基层档案室全宗卷的整理，本文主要内容关键词为：档案室论文,基层论文,全宗卷论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
全宗卷，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的档案。尽管国家于1995年出台了《全宗卷规范》，许多基层档案室已建有全宗卷，但对建立全宗卷的认识仍众说纷纭，各据其理，整理方法也五花八门，旁枝逸出，各行其事。严格地说，目前基层档案室建立的全宗卷，尚处于最初阶段，处在一种杂乱无序的状态中。大致有以下几种形式：
1、认为基层档案室有无全宗卷均可，把全宗卷的整理、分类、 分卷当作仅仅是专业档案馆的事。
2、没有把全宗卷当作档案中的档案对待，所以，收集整理不力， 致使许多应该形成文字的文字材料遗漏、散失、湮灭。
3、一些基层档案室虽设有全宗卷，但材料不全， 有限的材料也过分简单。有的全宗卷内仅有大事记和全宗介绍，并缺乏连续记载。
4、一些综合档案室在升级达标过程中，为应付考核， 虽补充增添了全宗卷内的材料，但缺乏系统的整理。
5、更多的基层档案室把全宗卷当作收集零星材料的“筐”， 错误地认为摘到筐里的便是菜，致使卷内材料良莠不分，精芜并存，散杂零乱。
6、许多基层综合档案室的全宗卷没有装订成册，也没有编号、 编目，眉目不清，混沌不堪。
以上种种情况可以说明，在基层档案的建设和管理中，全宗卷的整理还处于无序状况。这种无序状态制约着基层档案建设的进一步发展，不利于全宗卷的连续管理，不利于档案的综合利用。因此，必须规范全宗卷的材料收集和整理。
一、注重收集，建立内容齐全的全宗卷。
全宗卷是档案室在管理全宗过程中形成的，是由能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。通俗地说，它是管理一个全宗档案的档案，也是档案中的龙头档案。全宗卷的内容包括在档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用八个环节中形成的有关该全宗历史情况的文件材料。《中国档案》1996年第3 期公布的《中华人民共和国行业标准全宗卷规范》，详细说明了全宗卷的内容。至少应包括以下七个方面。
1、档案交接文据，移交、征集记录，档案来源和价值说明等。
2、整理工作方案，分类方案，案卷目录说明，整理工作小结等。
3、鉴定小组名单，档案保管期限表，鉴定档案分析报告， 销毁档案的请示与批复，销毁档案的清册等。
4、档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施， 档案的抢救与修复情况报告等。
5、档案收进、移出登记， 案卷基本情况统计和重要利用统计表等。
6、全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明， 档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
7、微缩复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料等。
由上可见，全宗卷的内容涵盖面十分广泛，因此，不注重收集是难以形成内容齐全的全宗卷的。所谓收集，是强调要在收集积聚文件材料的同时，还要勤于用文字记录。因为全宗卷内的文件材料是在档案管理过程中产生的，必须及时形成文字记录。如年度档案立卷完毕，就应及时写出年度档案立卷的时间、数量、来源、方法及档案整理过程中出现的特殊情况等等。可以这样说，在档案管理过程中及时形成文字记录，是丰富全宗卷内容不可或缺的重要手段。
全宗卷的材料会随着全宗管理活动的进行与延续，数量逐渐增多，门类也趋繁复。面对这种必然出现的情况，单靠一味地收集，散装入盒的方法，而不进行整理、分类、分卷，是不可能适应全宗卷的频繁利用的，所以，对全宗卷进行整理、分类、分卷，并加以编号、编目，成了势在必行的一项重要的工作。
二、全宗卷整理，是基层档案建设的重要组成部分。
