Excel的功能及其在财务核算方面的应用研究，本文主要内容关键词为：功能论文,财务核算论文,Excel论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着经济的发展，财务工作发生了很大的变化：工作领域大为扩展，数据日益复杂且从传统的满足企业外部管理的需要逐渐向适应内部管理发展。与此相对应，在增大财务工作者们的工作量的同时，还要求他们能够提供更为及时和具有一定预测性的财务数据。在这样的经济环境下，原有的手工作业明显已不再适应要求；而电子表格软件Excel凭借其强大的数据处理功能、便捷的操作和灵活的运用，迅速进入了财务人员们的视野，成为他们处理日益复杂的财务工作的一把“利器”。
Excel之所以能给财务工作带来便利，是由于其内含的一些实用的功能。下面，笔者将分别介绍这些功能，并通过一些例子说明它们在财务工作中运用。
一、函数功能
1.数学运算函数：其中运用得较多的是SUM(求和)和AVERAGE(平均值)函数，因为在日常的财务工作中，财务工作者经常会遇到多个数据求和或求均值的问题。在手工情况下，若数据较少还行，一旦数据很多时，即便按计算器也是件既麻烦且又容易出错的事。而此时，你完全可以借助Excel的这两个函数进行快速而又正确的求解。例1，“工资费用的计算”：求一个车间的所有工人(50人)的工资总额和平均工资。只要在对应“工资总额”和“平均工资”数据的单元格B51、B52中分别输入函数公式：“=SUM(B1∶B50)”；“=AVERAGE(B1∶B50)”(在Excel中，函数或公式是以“=”起头的；这里的“”只是笔者作为引用公式的标志，在公式输入时不必输)，回车后便能得到结果(见表1)。可以想象，汇总或求均值的数据越多，就越省时省力。
2.折旧函数：常用的固定资产折旧方法有：直线法、双倍余额递减法和年数总和法；Excel根据这几种折旧方法设置了相应的函数。直线法的函数是：SLN(资产总额，残值，使用年限)；双倍余额递减法：DDB(资产总额，残值，使用年限，折旧期)；年数总额法是：SYD(资产总额，残值，使用年限，折旧期)。下面来看一个例子。例2，“不同方法下的折旧计提”：某高新科技企业进口了一台生产线，安装完毕后的资产原值1000万，预计使用期10年，净残值100万。要求计算出用三种不同的折旧法分别计算出的各期折旧数。我们以双倍余额递减法为例，先设置第1期的函数公式，即在C5单元格输入公式：“=DDB(10000000，1000000，10，1)”，回车得结果：200万。公式中第四个参数“1”，根据前面的函数介绍表示的是折旧期，即为第一期。举一反三，后面9期的折旧额只要在对应的单元格C6—C14中输入各自的公式就行了，唯一不同的是函数第四个参数应换成各自的期数。同样，根据函数设置原则，可以求出另外两种方法下的各期折旧数，结果见表2。可以发现，用Excel计算某一期折旧比手工条件下简便许多，通常只需输入一个公式就完成了。
3.投资评估函数：投资决策中，作为投资方案优劣评估尺度的指标主要有：净现值和内部报酬率指标。在手工条件下，这两个指标的计算非常麻烦，而Excel也设置了相应的函数，从而大大简化了工作，还是通过一个例子来说明。例3，“投资方案的评估决策”：假设有一个投资方案A，其投资成本和每年年末的现金净流量如表3，现要求评价该方案是否可行。先求净现值指标，其函数是：NVP(折现率，第1期的现金流量，第2期的现金流量……)，我们发现该函数的参数中不包括投资成本，因此若要求出某方案的净现值需要在该函数的基础上加上成本，即净现值=NVP+第0期的投资成本；这和内部报酬率的函数是有区别的：IRR(第0期的投资成本，第1期的现金流量，第2期的现金流量……猜测利率)，该函数已包含了第0期的成本，至于“猜测利率”是任意给定的一个估计利率，软件从这个利率出发，反复计算直至求出未来预计收益的现值等于成本的那个折现率。于是，可以分别设置公式：“=NPV(B8，B3∶B7)+B2”；“=IRR(B2∶B7，10％)”。(B2：B7就相当于B2，B3……B7；而10％就是一个猜测利率)结果请看表3的B9和B10。可以根据这些指标，评估这个A方案是可行的，从而作出投资决策。
除了上述之外，Excel还有其他有用的函数，这里就不再一一介绍了。
