摘要：在档案管理过程中，电子档案管理技术的应用，可以有效提升档案管理工作效率与质量。然而，目前部分档案管理人员在应用电子档案管理技术的时候，还存在较多难以解决的问题。本文通过对电子档案管理应用与科学发展进行了论述，并提出了电子档案管理工作急需解决的问题。
关键词：档案管理；电子档案管理；应用
0前言
电子档案源于现代档案事业发展的需要。昨天的文件已成为今天的档案，今天的电子文件将会成为明天的数字档案。电子档案推动了档案管理的深刻变革。电子记录归档保存、馆藏档案数字化以及档案信息网络化服务已成为社会发展的主流趋势。档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，正面临着信息化时代的巨大挑战。档案工作不再延续大量的手工操作，而是借助于计算机实现结合手段。档案的收集、整理、保管和提供利用的传统方式不仅难以适应快节奏、高效率社会发展的多元化利用要求，而且也难以保障信息化时代档案信息的收集、管理和永久保存工作的有效开展。因此，档案工作者需要转换思维方式、改变传统观念，在传统档案管理模式上探索如何创新，成为我们面临的新课题，亟待我们在实践工作中不断研究、探索和总结，本文就此做一探讨。
1 电子档案概述
电子档案是按照相关规范对凭证信息进行的，利用电子形式对其进行处理，生成电子文件。电子档案与电子文件不同，电子文件在实际储存的额过程中，可以完全代替纸质的档案，并且与电子档案共存。
1.1电子档案管理的几大优势：
第一，由于电子档案管理是通过计算机的应用来实行的，这便大大地提高了人们的工作效率。现如今，信息化技术高速发展，利用电子档案管理便免除了人们立卷归档、检索查找等困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了档案管理工作的效率。
第二，电子档案管理使档案能保持得更加完整持久。通常情况下，纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好，并且，必须靠手工去进行归档和贮存，这便存在着损坏纸质档案的风险，更加容易造成档案的缺失。但是电子档案不同，以上的工作都是靠计算机自动完成的，减少了人为错误的发生，且电子档案并不会随着时间的增长而发生变化，使得档案能够被保存得更完整，更久。
第三，电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质。保存电子档案的工具是计算机，计算机并没有感情色彩，只会遵照被设计的保密程序而运行，但是保存纸质档案的媒介是人类，人为因素很容易致使档案泄露。所以说，电子档案具有更好的保密性。
第四，电子档案使得档案的质量管理工作能够做得更好。传统的档案的质量管理是要依靠人去做的，因此，必然会有很多人为因素在其中，而电子档案管理是依靠计算机被设计的自动化程序来进行运营的，这样就能更好地提高电子档案的质量管理工作和工作效率，从而保障了电子档案的时效价值。
1.2电子档案在应用中的风险
当然，电子档案也不是万无一失的。事实上，电子档案在存储和使用的过程中，都存在着一定程度的风险。
（1）电子档案存储的安全性。由于存储设备具有高速读写速度，倘若被盗取，受侵害的程度将远大于传统媒质。另外，由于信息化手段采用统一字体、统一标识，丧失了手写汉字的特征性，不利于真假鉴别，受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在，通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险。由于企业保存的档案多是关键信息，安全问题不可忽视。
（2）电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件，一次的笔误或处理失误，其影响范围有限，而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件，一次处理的文件量极大，一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外，文件多处于开放状态，更新不及时，便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。
（3）电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上，信息的存储和读取都需要特定的设备，造成了信息对软硬件的依赖。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆当前电子技术发展迅速，计算机软硬件的更新换代速度快，如果兼容性不够好，也可能造成信息的丢失，从而直接缩短了电子档案的寿命。
2 电子档案在企业档案管理中应用优势
（1）企业档案接管由后到前。传统的企业纸质档案的接收管理工作，通常是存企业各项工作完成后，由相关工作部门整理、分类，完成对档案管理部门的档案移交。在文档的收集、整理过程中，不需要档案管理人员参与，他们更多的是对移送的档案资料进行检查和分类指导；而在电子环境中，电子文件、电子图纸会随时产生，要求企业档案工作者不能坐等档案的最后形成与归档，档案人员他们必须存产生电子文件的源头行使档案的监督与指导职能，积极参与文件的形成与保管过程，使用专门的档案信息接收管理平台，实施电子档案信息的收集与管理，控制并维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性。
（2）企业档案载体由慢到快。企业对计算机系统和网络实施全程管理后，将实现信息数据的适时交换和处理。在企业的各项管理活动中，由于电子文件快捷的办文进度和传递速度，将逐步取代纸质文件；电子图纸因其具有快捷、准确、方便等特点而被大量使用，通过计算机辅助设计可使图纸的设计、存储、查询和修改变得既快捷又方便，同时，电子档案管理会使各工作部门的工作效率大大提高。
（3）企业档案分类由繁到简。随着企业计算机管理系统的应用，原有传统档案（包括文书档案、产品档案、会计档案、基建档案、人事档案等）的分类方法将被企业信息集成系统中各个管理模块及流程设置所取代。计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。一份完整的档案信息储存在计算机网络多个子管理系统中，企业各部门可以依照各自工作目标随机设立和调整档案管理类目，各个企业的档案信息分类也会因地制宜，各有特色。
3电子档案管理的难点及对策
电子档案广泛应用已成为一种趋势，但就目前的实际情况看，还存在一些不足，主要有以下几点：
（1）规章制度不够健全。由于目前电子档案管理还没有得到普及，各级领导及有关人员对此项工作缺乏认识，因此在部分档案管理部门还没有形成健全的规章制度，导致在管理上出现问题，如电子档案的取得难、收集难、管理难，要解决这些问题，就要加大宣传档案管理电子化力度，建立建全规章制度，促使档案的相关部门把收集、保管和利用好电子档案当成一件大事来抓，以保证档案内容的齐全和完整。
（2）管理人员素质不齐。档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。要想解决这个问题，一方面要吸引优秀的科研人员从事管理队伍中，另一方面要加强对现有人员的培训，使这些人员不断提高管理水平和能力，使档案管理队伍成为具有高素质、高水平的队伍，为科技档案管电子化的推广实施创造条件。
（3）管理系统不够完善。目前还没有形成一套系统的、规范的、标准化的科技管理系统，档案信息系统和网络建设层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应电子文件信息资源共享的要求，要解决这个问题，就要编制、推广一套科学、规范的档案管理系统，充分发挥电子文件的在档案管理中的应用，为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
4结语
在档案管理电子档案技术实际应用的过程中，相关管理人员必须要重视网络信息技术的应用，保证可以制定完善的管理制度，根据企业电子档案管理需求，逐步优化电子档案管理体系。
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[4]鲁国华.浅谈电子档案管理在银行管理中的应用[J].人才资源开发，2016，10：184.
论文作者:宋婕
论文发表刊物:《基层建设》2018年第11期
论文发表时间:2018/6/5
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