档案行政执法及其监督检查，本文主要内容关键词为：监督检查论文,行政执法论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案行政执法，是指档案行政机关及其行政执法人员依法对一定范围内公民、法人和其他组织实施行政管理的行为。
档案行政执法的概念，涉及到档案行政执法的主体、依据的法律、实施执法的范围和具体实施管理的行为等内容。明确概念的内涵是开展档案行政执法工作的首要条件。
行政执法监督检查，是指档案行政执法机关依法对一定范围内的行政执法机关和档案行政执法人员的行政执法活动实施监督检查的行为。档案行政执法监督检查是档案行政执法的重要内容。明确两者之间的联系和区别，对于正确开展档案行政执法和档案行政执法监督检查工作具有十分重要的意义。
一、档案行政执法的机构与人员
（一）档案行政执法机构。
1.档案行政执法机构的设置。
具有档案行政执法主体资格的县级以上人民政府档案行政管理部门，应按照有关规定设立专门的档案行政执法机构，负责组织实施、协调各自管辖范围内的档案行政执法活动。设立专门的执法工作机构，是开展档案行政执法的组织保障，也是顺利开展档案行政执法的必要条件。暂时不能设立专门工作机构的，应该指定一个内部管理机构负责，并且配备符合条件的档案行政执法人员。
2.档案行政执法机构的职责。
档案行政执法机构的主要职责是：
（1）宣传贯彻《档案法》、《档案法实施办法》和其他档案法规、规章；
（2）承担档案法规、行政规章和规范性文件的调研、起草工作；
（3）监督检查档案法规的实施情况；
（4）调查处理管辖范围内的违反《档案法》案件；对轻微违法行为进行批评教育或发出档案执法监督检查通知书；对构成犯罪的，按法定程序移交司法机关追究刑事责任；
（5）承担上级档案行政管理部门统一组织的案件查处和其他档案行政执法任务；
（6）开展对下级档案行政管理部门及其执法人员的档案行政执法监督检查工作；
（7）承担本机关档案行政诉讼和行政复议等档案法律事务；
（8）组织总结、交流本行政区域内档案行政执法活动的经验；
（9）组织开展档案行政执法人员专业培训；
（10）对同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的人员或者集体，提出表扬和奖励的建议。
（二）档案行政执法人员。
1.档案行政执法人员的含义。
档案行政执法人员，是指档案行政管理部门中经资格认定后有权依法对一定范围内的公民、法人和其他组织实施档案行政管理行为的人员。包括档案行政执法员和档案行政执法监督检查员。
档案行政执法人员代表其工作单位行使档案行政执法权，所属工作单位对其执法行为承担法律后果，执法过程中如有违法行为，本人也应承担相应的个人责任。
2.档案行政执法人员的任职条件。
档案行政执法人员代表其工作单位依法行使档案行政执法权，其个人的素质和工作水平直接影响和决定着该单位档案行政执法工作水平。档案行政执法人员的聘任和认定是一项十分严肃的工作。按照有关规定，档案行政执法人员必须是档案行政管理部门依照职责分工，直接承担行政执法任务的在编人员，而且必须掌握有关法律、法规、规章和本部门的业务知识，忠于职守，秉公执法，并经过培训考试取得合格证书。根据国家档案局的有关规定，档案行政执法人员还要具备下列条件之一：
（1）高等院校法律专业毕业，在本单位工作一年以上的；
（2）具有馆员以上专业职称，熟悉档案法律、法规的；
（3）熟悉档案工作业务，经过法律知识培训，确已掌握与档案有关法律知识的。
根据湖北省的有关规定，专业培训是指地、市、州以上行政执法部门组织的本系统专业法律知识培训和地、市、州以上政府法制机构或相应机关组织的综合执法业务培训，并经考试合格。
3.档案行政执法人员的管理。
档案行政执法是各级人民政府行政执法工作的重要组成部分，档案行政执法人员依法开展工作，实行持证上岗和持证执行公务制度，对于促进行政执法监督检查工作的经常化、规范化、制度化，加强廉政建设，密切党和人民群众的联系，维护政府的形象和威信，有着重要的意义。
