摘要：本文分析了电力企业档案信息化管理的特点、现状以及有效的改进措施，希望能够对读者提供一些借鉴和参考。
关键词：档案信息化；特点；现状；措施
1.前言
随着信息技术的发展和进步，其在社会生产中广泛应用。在档案管理中的应用也大大提高了档案管理的水平。
2.企业档案信息化的特点
企业档案信息化建设不同于对企业档案简单的加工、保存，在未来一段时间内是企业档案工作的一项重要任务。同时作为衡量一个企业信息化发展程度的重要指标，自身具有一定鲜明的特点。
2.1企业档案原始性不变。我们不断追求的企业档案信息化是建立在企业档案的原始性上的。由于信息化的大势所趋，办公自动化的不断发展，企业档案信息多以电子文件的形式呈现出来，但是从根本而言企业电子文件上所体现的档案信息确实是文件正式形成的记录，与记录的形式没有任何关联，形式的变化不会给记录的内容带来变化，所以企业电子文件的原始性未发生改变，从而具有档案的历史凭证价值。而传统的档案学理论则认为保存的档案必须是原件，是原始内容和原始载体二者的结合。但是我们必须认清的是电子文件不同于传统载体的档案，它的存在形式是随着时代科技进步不断发生演变的，而在其中记录的档案内容是并未发生的，档案内容与档案载体的具体形式隔离开来。传统的档案原始性要求档案内容和档案载体二者缺一不可，不能发生任意改变。
2.2企业档案信息化覆盖全面。这主要表现在以下两个方面；一方面在企业档案信息化管理的工作中，在法律法规、行业标准有效的指导下，使用日益成熟发展的计算机、网络技术等，推动企业的档案信息化建设进程，涉及到企业的方方面面，包括前期、基建、生产、经营等等；另一方面不仅对于企业各项日常活动现在形成的档案信息进行信息化处理，同时对于企业留存的历史档案、纸质档案和实体档案也进行深层次的数字化处理，使其以电子文件或数字化形式保存，为进一步的信息化发展提供更多的可能。
2.3企业档案信息化注重时效性。企业档案信息化只在一定时间内发挥出特定的效用是其时效性的具体表现。不是无论时间的长短，企业档案信息化都具有特殊功效的。企业档案工作的最终目的，就是尽最大可能挖掘企业档案中的有效价值，促进企业的不断发展，企业档案的信息化建设必须注重时效性。无论是企业所处的外部环境要求企业能够迅速适应市场变化，还是企业对于内部不断发展的需求，都应该及时有效的利用企业档案信息资源进行快速的处理，避免影响企业中各个部门做出准确的决策。
2.4企业档案信息化具有特殊性。具体来说，企业档案信息化的特殊性主要表现为两方面：一方面，企业作为一个以盈利为目标的组织，为了达到其目标，应该最大可能的利用企业档案信息资源，促进企业档案信息资源有效共享和合理配置，提高企业的核心竞争力。但是为了保护企业的根本利益，企业档案信息化在建设过程中又必须做到保障企业档案信息的安全，特别是涉及到企业根本利益的商业机密和和独一无二的科学技术。所以就要求在推动企业档案信息化建设的同时，严格遵守相关保密法，划分出严格的企业档案利用权限，从而确保企业档案安全的万无一失；另一方面，现今企业档案信息化建设主要运用的是电子文件或者数字化形式呈现出的企业档案，但是往往计算机技术、网络技术一旦存在漏洞，就会给企业档案带来巨大的威胁，这就要求企业档案信息化建设应坚持文档一体化、电子文件与实体档案并存，并且切实保障企业网络安全。
3.档案信息化管理的现状
3.1企业档案信息化观念薄弱
通过实际调查不难发现，一些企业对于企业档案信息化建设的观念薄弱或者说理解存在一定的误差，并没有真正意识到企业档案信息化建设会对企业带来现实意义，往往只是应付了事，主要表现为以下三种情况。
第一种，企业认识到应该加强对于企业档案的管理，引入了档案信息管理系统，通过该档案信息管理系统掌握企业的档案，进行有效的管理。但现实情况是，一些企业简单的将档案信息管理系统和档案信息化建设合二为一，认为投入使用档案信息管理系统就完成了一系列档案信息化建设，很明显这是一种错误观念。在一定程度上来说，引入的档案信息管理系统是在促进企业档案信息化建设，但严谨考量档案信息管理系统只是一种辅助工具，不能宽泛的代表企业档案信息化建设。