电子表格通常需要在不同的单元格中使用完全相同的计算(函数相同)，例如，在例2的折旧例子中，每种方法下求各期折旧数的函数是一致的，唯一的区别仅是那个“折旧期”参数，为此，有10期就要输10个公式；那么，试想有几百个甚至更多的相同算式，谁又能忍受这种既费时又乏味的重复劳动呢？有没有简单的方法呢？请看Excel的下一个功能。
二、公式复制功能
Excel的复制工具为上述问题提供了解决方法，它可以把公式从工作表的一个位置复制到任何需要的位置；而在此过程中，Excel会根据公式最终所处的位置自动调整其中的单元格地址。我们知道，当引用某一个单元格时，既可以用格内的数值，又可用其地址来表示。然而，若要使用公式复制功能的话，在公式中必须引用地址来直接表示单元格，因为在复制过程中，数值是始终不变的，只有地址作相应改变。看例2中的用双倍余额递减法计提折旧，我们将第1期的公式作些许调整：“=DDB(10000000，1000000，10，A5)”，即将数值“1”换成了其相应的地址，下面便可以执行复制公式操作：选中C5单元格，“复制”；然后，选中从C6—C14这9个单元格，再按右键选择“选择性粘贴”中的“粘贴公式”，这样就大功告成了。我们会发现与原先输入10个公式方法的结果完全一致。原因是：从C5到C6，下移了一格，相应的函数的参数A5也要下移一格，变为A6，对应数值2；其余各期以此类推。我们发现对于大量类似的操作，无须多次重复地输入公式，只需简单地复制一下公式便行，这无疑大大提高了工作效率。
一些读者要问：既然能将函数的第四个参数用其地址来表示，那么能否将另外三个都改为地址，即公式变为“=DDB(B1，B2，B3，A5)”？这样一来，虽然第1期仍正确，但如要再进行公式复制便出错了，来看复制公式后的第2期的公式：“=DDB(B2，B3，B4，A6)”，可见前面三个地址参数在复制后也都下移了一格，而对应的数值就完全不同了，如地址B4对应“直线法”，这显然与原作法结果大相径庭。看来复制公式一定要注意哪些值可变，哪些值不变。那么，如果一定要将如上述的三个参数这样的不变值用地址来表示有没有办法？答案是肯定的，笔者将在下一个功能中介绍解决方法。
三、数据的动态链接功能
所谓“数据的动态链接功能”，是在数据之间建立某种联系，使得当一个数据改变以后，所有与之相关的数据(即与其建立链接的数据)都能相应发生变化。链接的种类因数据源和目标所处位置不同而可分为三类：第一，两者位于同一工作表中——工作表中的某一单元格和同一表中的另一单元格间建立链接，由此，一方的变动将带来另一方的相应变化。第二，两者位于同一Excel文件的不同工作表中(一个Excel文件可以建立多张工作表)——某一工作表中的一个单元格与另一张表的一个单元格建立链接。第三，建立链接的单元格位于不同的文件中。在日常的财务工作中，前两类是运用较为广泛的。下面，通过例子分别说明这两类链接的作用。
1.表内链接：这次以年数总和法为例再来看例2(表2)，顺便解决上一功能结尾的那个问题。目的是将三个已知数(资产总额、残值和折旧年限)与每期的折旧数用一定的关系联系起来，即建立链接，从而通过改变前者使后者自动变化。于是，原来公式应有所调整：在D5单元格输入公式“=SYD($B$1，$B$2，$B$3，A5)”。将原公式中的数值均用它们所代表的地址代替(按照上个问题的要求)，其中，前三个是“绝对地址”，最后一个是“相对地址”。然后，将这个公式复制到其余各期D6—D14，最终得到与先前做法完全一致的结果。观察复制前后的各期折旧的公式，可以发现前三个地址是始终不变的，改变的仅是第四个，这就是两种地址引用的区别所在：引用相对地址，在复制前后，会根据公式位置的变化而相应改变，这在上面介绍“公式复制功能”时已经提过；而绝对地址引用的结果刚好与之相反(关于这两种地址的详细介绍和运用，读者可参考有关资料，这里就不再赘述了)。以后，只要改变已知数——如将资产总额改为2000万，软件就会自动调整各期的折旧数，这体现了链接功能的灵活性。