档案行政执法员获得行政执法证件，表示持证人依法对一定范围内的公民、法人和其他组织实施行政管理的资格证明。档案行政执法证件按照国家档案局规定，由省级档案局统一颁发。中央和省级档案行政管理部门可以在下级档案行政管理部门在编人员中聘任档案行政执法员。
档案行政执法监督检查员获得行政执法监督检查证件，表示持证人依法对一定范围内的行政执法机关和行政执法人员的行政执法活动实施监督检查的资格证明。行政执法监督检查证件由省政府统一制发，套印省人民政府印章，加盖省人民政府行政执法监督证件专用章。
档案行政执法人员的证件管理工作按照国家档案局的有关规定和省政府鄂政发（1996）12号文件的有关规定办理。
二、档案行政执法的形式和程序
（一）档案行政执法的形式。
档案行政管理部门依据《档案法》、《档案法实施办法》和其他档案法规、规章的规定，对所辖范围内实施档案行政执法工作，监督检查档案法规的贯彻实施情况。档案行政执法一般情况下应与档案业务工作密切结合，其工作内容和重点应视档案法规实施和档案业务工作发展情况而定。档案行政执法的主要形式有：
1.对规章、规范性文件的备案审查。各级档案行政管理部门应对所辖范围内有关档案工作的各种规章、规范性文件进行审查，及时发现、纠正或撤销违反档案法律、法规或其他法律、法规的各种行为和规定。审查范围包括下级人民政府及其档案行政管理部门制定的档案工作规章、规范性文件，同级专业主管机关制定的档案工作规章、规范性文件。根据宪法规定的立法体制，国务院有权制定行政法规，国务院各部委（包括国务院直属机构）有权制定行政规章，省、自治区、直辖市人民政府，省、自治区人民政府所在地的市，以及国务院批准的较大市的人民政府有权制定地方性行政规章。
2.建立档案行政执法情况报告制度。各级档案行政管理部门通过建立所辖地区和专业系统的档案法律、法规实施情况的报告制度，了解和掌握档案行政执法情况。报告按时间分为定期和不定期两种，按内容分为专题和综合两种。
3.开展各种形式的档案执法检查。对档案法规实施贯彻情况的检查，除一般应与档案业务指导工作相结合进行外，还应开展其它各种形式的行政执法检查，及时发现、纠正各类违法行为，查处各类违法案件。
4.受理群众举报、申诉。各级档案行政管理部门应向社会公开本机关受理群众举报、申诉的办公机构和联系地址、电话等情况。此处所指群众还包括档案工作人员和其他组织。
5.法律、法规规定的其它形式。
（二）档案违法案件的查处。
及时发现和查处各类档案违法案件，是档案行政执法的重要内容，也是各级档案行政管理部门的法定职责。查处各类档案违法案件除依据《档案法》及其他档案法规、规章外，还必须依据《行政处罚法》等有关法律、法规、规章，遵循有法必依、执法必严、违法必究的原则。
1.档案违法案件的管辖。
根据《档案法》和国家档案局的规定，违反《档案法》案件，按下列分工查处：
（1）各机关、社会团体、企事业单位和其他组织的违反《档案法》案件，由同级或上级档案行政管理部门查处，必要时会同其上级主管机关查处，但其上级主管机关不得单独作出处理决定；
（2）公民违反《档案法》案件，由发生违法行为所在地的档案行政管理部门查处；
（3）各级档案馆违反《档案法》案件，由同级档案行政管理部门或上一级档案行政管理部门查处；
（4）各级档案行政管理部门违反《档案法》案件，由上一级档案行政管理部门或上级主管机关查处。
作出行政处罚决定的案件由违法行为发生地的县级以上档案行政管理部门管辖。对管辖发生争议的，报请共同的上一级行政机关指定管辖。
2.查处档案违法案件的程序。
查处违反《档案法》案件，一般应经历调查、处理、上报备案三个程序。对于作出行政处罚决定的案件，还必须遵循《行政处罚法》所规定的程序。行政处罚程序即行政处罚的方式、方法、步骤的总称，包括行政处罚决定程序和行政处罚执行程序。
（1）行政处罚决定程序。
行政处罚决定程序分为简易程序、一般程序和听证程序三种。
简易程序是指享有行政处罚权的机关对符合法定条件的行政处罚事项，当场进行处罚的行政处罚程序。适用简易程序的条件是“违法事实确凿并有法定依据，对公民处以五十元以下、对法人或者其他组织处以一千元以下罚款或者警告的行政处罚的，可以当场作出行政处罚决定。”