全宗卷的整理工作与档案的整理工作一样，是对零散的全宗卷文件材料进行分类，排列，编号，编目，使之系统、规范、便于管理和利用。实际工作中为方便管理和利用出发，一般基层档案室应改变只设一卷全宗卷的习惯做法，对全宗卷的内容进行扩充、分类、分卷、编目。具体做法是：
（一）对全宗卷的内容进行分类
分类是全宗卷整理过程中的重要工序。随着档案管理的延续，越积越多的全宗卷材料内容浩瀚，类别繁多，不加以分门别类，利用起来非常麻烦，因此，必须进行分类。在对全宗卷材料进行分类时，先要确定和选择恰当的分类方法，然后按照选定的分类方法进行具体操作，这样才能有利于全宗卷的保管利用。
整理全宗卷时，根据全宗材料的实际和形成的特点，采用“问题分类法”。即将全宗卷内的文件材料按其相关的问题进行归类，共分为七个大类，每大类下再设属类。
1、全宗情况。
1.1、全宗介绍。
1.2、全宗分类方案。
1.3、档案立卷说明。
1.4、档案管理办法、制度。
1.5、档案保管期限表。
2、机构人员。
2.1、组织机构沿革。
2.2、领导人名录。
2.3、干部名册。
3、本单位工作大事记。
4、档案交换。
4.1、档案收进凭证。
4.2、档案移出。
5、档案统计。
5.1、档案综合统计年报。
5.2、档案分类统计表及分析报告。
5.3、档案库藏总量统计表及分析报告。
6、档案的鉴定与销毁。
6.1、档案鉴定分析报告。
6.2、档案销毁请示与批复。
6.3、档案销毁清册。
7、档案管理。
7.1、库房温湿度记录。
7.2、档案利用信息反馈。
7.3、档案抢救及损毁情况报告。
实践证明：这样分类的全宗卷眉目清楚，条理明晰，利用便捷。
有以下几点好处：
1、能够较全面、有条理地揭示出管理一个全宗档案的全貌。
2、有助于档案的综合利用。若需对档案进行综合利用时， 通过查阅全宗卷，就可以更快、更好地达到目的。
3、全宗卷大类下再分设属类的分类方法， 可以为每一个属类文件材料的增加补充预留位置。当以后某材料积存到需分类时，只要把同一属类延续材料，依次排列即可。
（二）对全宗卷进行编号，编目
全宗卷内的文件材料经分类后，还需根据已分出的类别编制各种顺序号。仅有分类明细的材料，是达不到利用目的便捷的。编号、编目分三个步骤完成。
1、在已分类装订好的每一份文件材料封面右上角标上全宗号、 目录号、案卷号、件号、页数，如：
全宗号 目录号 案卷号 件号 页数
70 17 1 1—116
2、在全宗卷的卷盒脊背上部贴上10公分长，3公分宽写有案卷标题的纸签。再在盒脊背的下部贴上书标。然后按案卷排列顺序，在书标上的全宗号后加一短横和案卷序号。如70—1，70—2。
3、为方便保管和更好地利用全宗卷，在分类、 编号后还要编制文件目录（卷内目录）、案卷目录。这样，当以后全宗卷文件材料增多时，还可以根据需要编制文件专题目录。
实践证明：固定分类方案中的分类体系和案卷及卷内文件材料的排列顺序，并为全宗卷编号、编目，可为档案利用提供方便，也为档案统计和检查提供重要依据。
（三）对全宗卷进行统一装订
目前，有相当一部分的基层档案室，都是把有关全宗卷的文件材料散装在一个全宗卷盒内，这样组卷的办法虽然省时省事，但是随着文件材料的增多，这种组卷法显得落后。鉴于此，在整理全宗卷时，应在注重收集、分类的基础上，对全宗卷进行统一装订。
用软卷皮将全宗卷的卷内文件材料，按每一属类逐件加上封面，封底。再在封面上直接标明全宗名称、文件题名、时间、责任者，然后用装订线把每件卷内文件材料进行装订。再把软卷皮粘贴在装订好的文件材料外面，最后把若干这样分类装订成册的卷内材料装入全宗卷盒内。
尽管这样装订有些费时间和工本，但这样装订成册的全宗卷美观大方，整齐划一，既十分便于查找利用，还能保证在利用中，文件材料不散失，不掺杂，条理更加分明。避免了每次利用都得费力耗时沙里淘金般寻找翻查，极大地提高了全宗卷的利用率。
当然，全宗卷内的文件材料是在不断产生不断增加的。只要等材料积累到一定数量时，再按以上方法分类、装订成册，将续补的材料，按沿袭的编号，依次编下去就可以了。全宗卷的装订不会对编号、排列或利用造成任何麻烦。
总之，经过这样系统的整理，可以使原来无章可循的全宗卷变成材料齐全，内容丰富，类目分明、条理清晰、查找方便、外表美观的活档案。