企业驱动的电子文献集成管理与开放存取研究&以国家自然科学基金为例_基金论文

业务驱动的电子文件一体化管理与开放获取研究——以国家自然科学基金项目为例，本文主要内容关键词为：为例论文,国家自然科学论文,基金项目论文,业务论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。

       分类号：G273

       1 国家自然科学基金项目电子文件范畴及其重要性

       国家自然科学基金委员会(以下简称基金委)是管理国家自然科学基金的国务院直属事业单位，根据国家科技发展方针、政策，运用国家自然科学基金(以下简称自科基金)支持基础研究、发挥导向作用、发现和培养科技人才，促进科技进步和经济社会协调发展。根据《国家自然科学基金项目档案归档范围规定》(2010)，自科基金项目电子文件(以下简称项目电子文件)包括以下三部分：(1)申请者及依托单位提交的报告，如申请书、资助项目计划书、进展报告、变更文件、结题报告、研究成果报告(包括跟踪结题后三年所获得的成果)等；(2)项目评审、检查过程中形成的文件材料，如审批意见表(同行专家通讯评审意见及会议评审意见)等材料；(3)管理部门根据管理工作需要产生的管理性文件，如项目批准通知、准予结题批准通知等材料。其中，项目电子文件中最具保存价值的是项目申请书、结题报告与研究成果信息。

       项目电子文件的有效管理可以促进基金委加强项目管理各环节与各种活动的制度建设，实现基金管理的制度化、规范化与精细化；可以为基金管理提供监督与制约机制；可以全面展示科学基金事业所取得的成就，使其他科研项目主管机构能够共享基金项目管理的经验[1]。而其中具有极高科学价值的科技文件若能够得到安全、真实、可靠的管理，将有利于其及时公开，并面向全球科研人员实现“开放获取”，有利于知识储备和“科学记忆”的延续，有利于推动我国的科技进步，也有利于实现社会监督、预防学术不端。

       本文将项目电子文件作为研究对象，因其所处的文件系统、组织机构与业务流程都具有典型代表性，对其进行深入分析，能够清晰地展现出电子文件一体化管理与开放获取的脉络。

       2 研究工具与方法

       本文采用国际标准《信息与文献-文件过程分析》(ISO/TR26122：2008)作为研究工具，利用该标准对文件工作过程进行分析，可以明确电子文件的管理要求，确保电子文件在其业务系统中得到完整的创建、捕获和控制。

       本文将以基金委的背景评价作为其业务流程分析的起点，分析基金委的规章制度环境与职能、过程架构，并以此为基础采用职能分析方法，确定基金委的整体职能与跨机构的文件管理过程；使用序列分析方法，识别文件管理过程中文件管理事务顺序。在文件管理过程中，参与者通过共同确认来确保基金委项目电子文件的“四性”从源头得到控制，最终构建出业务驱动的科学基金项目电子文件一体化管理与开放获取模型。

       3 自科基金业务流程的背景、职能与序列分析

       3.1 基金委背景评价

       在对业务流程分析时，背景评价应该在基金委的最高级次反映规章制度的环境及其机构背景。了解了基金委的运作背景，就能在文件形成时采取措施将项目电子文件的各个组成部分紧密联系在一起，并在文件的流转过程中维护这些联系，持续保障其可理解性[2]。对于基金委的业务流程分析覆盖其项目管理的职能，其背景评价也相应地覆盖相关规章制度环境和机构背景要素。

       2007年2月24日，时任国务院总理温家宝签署第487号国务院令，公布《国家自然科学基金条例》(以下称《条例》)。以《条例》为上位法，基金委构建了一套成体系的规章制度，分别为组织管理规章、程序管理规章、经费管理规章和监督保障规章，具体如图1。

       背景评价的另一内容就是确定业务流程是在一个机构中进行还是在跨机构中进行。基金委的业务流程横跨基金委本身和近三千家依托单位，数量庞大的依托单位分布于全国各省市，业务流程呈现出跨机构、跨辖区的特点，关系如图2。

       3.2 自科基金业务流程的职能分析

       3.2.1 目标与战略定位

       自科基金在国家创新体系中的战略定位为：“支持基础研究，坚持自由探索，发挥导向作用”。基金委的目标是运用先进的科研经费资助模式和管理理念，确立“依靠专家、发扬民主、择优支持、公正合理”的评审原则，建立“科学民主、平等竞争、鼓励创新”的运行机制，建立健全决策、执行、监督、咨询相互协调的科学基金管理体系，发挥科学基金对我国基础研究的“导向、稳定、激励”功能，发展完善以学科体系为框架、价值评议和绩效评估为依据的管理体系，逐步完善由研究项目、人才项目和环境条件项目三大系列组成的资助格局。建立面上、重点、重大项目、重大研究计划、实质性国际合作研究等多层次相互配合衔接的资助项目系列；架构以青年科学基金、地区科学基金、优秀青年科学基金、国家杰出青年科学基金、创新研究群体科学基金等较为完整的人才培养资助体系；完善以重大科研仪器研制项目、联合基金项目、国际合作交流等项目构成的环境条件项目体系。

