赴美考察企业档案工作的启示与思考，本文主要内容关键词为：赴美论文,启示论文,档案论文,工作论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
由中国石油天然气集团公司、中国民用航空总局、首钢总公司、北京市电信管理局、北京城建四建设工程有限责任公司、江苏省电力工业局等企业档案部门负责人组成的中国赴美企业档案工作考察团，于1999年7月27日—8月10日，考察了美国部分企业的档案工作。
一、重点考察的企业档案工作的有关情况
1、美国电信公司档案馆。美国电信公司成立于1876年， 现有员工7万多人，总部设在芝加哥，主要负责美国中西部五个州的电话业务， 并为用户提供安全监控系统、图书馆应用软件等方面的服务。
美国电信公司档案馆隶属于公司公共关系部，该部有员工300人。 档案馆有工作人员两名，档案馆的主要职责是收集管理永久性文件并负责提供利用。现行文件则由公司图书馆管理，文件在图书馆保管5 年后向档案馆移交。公司永久性文件约占总文件量的1%，主要包括：出版物、年鉴、年度报告、公共关系宣传方面的材料。至于公司董事会记录、股东大会记录等方面的文件则在公司法律部保管。
档案馆有档案库房一间，保存档案750立方英尺，分为11类， 包括：公司财务报表、高级主管经理文件、公司职能部门文件、所属部门文件、公司对外公开出版物、录音录像带、早期照片、1984年以前的公司内部出版物。此外，还保存有1878年至今公司使用的各种电话机实物。
2、摩托罗拉公司档案部门——博物馆。摩托罗拉公司博物馆， 设在摩托罗拉大学，该大学隶属于摩托罗拉公司由首席执行官领导的人力资源部。
摩托罗拉博物馆于1991年建立，办馆宗旨是：通过对公司产品和服务的宣传，为摩托罗拉公司提供历史信息及前景展望，激励公司的发展。办馆主要任务是：识别、收藏、保管并提供公司所需的史料记录和文物制品；记录主要产品及公司组织经营的发展情况等。
收藏的史料有如下形式：文件原件、公开和内部出版物及电子音像制品等。博物馆的收藏品包括公司及其合作商生产并后来买断工业知识产权的最初产品；在设计、生产及产品测试中使用的一些工具和设备；产品的配套组件；以及具有代表性的记录公司文化及工作场所的文献资料，并有实物2000件。
摩托罗拉博物馆的档案原件库房、实物库房和保护技术室位于地下。库房都是封闭式的，没有外窗。库房保持恒温恒湿。实物库中，绝大部分实物都放在封闭的玻璃箱中，以防触摸损坏。
摩托罗拉公司的文件管理和档案管理是分开的，文件管理处于无人过问的分散状态。档案管理任务由博物馆历史资源部承担。摩托罗拉博物馆专门制定了《文物收藏政策》，对文件材料归档、收集作了专门规定。同时，博物馆利用计算机辅助管理档案。建立了专门的关系型数据库，对收藏品的著录项目有：增添记录、类级描述、逐条描述、适当的提要说明等。博物馆提供服务的方式主要有以下几种：电话、Web 站点发送、E-mail、邮件快递、传真、现场服务。利用者中有2／3为内部用户，有1／3的外部用户，摩托罗拉博物馆奉行谨慎的对外服务政策。
3、IBM公司档案馆。IBM公司建于1911年，总部有3000名员工， 在160个国家设有分部。20世纪60年代开始生产计算机、打字机， 是世界十大个人电脑供应商之一，现有员工30万人。
IBM公司档案馆成立于1964年，现有正式职工5名，合同工7名。 档案馆归属公司秘书室，档案馆馆长由公司总经理任命，档案馆工作直接向秘书长报告，由秘书长向IBM首席律师报告。公司每年拨款100万美元，解决档案工作发展的经费问题。
IBM公司档案馆馆藏档案共有10000立方英尺，包括3000 张照片， 5000盒声像档案，2000件展品，共有2个库房， 他们将利用率低的部分档案放在离公司总部80英里以外的后库里。公司总部库房都是长期保存的文件。7个合同工主要负责整理文件。公司档案馆设有查询利用室， 主要提供：各分公司、厂的反映工厂厂史的活动记录汇编；市场部编的市场推销人员销售情况、新产品介绍汇编。档案馆根据公司需要制定了文件保管期限表，公司每个部门都有兼职文件管理人员负责保管文件。文件的鉴别工作是由文件管理人员（秘书或工程师）来做的，他们根据文件保管期限表将具有“档案”意义的即有保存价值的文件，放入统一制作的箱盒中，移交档案馆。公司的法律文件及专利、有竞争性的文件暂不在档案馆保存。
