)对重要档案,古代会定期装裱、修补,以加强对档案的保护。(5)档案装帧保护,这一点与第四点非常相似,可以从字面意思直接理解。

三、档案管理模式的主要特征

通过对档案保管模式进行细致的分析,发现其主要特征主要有以下两个:

进行文件与档案的分阶段管理[6]。文件管理与档案管理是不同的两个具有独立性的运行系统,在运行过程中具有各自的特征。在文件与档案的实际管理工作中,管理目标要按照一定的规则分解到各个管理阶段,并在工作中逐步实现各个阶段的小目标,从而完成文件与档案管理的管理目标。单位的各项活动一般都会以文件的形式进行记录,通过记录可以对单位以后活动的顺利推行提供依据。文件管理与档案管理都存在保管时间与实用价值的问题,虽然实用价值可能在保管过程中降低,但是仍具有一定的参考价值,为工作的进行提供参考依据。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆因此,被保存的文件和档案一般都是具有一定参考价值的,随着社会的发展,对文件与档案的保管要求也不同,使档案保管模式具有阶段性的特征。

文件来源较唯一。一般情况下,档案资料都是以实体的形式进行保存的,因此,档案资料与保管机关具有唯一性,与档案保管工作的性质相一致。通过一定的分析得出,档案保管模式的首要联系是关于形成者与档案之间的内在联系。因此,只有对档案形成者有了全面的了解之后,才能明确档案资料的真实价值。

四、档案保管和档案利用的方法

(一)做好档案保管过程中的保密工作

档案库房管理是档案保密工作的重点[7]。从总体上讲,档案库房按照国家有关规定应是独立形成的,不具备条件的单位,往往将库房设在机关办公楼内。从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,实践证明,档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

绝密档案是党和国家的核心秘密,它关系到党和国家的安全,关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败。因此,为确保国家核心秘密的安全,必须管理好绝密档案[8]。

确定保管期限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限[9]。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,如被泄露,将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限。

档案在保管过程中,其密级不是一成不变的,而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的[10]。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的,也是暂时的;大多数的,总的趋势是降密,直至解密。其变化原因有三:一是保密范围的变化.二是密级文件作用的变化。原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应,已失去了指导作用,为此立档单位废掉了此类文件,密级自然消除了。三是保密时限的变化。原馆室所存档案涉密文件,只标有密级而没有保密时限,多数都是超期服役,例如,50年代的绝密文件大都需要按照《保密法》是关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做,这既反映了历史上划密工作的不足,也说明进行档案解密划控工作的迫切,因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准,严防密级偏高或偏低,密期偏长或偏短。

参考文献:

[1]江微.浅谈电子档案的保管与利用[J].办公自动化,2010(12):19-19.

[2]王英玮.关于档案价值鉴定的理论与实践(九)——档案保管期限表研究[J].档案学通讯,2002(3):25-28.

[3]宗培岭.档案保管期限表研究[J].档案学通讯,2002(5):24-26.

[4]张美芳.分级保护与管理——国家重点档案保管环境最优化的实现方式[J].档案学通讯,2010(3):76-79.

[5]刘小敏.档案保存形式及修复技法[J].档案学研究,2016(3):98-104.

[6]张洋.浅谈数字化档案长期保存的问题及措施[J].科技创新与应用,2016(5):272-272.

[7]李世琴.文书档案保管期限划分方法探究[J].办公室业务,2017(6):144-144.

[8]闫冬.浅谈电子档案的保管与利用[J].兰台内外,2017(6):54-54.

[9]陈云.论如何做好档案保管及利用的保密工作[J].大众文艺,2017(16).

[10]袁晓坤.浅谈纸质档案保管的方法[C]// “决策论坛——区域发展与公共政策研究学术研讨会”论文集(下).2016.

论文作者:穆培育

论文发表刊物:《基层建设》2018年第35期

论文发表时间:2019/3/12

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