      

       图1 基金委规章制度环境

      

       图2 基金委跨机构、跨区域业务流程及相互关系

       3.2.2 业务流程职能分析

       根据国办发[2000]82号《国务院办公厅关于印发国家自然科学基金委员会职能配置内设机构和人员编制规定的通知》规定，基金委的主要职能包括三方面：(1)资助自然科学基础研究和部分应用研究，发现和培养科技人才，发挥自然科学基金的导向和协调作用，促进科学技术进步和经济、社会发展；(2)负责国家自然科学基金管理；(3)协同科学技术部拟定国家基础研究的方针、政策和发展规划，接受委托，对国家高科技、应用研究方面的重大问题提供咨询并承担相关任务。

       本文以项目电子文件的一体化管理与开放获取为研究对象，因此，业务流程分析将覆盖与项目管理相关的机构。基金委的内设机构包括7个职能局(室)、8个科学部、1个监督委员会与3个直属单位。其中，与项目电子文件管理密切关联的机构为计划局与8个科学部。计划局的主要职责是组织拟定自然科学基金规划与计划；负责项目申请指南的编制，制定项目指南编制规范；拟定各类自然科学基金项目的申请、评审、资助等管理办法以及项目成果综合统计与分析工作；项目的科技档案管理。各科学部的主要职责是组织各学科领域的发展战略、优先资助领域和项目指南，负责受理、评审和管理各类科学基金项目。基金委项目电子文件管理的战略—职能—过程(如图3)。

      

       图3 基金委项目电子文件管理的战略-职能-过程

       3.3 自科基金业务流程的序列分析

       序列分析用于识别业务流程中的事务顺序，以及与其他流程的关联性与依附性。它能够说明业务流程的每个步骤，并提供这些步骤在时间上的先后次序。项目管理流程的序列分析在处理范围上比职能分析要小，其事务级次、时间、地点等都是具体的。

       科学基金项目管理流程离不开科学基金网络信息系统，该系统实现了科学基金项目的全过程精细化管理，主要功能涵盖了项目申请、项目评议、项目管理、成果管理、项目后评估等，系统用户角色包括基金委管理人员、依托单位管理人员、项目申请人与评审专家等，所有项目电子文件从创建、捕获到管理控制的全过程均在该系统中完成。当项目结题后，其结题报告与成果信息被导入到相对独立的科学基金共享服务网中开放获取。在科学基金网络信息系统与科学基金共享服务网中，业务分类方案被映射为相应的文件分类方案，项目管理流程也被映射为相应的文件流程，本文即据此对项目管理流程进行序列分析。申报、评审阶段业务流程与对应的文件如图4，执行、结题阶段业务流程与文件流程如图5。

      

       图4 申报、评审阶段业务流程与对应的文件

      

       图5 执行、结题阶段业务流程与对应的文件

      

       业务流程通常由例行业务流程和各种变化构成，当关键要素发生变化时，例行业务流程就会发生变化。此时就必须识别这些变化及其出现的原因，以保证文件管理系统在业务流程发生变化时能捕获这些变化。项目的申报、评审、执行与结题等业务流程均为基金委的例行业务流程，常见的关键要素变化就是项目负责人调离依托单位。此时，根据基金委的依托单位变更程序，需要项目负责人向基金委科学部提出申请，原依托单位与项目转入单位同意项目变更，经科学部批复即可在科学基金网络信息系统中变更项目与负责人的依托单位。至此，该项目的业务流程完成了跨机构、跨地域的变更，其所对应的文件流程也实现了相应的变更。对这类业务流程变化进行分析对于跨机构的电子文件捕获与控制至关重要。上述从项目申报、评审到执行、结题全过程的电子文件管理流程如表1所示。

       4 结语

       电子文件一体化管理与开放获取研究必然是根植于文件管理活动实践当中的，国家自然科学基金委员会有着15年的项目电子文件管理实践，形成了一套完善的管理制度与管理流程，并形成了具有代表性的电子文件一体化管理与开放获取模式。对这一管理模式的深入分析，可以更好地理解文件管理的国家标准并完成相应的采标工作。

标签：基金论文;  业务流程管理论文;  项目分析论文;  过程管理论文;  科学基金网络信息系统论文;  业务管理论文;  项目管理论文;