在档案的对外提供利用方面，IBM公司档案馆持谨慎的态度， 凡是涉及公司商业秘密的文件一律不向外界提供。现有档案数量的50%是可以对外开放的。对外服务方式主要是：函调、发E-mail。利用者主要是历史研究人员、新闻记者。特别强调对新闻记者的利用需求应谨慎对待，以免发生公开登载有损公司竞争力的新闻报道的事件。
IBM 公司档案馆的档案管理有纸质目录和电子文件目录两种检索手段，卷内文件的分类编号简明清楚。档案整理人员将公司各部门送交的文件自移交箱盒中取出，先把文件放入无酸软卷皮中，再将同类若干件软卷皮夹好的文件，放入标准的无酸卷盒中（长×宽×高为15×10 ×5英寸）。在整理过程中，档案人员充分尊重文件原有的文件分类和排列顺序，将每箱盒内的文件逐一编号排列，用铅笔（无限制）标注在软卷皮上，不在文件原件上作任何标记，也不进行装订。
二、考察带给我们的启示与思考
1、 美国的档案管理体制导致企业档案管理活动带有很大的随意性。美国的档案管理体制属于分散管理类型，中央和地方对档案和档案工作实行分权管理、各负其责的原则。联邦政府档案机构只负责管理联邦政府各机关的档案和档案工作，对地方、企业档案机构及事务没有指导、监督和管理权。各类档案馆既无上下隶属关系，又无法定的横向联系。此外，美国的私有制决定了凡归属于集团和私人的档案，均属于私有财产，拥有者有权自行处理。
虽然从全国范围来看，美国是分散管理体制，但联邦机构系统内的档案和档案工作则实行高度集中统一管理。美国国家档案馆及其12个地区分馆集中保管着全国各地所有联邦机构的各种类型和载体的档案。与这种高度集中管理形成鲜明对比的是企业档案工作的随意性特点。美国的企业档案工作没有统一管理体系、管理要求和标准，各个企业根据实际需要自行设立档案部门，配备管理人员，制定文件分类表，档案工作自发性比较强，业务管理活动灵活性很大。
这种随意性给企业档案工作持续稳定地发展带来了很大的困难。在美国，只有经营业绩比较好的企业，才有档案工作的存在，没有辉煌业绩的企业，就没有档案工作。美国企业档案工作者已逐渐认识到这个问题，所以，在全美档案工作者协会，自发设立了企业档案工作处，有会员300人，每年不定期分片召开企业档案工作会议， 对企业档案工作经验进行的交流和研讨，推选有关企业轮流主办出版刊物交流工作经验和信息，以此来加强企业间档案工作的联系。由此看出，我国企业档案工作的发展，依靠社会主义公有制，依法规范企业档案工作行为，实行集中统一管理，前景光明，优势明显。
2、美国企业设立档案机构的目的十分明确，从职能上看， 主要是历史——档案型。美国的企业档案馆虽然设立在不同的部门，如：美国电信公司档案馆设在公共关系部，摩托罗拉公司档案馆隶属于人力资源部，IBM公司档案馆附属于秘书室。但是他们的目的是相同的，即：为研究企业发展史，宣传企业形象服务。这就决定了企业档案机构的职能主要是历史——档案型。企业档案工作者在负责管理档案工作的同时，进行史学研究。围绕这一目的，企业档案馆广泛收集与企业发展有关的出版物、照片、录音录像和产品实物。这一职能也导致美国企业中文件管理和档案管理完全脱节，档案部门只有保管档案之职，没有管理和监督文件归档之责。文件收集难是美国企业档案工作面临的普遍而棘手的问题。目前美国的企业档案工作者还没有找到解决这一问题的良策。相比可见，我国的文件管理和档案管理之间的结合要紧密得多，我们有统一的规章制度，企业档案部门依法进行各种文件的收集工作，从制度上保证文件转化为档案的渠道畅通无阻，这是我国企业档案工作的又一优势，应在今后的工作中保持和强化。随着企业改革的不断深化，我国企业档案工作今后如何为企业发展、树立企业形象、增强企业竞争力服务，将成为事关企业档案工作生存发展的大问题，我国企业档案工作者应树立忧患意识，进一步明确企业档案工作的目的，找准位置，提高水平，做好服务。
3、美国企业档案分类简单清晰，整理简明实用。 美国没有全国统一的企业档案分类规则，各企业依据自己的实际情况设置档案分类类目。如：美国电信公司档案分为11类，摩托罗拉公司档案分为21类。类目划分一般为三级，类号用阿拉伯数字标明，类的划分一般是根据来源结合职能的原则进行。分类表简单清晰，便于实际操作，分类体系设置比较灵活，可根据实际需要进行增减。
档案文件的整理工作以充分尊重文件形成的自然形态进行归档整理为前提。注重对文件的鉴别，根据其价值采取不同的保管方式。企业档案馆编制文件保管期限表，供企业各业务部门对所形成的文件是否归档进行判定时参考。企业档案部门对移交的文件首先要进行鉴别。对具有长期保存价值的文件，从移交箱盒中取出，不打乱原有的文件分类和排列顺序，放入标准的无酸卷盒中，编号标注在软卷皮上，不在文件原件上作任何标记，不进行装订。整理上比较注重实用性，即保持文件之间的内在联系，不强求外观形式上的整齐划一。文件组合比较灵活，可以是成套性的文件，也可以是一类（或系列）文件。每一个组合（卷）无需编写标题，因为有计算机辅助管理，可以方便地找到指定的文件。对价值不大的文件仍放在移交箱盒中，不再进行整理。
