摘要：随着信息技术的迅猛发展，档案管理信息化得到了前所未有的发展机会。利用计算机技术管理档案，是知识经济时代对档案管理工作的要求，也是档案自身发展的必然趋势。因此，探究计算机技术在现代档案管理中的应用具有重要的意义。本文首先对档案管理中计算机技术应用的重要性进行了概述，详细探讨了计算机技术应用于档案管理面临的问题以及计算机技术应用于档案管理应采取的措施，旨在提高档案管理的质量。
关键词：计算机技术；档案管理；应用
随着科学技术的不断发展和新技术的不断运用，现代化的水平也在不断提高，信息的管理水平和开发利用程度将成为衡量其社会发达程度和科学技术发展水平的标志。计算机技术在现代化档案管理工作的应用也是在我国科学技术迅速发展、社会整体现代化进程的日益加快的形势下展开的。档案是一种“独一无二”的信息资源，大力开发和充分利用好档案信息资源，真正做到为改革开放和经济建设服务，必须加快档案管理电子化、现代化、智能化步伐，以充分迎接信息时代的挑战。
1 档案管理中计算机技术应用的重要性
我国是人口大国，而且人口流动性较大，也增加了档案管理工在的复杂性，传统的档案管理工作的工作效率和及时性较差，难以满足现代社会发展的需要，计算机技术的发展给档案管理带来了方便，解决了档案管理难的问题，并且凭借着自身可以容纳海量数据及强大的筛选、分类等的功能，成功的为档案管理工作者提高了工作效率，而且也提升了档案管理效率。
档案管理现代化的发展对档案管理人员的综合素质有了更高的要求，要求档案管理人员能够较好的掌握现代学科技术，通过先进的技术设备来完成档案管理工作，这样既可以节约时间，也可以提高档案管理工作效率，减少传统的档案管理工作中的工作强度，为了适应现代化的档案管理要求，需要进行大规模的信息化管理模式及技术准备。公民的真实凭证是通过档案反映的，所以档案管理不能有一点的疏忽差错，这也为人力资源的管理提供强大的先决条件。计算机技术在档案管理中的应用，就是将这种意识转化为信息化，从而促进生产力的进一步发展。另外，在对相关信息进行整理、收集等方面，计算机就显示了它在档案管理当面的便利性，联网状态下可以轻松实现信息资源共享，提高信息处理的便利性。
2 计算机技术应用于档案管理面临的问题
2.1电子档案的长期保存问题
随着计算机技术的发展，电子性文档的存储环境越来越复杂。如果只是文字处理，电子性文件信息处理程序已能满足要求，并且对技术环境的要求也不高。但随着信息技术的复杂化，一份文件信息可以存放在不同的地点或者数据库中，再加上信息技术更新快，会增加越来越多的标准，一些电子性文档脱离了具体环境就无法读取。
2.2档案管理标准不统一
由于行业、部门管理体制、方式等存在不同，管理标准也存在一定的差异。在具体事务中，由于各单位之间缺少必要的协调与沟通，档案管理标准化难以统一。另外，随着信息技术的发展，计算机应用体系不断更新换代，标准也发生着相应的变化，档案管理信息化面临着挑战。
2.3档案信息安全问题
网络给人们带来了便利，但随着档案信息的网络化，其安全性、可靠性问题更为突出，网络的不安全性及不稳定性已成为阻碍档案信息化发展的因素。威胁网络安全的因素主要有黑客、计算机病毒、保密信息泄露、网络数据被修改等，随着计算机网络用户的剧增，网络的危险性也在倍增。
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3 计算机技术应用于档案管理应采取的措施
3.1实施文档一体化，避免文档分离
为了避免档案管理中出现文档分离现象，具体工作中要在单位内部实行文档一体化，避免重复性工作，尽力提高档案管理的质量，发挥档案的作用。作为现代档案工作者，应该对文档文件有一个总体规划，树立从信息源头做起的意识，彻底改变一直以来的文档分离管理问题，逐步实现档案管理工作中的文档一体化。同时，现代档案管理工作者还要熟悉计算机网络技术，深入研究使用成熟的文档一体化软件，在文件形成之际就介入档案工作，充分利用网络实现文件档案的连续性与一体化管理模式，积极应对非传统载体形式虚拟档案对文件管理的挑战。
3.2注重解决电子性文档保存问题
电子性文档来源途径多，数据录入者、信息管理者、计算机技术人员等都可以操作，要解决电子性文档的归档问题，必须制定相应的制度，用制度督促归档人员的自觉性。因此，要把电子性文件归档制度纳入单位日常工作制度中，并入信息管理工作程序中。另外，电子性文档容易修改，为了增加电子文档的安全性，非常有必要将重要的电子性文件制成硬拷贝文档，也就是采用双轨制归档，制成内容相同的两套档案，提高数据安全性。同时，档案管理者还要深入各个工作环节，指导电子性文档的接收、存储等，保护电子性文档的原始信息。如可以通过技术处理，将归档的电子性文件变为只读文件，提高电子文档的可靠性。
3.3着重解决档案信息化管理中的安全问题
计算机网络的发展给档案管理工作带来了很大便利，同时也带来了安全问题。档案信息化管理中要根据资料级别保障档案的安全性。如一级保密档案不联网，二级保密档案可以连局域网，三级保密档案可以联网等。同时还要建立健全的档案工作相关法律法规，加强对档案管理工作者的法律宣传，提高档案工作者的法律意识。目前，我国已出台《档案法》和《中华人民共和国档案实施办法》等，提高了档案行政管理部门的执法力度。档案管理工作中依法治档成为主要手段。另外还要制订、修改相应标准，逐步规范档案管理工作，使档案工作有章可循，有法可依。
3.4切实提高档案工作人员的素质
计算机技术应用于档案管理工作中决定了档案管理工作者将面对新的挑战。所以，档案工作者要由开放的视野和与时俱进的精神，否则，档案工作者会被时代抛弃。知识经济时代对人才的需求越来越高，档案工作者除了熟悉计算机操作技术，还要了解网络知识，提高自己的专业技能。这是因为计算机技术应用于档案工作，都是以计算机和网络为基础的。同时，档案工作者还要具备较高的政治责任感、政治敏锐性，作为工作人员要严守不可公开的档案秘密，保持档案原始性，增强档案安全性。
4 结束语
综上所述，探讨计算机技术在现代档案管理中的应用对档案管理的发展具有重要的作用。因此，必须进一步完善计算机技术应用于档案管理应采取的措施，这样才能提高档案管理的质量。
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论文作者:刘洁
论文发表刊物:《基层建设》2018年第11期
论文发表时间:2018/6/19
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