一般程序是指除法律特别规定应当适用简易程序和听证程序的以外，行政处罚通常所应适用的程序。一般程序适用范围最广，且较为严格和复杂，其内容有立案、调查、处理决定、制发行政处罚决定书、说明理由并告知权利、陈述和申辩、送达、申诉。
听证程序是指行政执法机关为了查明案件事实、公正合理地实施行政处罚，在制作行政处罚决定的过程中通过公开举行由有关各方利害关系人参加的听证会广泛听取意见的活动的方式、方法和程序。听证程序的适用条件是“行政机关作出责令停产停业、吊销许可证和执照、较大数额罚款等行政处罚决定之前，应当告知当事人有要求举行听证的权利；当事人要求听证的，行政机关应当组织听证。”
（2）行政处罚执行程序。
行政处罚的执行程序是指有关国家机关保证行政处罚决定的当事人所确定的义务得以履行的程序。《行政处罚法》规定了复议或起诉不停止处罚决定执行的原则。行政处罚执行程序包括下列内容：
罚款决定与收缴分离。《行政处罚法》第46条明确规定：“作出罚款决定的行政机关应当与收缴罚款的机构分离”。
当场收缴。《行政处罚法》严格限制了当场收缴制度的适用范围，主要限于两种情况：一是依法给予二十元以下罚款的；二是边远、水上、交通不便地区，当事人以后难以执行的。
强制执行。强制执行是指享有行政强制执行权的国家机关以强制手段迫使拒绝履行行政处罚所确定的义务的当事人履行义务的行为。按照《行政处罚法》的规定，强制执行的措施有以下几种：
其一，到期不缴纳罚款的，每日按罚款数额的百分之三加处罚款。这种措施属于行政强制执行中的间接强制执行措施，其目的在于迫使当事人迅速及时履行处罚决定。
其二，根据法律规定，将查封、扣押的财物拍卖或者将冻结的存款划拨抵缴罚款。
3.违反档案法规的法律后果。
违反档案法规，当事人必须承担相应的法律责任。按照《档案法》的规定，违反《档案法》应该有三种法律后果：
（1）行政处分。行政处分是行政人员违法失职所应承担的行政法律责任。它是有关国家行政机关对具有违法失职情节的行政人员依法所给予的一种惩罚。行政处分的种类包括警告、记过、记大过、降级、降职、撤职、开除留用察看及开除八种。违反《档案法》第二十四条所列八种行为的直接负责的主管人员或者其他直接责任人员，县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门有权依法给予行政处分。
（2）行政处罚。按照《档案法》的规定，县级以上人民政府档案行政管理部门和海关有行政处罚权。违反《档案法》所应受到的行政处罚，主要有警告、罚款、没收违法所得、没收非法财物、责令赔偿损失等种类。
（3）追究刑事责任。违反《档案法》的行为，同时构成犯罪的，除给予必要的行政处分或行政处罚外，档案行政管理部门或海关应按法定程序移交司法机关、依法追究刑事责任。
（三）档案行政执法文书。
档案行政执法文书，是指档案行政执法过程中对具有违反档案法规和其他法规的情节和行为作出处理决定的书面文件。档案行政执法文书有以下5种。
档案法执法监督检查通知书。该通知书由档案行政管理部门根据国家档案局4号令第十条规定的条件制发，应写明被监督检查单位或个人所违反的具体档案法规条款和违反事实以及改进要求。其式样由国家档案局统一规定。
违法行为处理通知书。该通知书由档案行政管理部门对违反《档案法》案件调查清楚后，确认违法事实清楚、证据确凿、情节较重但尚未构成犯罪的，依法提出处理意见。由于《档案法》的修改和《行政处罚法》的颁布施行，该通知书的内容和形式应有所修改。
行政处罚决定书。该决定书由作出行政处罚决定的档案行政管理部门或海关制发。其格式有两种，其内容在《行政处罚法》第三十四条和第三十九条有明确的规定。
行政执法监督检查处理决定通知书。该通知书是各级档案行政管理部门在行政执法监督检查中对发现的问题作出处理决定时所使用，由湖北省人民政府统一规定制发。