2.表间链接：不仅表内数据之间能建立链接，表格之间也行(这里的不同的表格属于同一Excel文件)。实际上，同一张工作表中的链接是非常容易建立的，但这样做会使模型变得非常巨大并且难于管理；相比之下，不同工作表间的链接能通过将大模型分成一小块一小块的方法来使之便于管理。因此，表间链接运用得更广泛，且灵活性更强。例4，“编制财务报表”：现在A企业要在某月的一张产品销售表(表4)和一张生产成本表(表5)的基础上编制该月的利润表(表6)。在编制利润表之前，对该企业的生产经营情况作如下假设：生产的产品在本期均能销售出去，期末无存货。我们发现，所需编制的利润表中的数据要么就包含在前两张表中，要么可从中推导出。例如：销售表(表4)中的B10单元格——销售收入额35400，就是利润表(表6)中主营业务收入；而成本表(表5)中的B7单元格—直接成本合计数21200，就相当于利润表(表6)中的主营业务成本；同样，成本表中的销管财费用也与利润表中的一致。于是，我们利用这些关系来建立表间链接，让软件自动生成利润表(见表6)。我们先建立利润表B3单元格与销售表之间的链接，即在B3单元格中输入公式：“=销售表！B10”(在链接另一张表的数据时，公式结构是：由一个“=”开头，紧接着是源文件的文件名，然后是“！”，最后才是源单元格的地址)，回车后自动显示结果：35400；对于利润表中的主营业务成本，方法相同，在B4中输入链接公式：“=成本表！B7”就行了；而销管财费用只要先输入销售费用的公式，然后用上面我们介绍公式复制功能就可以完成另外两项费用了。而像毛利、所得税、净利润只需简单地设置四则运算公式就行，在这里就不做详细介绍了。同样的，在给定其他一些数据表格的前提下，你还可以编制资产负债表以及现金流量表等财务报表，关键的一点就在于建立起“表间链接”。可能有些读者会说：“这种作法与手工条件下的工作量差不多呀？”可是，当今多变的市场环境，复杂的工作程序都要求财务工作者经常对数据进行修改或调整。这在原先的手工条件下无疑是一件麻烦的事，搞得不好还得重新来过。然而，Excel就灵活多了，因为数据之间已经建立了链接，你只需简单地修改几个变量，而其他相应数据的调整工作就交给软件自动完成吧！在这个竞争如此激烈的世界，这种高效率无疑使企业能占据主动地位。
总是对着数据，难免令人感到厌烦。在罗列数据之后如果能够配上相应的图表，就形象生动多了。
四、图表功能
Excel提供了丰富的图表：如折线图、散点图、饼图……我们来看图1，其数据来自表2，用图表的形式反映不同方法下的折旧数的比较情况，在这里用折线图来表示。从图中可以清楚地判断出双倍余额递减法的加速折旧效率最高，年数总和法其次。比起全是数据来看，用图表表示无疑清楚多了。
然而，Excel的图表功能的运用还远远不止如此。例如，可以利用饼图来反映一个数据类别中，部分占整体的比重。再来看那张已经编好的利润表(表6)，我们用图的形式来表示各个项目占总体(收入)的比例。除去作为总体的主营业务收入B3和中间数据毛利B5、税前利润B9，将其余各项目选中，然后选择图表类型——饼图，则软件将自动绘制出一张比例图(图2)，各个项目占总体(主营业务收入)的比重一目了然。
还有，财务人员若想要用已有的连续期间的历史数据来得到下一期或几期的预测值，也可以运用图表来解决。软件可以根据历史数据算出一个回归方程，并作出一条预测线。假设我们有某年度各月的利润数，想预测下一年第一月份的预测值。Excel提供的趋势分析共有六种，如线性趋势，对数趋势，多项式趋势……这里简单一点，假设时间与利润呈线性函数关系，所得的图表、回归方程如图3，你可以通过图直接读出预测值或者更精确一点将期数代入公式求出预测值。
以上是Excel有助于财务工作的几大主要功能。从前面的例子中也可以看出，若要借助电子表格来完成日常的财务工作，通常不只运用一种功能，而需要这几大功能的综合利用，也只有如此，才能真正发挥软件高效灵活的优势。
图2 利润表中各项目比例图
图3 趋势图
时代的变革、经济环境的变化、竞争的加剧以及企业内部管理的需要，对财务工作及其数据提出了更高的要求，从而推动了Excel的普及。而Excel的广泛使用，又逐渐变革了财务工作者的传统观念，使他们不断探索将Excel运用于更广的领域。本文受篇幅限制，不能涉及过宽的财务领域和太复杂的财务案例，因此只是起到抛砖引玉的作用。衷心希望读者能从中吸取有用的东西，借鉴解决问题的思路，并且结合自己工作的实际情况，设计出更加实用的电子表格，从而能更高效出色地完成工作！