我们认为，美国企业在档案鉴别、档案整理方面的做法值得我们很好地借鉴研究。企业追求的是效益和效率，对信息服务的时效性要求会越来越高，随着企业信息化进程的加快，如何简化文件归档整理要求，制定比较实用的整理程序，将是当务之急，国外成熟的经验和计算机技术的发展，为进行这方面的改革提供了条件。
4、美国企业注重档案的技术保护。 美国企业对档案的技术保护是极其重视的。这种重视主要体现在：（1）严格控制库房的温、湿度， 普遍配有空调设备。（2）普遍使用无酸材料对档案进行保存。（3）对不同载体的档案实行不同的措施进行保护，不重此轻彼。（4 ）普遍使用新型材料对照片档案进行保护。（5 ）有条件的企业档案馆设有专门的档案保护技术室，进行卷盒制作和保护技术的研究，如摩托罗拉公司。
美国档案工作者对档案文件是否进行技术保护是依据以下几点来进行的：（1）文件的内在价值；（2）文件制成材料的性能；（3 ）文件的利用情况；（4）展览的需要。 对已发生褪变的纸张文件则用高质量的复制件进行保护。
5、美国企业档案利用工作奉行谨慎对外原则， 注重企业形象的宣传。与美国国家档案馆便利开放的利用政策不同的是，美国企业特别强调对外提供档案应谨慎从事，以免发生有损企业竞争力的事件，尤其对新闻界。企业档案馆一般是不对社会开放的。但在宣传企业产品和树立企业形象方面各企业档案馆却不遗余力，摩托罗拉公司在这方面就做的十分突出。
随着我国社会主义市场经济的逐步建立，企业在保护自身利益和信息披露方面，将有更严格的要求，我国企业档案工作在对外提供利用方面，要在对企业形象、产品、竞争能力进行宣传的同时，必须严格管理，完善有关制度，加强对企业自身利益的保护。
6、美国企业档案实现了档案自动化检索。 但在电子文件和电子档案的管理方面与我国处于同一起点上。美国是经济科技高度发达的国家，因此企业档案管理现代化程度较高。主要表现在：（1 ）缩微技术在档案部门应用十分普及。（2）计算机技术在档案部门应用很广， 实现了档案自动化检索。注重对档案的著录工作，并采取灵活实用的原则。如摩托罗拉博物馆就是根据文件价值进行著录的。既可逐件著录，也可以按系列（类）著录，对照片采取逐件（逐张）著录的方法，对文件则采取按系列（类）著录的方法，在提要中对文件内容进行概括摘要说明。这种做法对我国企业档案工作具有一定的借鉴意义。如果应用得当，可以大大加快企业档案管理现代化的进程。
通过考察，可以看出，我国企业在电子文件和电子档案的管理方面与美国处于同一起点上，甚至要比他们超前一些。在考察的三家企业中，电子档案的管理对他们来说都还是拟做的工作，企业档案信息也没有汇入到企业局域网中，只有摩托罗拉博物馆正开始着手进行网站的建设，预计1999年年底可上企业网。在这方面我国的一些企业已走在了前面。我们应尽快研究出台有关电子档案管理的指导性意见，使有条件的企业在这方面能够先行一步，在实践中逐步完善电子档案的管理办法，保持我国企业在这方面的技术和管理优势。
7、美国企业档案工作者素质比较高， 在企业发展史的研究方面具有较高水平。在美国，企业档案工作者有着特定的内涵，素质要求较高。档案工作者——ARCHVIST的职位必须是具有档案历史学、图书信息学硕士学位的，才有资格申请成为档案工作者。在美国只有200多人可称为企业档案工作者。这一点与我国有很大的不同。美国企业档案工作者对自己的职责有非常清醒的认识，敬业精神十分强。他们立足于研究企业发展史，而不是整日忙于整理档案。他们危机感比较强，对新事物有较强的接受能力，不断学习更新知识，使自己跟上时代的发展。同时，作为历史研究者，企业档案工作者对文件价值鉴别十分重视，由于他们具有比较丰富的历史知识，因此，在企业发展史的研究方面具有较高水平。
在这方面，美国企业档案工作给我们的启示是：企业档案工作者应具有较高的知识水平和技能，企业档案人员应提倡精干高效、敬业献身、知识化、专业化、年轻化。努力造就这样一支队伍，对于我国企业档案工作的发展是至关重要的。
总之，我们应对我国企业档案工作的发展有坚定信心和清醒认识，有选择地借鉴吸收美国企业档案管理的好的做法，立足自我，努力开拓创新，加强企业档案工作，保持我国企业档案工作在国际上的领先地位和优势。