行政执法监督检查建议书。该建议书是各级档案行政管理部门在行政执法监督检查中对发现的问题提请有关机关处理时所使用，也由省政府统一规定制发。
三、档案行政执法监督检查
如前所述，档案行政执法监督检查是指档案行政管理部门依法对一定范围内的行政执法机关和行政执法人员的档案行政执法活动实施监督检查的行为。这里所指的一定范围的行政执法机关包括行使档案行政执法权的下级档案行政管理部门、制定档案行政规章或规范性文件的下级人民政府、制定档案工作规范性文件的同级或下级专业主管部门。由于档案行政执法的主体是县级以上档案行政部门，因此，我们可以把档案行政执法监督检查看成是档案部门内部的一种控制和监督。基于档案行政执法权是行政权的一个组成部分，按照我国现行行政管理体制，档案行政执法工作受上级业务主管机关和本级人民政府的监督检查。
（一）档案行政执法监督检查的内容和方式。
档案行政执法监督检查，包括对被监督检查机关的抽象行政行为和具体行政行为的监督检查。其内容是：
1.制定和发布的规范性文件的合法性及存在的问题；
2.法律、法规、规章和其他规范性文件的实施情况；
3.档案行政执法主体的合法性；
4.具体行政行为的合法性和适当性；
5.档案行政执法的协调与监督；
6.其他需要监督检查的事项。
按照湖北省政府的有关规定，档案行政执法监督检查应通过下列方式进行：
1.制定和发布的规范性文件备案、审查、清理；
2.法律、法规、规章实施情况检查及报告；
3.重大行政处罚决定备案；
4.重大档案违法案件督办；
5.档案行政执法情况统计；
6.档案行政管理部门在其职权范围内依法采取的其他方式。
（二）抽象行政行为的监督检查。
行政行为一般是指具备行政主体资格的国家行政机关或组织行使国家行政权力所实施的对外部产生行政法上法律效果的行为。行政行为可分为抽象行政行为和具体行政行为两种。
抽象行政行为指行政机关针对未来发生的不特定事项制定普遍性行为规则的行政行为。因此，又可称作“制定行政规范的行为”。按照《行政诉讼法》的规定，行政诉讼只指具体行政行为，而抽象行政行为则不可诉讼。
加快档案立法步伐，尽快制定地方性档案法规、档案规章和其他档案工作规范性文件，完善档案法规体系，是当前档案法制建设的重大任务。但是，开展对档案工作规范性文件的备案、审查、清理工作，是档案行政执法监督检查工作的重要内容，同样是档案法制建设的一项重大任务。各级档案行政管理部门应按照国务院、国家档案局、省人民政府的有关规定，做好档案工作规范性文件的备案、审查、清理工作，保证档案法规的正确实施，督促和保障档案行政管理部门依法行使职权，保护公民、法人和其他组织的合法权益，维护社会主义法制的统一和尊严。
档案行政管理部门通过对规范性文件的备案、审查、清理，对与档案法律、法规、规章相抵触的，视具体情况通知改正、责令自行废止或予以撤销。
（三）具体行政行为的监督检查。
具体行政行为是指行政机关针对已经发生的特定事项作出具体决定，采取具体措施的行为，如行政处罚、行政许可等行为。查处档案违法案件的行为，属于具体行政行为。加强对具体行政行为的监督检查，是档案行政执法监督检查的主要内容，其重点是：
1.作出具体行政行为的机关或组织是否具备行政执法主体资格；
2.适用实体法律、法规、规章是否正确；
3.是否履行法定职责；
4.是否超越法定的职责和权限；
5.事实是否清楚，证据是否充足；
6.是否遵守行政执法程序。
县级以上档案行政管理部门在开展档案行政执法监督检查中，对下列具体行政行为不合法或明显不当的，应依据法律、法规规定的权限和程序处理：
1.不具备行政执法主体资格或授权、委托不当的；
2.违反法定程序，影响当事人的合法权益的；
3.主要事实不清，证据不足或适用法律、法规、规章错误的；
4.不履行或拖延履行法定职责的。
档案行政执法监督检查员在检查中，发现情况紧急、危害严重的违法行为，应当立即制止纠正，再提请有权机关依法处理。
各级档案行政管理部门及档案行政执法监督检查员在监督检查中对发现的问题应作出及时处理或提出处理建议，使用由省人民政府统一规定制发的“行政执法监督检查处理决定通知书”或“行政执法监督检查建议书。”