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第二种，企业或基于经营规模大小、节约成本或基于安全考量等因素，虽然对于电子文件进行一定的管理，但认为无需过多关注企业档案信息化建设，更加依赖于纸质档案的保存、管理及利用。
第三种，企业虽然进行档案管理，但从未有过档案信息化建设的想法，当然在这信息化发展的今天只是少数，但却不能不承认仍然有这种企业抱有这种传统、老旧的观念。
3.2企业档案信息化建设发展不平衡
企业档案信息化建设发展不平衡主要集中在横向上的比较，具体来说主要是企业的类型、规模、综合实力等等因素影响着不同企业的档案信息化建设程度。综合实力强、经营规模大的大型企业对于企业的档案信息化建设的投入资金多，配套的计算机、网络设施跟得上，拥有专业培训知识的人才，能够将本企业原有的纸质档案进行相应的数字化处理，建立起属于本企业的档案利用网站和档案数据库。这也是这些大型企业从自身的根本利益出发，认识到只有加强企业档案信息化建设才能更好的提高市场竞争力，创造出更多的社会效益和经济效益。
与此同时，一些综合实力薄弱、经营规模小的小型企业对于本企业的档案信息化建设投入大大降低，甚至于一些企业自身经营发展都困难，更不用说企业中设立的档案室，通常没有专职人员从事档案管理工作，企业档案信息化建设更是无从谈起。
4.提高企业档案信息化管理的有效措施
4.1正确树立企业档案信息化观念
意识指导实践活动，这是亘古不变的道理，所以只有正确树立企业档案信息化观念才能更好推动企业档案信息化实践活动。笔者认为正确树立企业档案信息化观念可从以下几个方面入手：
充分认识到企业档案信息化建设的重要性。企业档案作为历史见证者，目睹了企业完整的历史进程，对于企业的现在与未来都占据着重要的地位。决策时需要企业档案考据过去谋划未来，生产时需要企业档案提高产品的竞争力，经营时需要企业档案出谋划策展示特色，在企业正常运转的每一个环节都与企业档案分离不开。推动企业档案信息化建设能够帮助广大用户方便快捷查询档案，提高企业档案的工作效率，对企业的发展百利而无一害。所以必须深刻认识企业档案信息化建设对企业发展的重要功效。
4.2加强企业档案信息化建设统筹管理
企业发展的情况层次不齐，各个企业的档案收集、保管、利用情况也良莠不齐，更不用说企业的档案信息化建设发展情况的不同了。但是每个企业的档案都作为国家档案有机组成的一部分，大到阻碍了国家档案、国家档案信息化的正常进程，小到影响了企业在瞬息万变的市场中的核心竞争力，所以必须有序加强企业档案信息化建设统筹管理。扶持企业档案信息化建设滞后的企业。国家有关部口或者行业内部档案会等机构可以对档案信息化建设落后的企业进行有目的、有针对性的扶持。无论是人力、物力还是财力方面都可以针对每个不同的企业短板部分给予一定的帮助，并在规定期限内进行阶段性考核，对这一时期的企业档案信息化建设成果验收，验收合格的同意继续给予扶持，验收不合格停止扶持，并进行有效整改，督促档案信息化建设滞后的企业追赶上企业档案信息化建设前进的步伐。
4.3改善企业档案信息化基础条件
企业档案信息化建设涉及到档案工作的各个环节，需要相辅相成的硬、软件基础条件支撑。这些硬件、软件是企业档案信息化的奠基之石，必须切实保证其牢固才能推动企业档案信息化的发展。所必须投入应有的财力，配置相应的软硬件设施。在硬件方面，不同企业根据自身的实际需要和功能要求，一般配置相应的计算机、扫描仪、服务器、打印机、路由器、大型高速交换机等办公自动化、网络搭建所需的基本硬件。
5.结束语
综上所述，企业档案信息化管理是必然的趋势，企业要高度重视档案信息化的管理工作，提高档案的管理水平。
参考文献：
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[3]杨丽辉.科学定位—档案信息化建设的关键[J].办公自动化,2017(02):16
论文作者:武冬梅
论文发表刊物:《电力设备》2018年第8期
论文发表时间:2018/7/2
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