四谈文书档案立卷整理改革，本文主要内容关键词为：文书论文,档案论文,立卷论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
管理图书与管理档案有些近似，所以人们常常将这两项工作视作同类工作，有时就统称“资料管理”、“资料工作”，现在又有了更富现代色彩的新名词——信息资源管理。但是，在具体做这两项工作时，不同之处还是很多的。比如，图书馆收藏的图书往往就是一个比较完整的知识单元，图书在出版发行时都是成本、成册的，每本（册）图书又多有较好的装帧，因此在保管和借阅时即可以一本、一册图书为单位独立进行。而档案就不同了，档案来之于文件，文件的产生、形成极其分散和复杂，每份文件包含的信息往往不系统、不完整，需要多份文件联系起来才能理解，才能反映完整的意思。每份文件往往又只有几页纸、一两页纸，甚至一小片纸，使用和保存起来极易损坏，甚至丢失，因而从文件形成开始就需要把文件存放在卷宗里。至于卷宗的式样可以有各种形状（如卷夹、卷皮、口袋、盒子、卷筒、捆包等等），以纸质文件的种类和特点而定。也有一些文件是由一两百页甚至数百页纸构成，并在产生、制作时即已成本、成册装订好了，就可以作案卷看待，这是少数情况。因此，也可以这样说，档案馆（室）里的一个案卷相当于图书馆（室）里的一本（册）图书。但是，图书馆（室）里的图书是由出版社和印刷厂专门制作好的，而档案馆（室）的案卷要由文件管理人员和档案工作人员自己制作（立卷整理），工作量大而庞杂。这就是管理档案比管理图书有较多困难之处吧！
由于在管理纸质档案时将零散的文件整理成案卷的重要性，我国档案工作者十分重视这项工作，过去档案行政管理机构去基层单位进行业务指导往往也在这个方面下工夫。因此，国家档案局1987年颁布的《机关档案工作业务建设规范》（以下简称《规范》）对案卷整理是有严格要求的，也是全国统一的。但是，对于多数档案工作者，特别是涉足档案工作不深的人来说，对文件整理、立卷工作感到困难重重，也是让基层档案业务指导人员颇感头痛的问题，随着国家各方面改革的深入，再加之新型文件的出现，近二十年来要求改革文件整理方法的呼声很高。
在一片改革的呼声中，出现了取消立卷、废除案卷的主张。为了配合这一改革意见，有人出国访问回来说外国的档案是不立卷的。据我了解，实际情况并不是这样的。上世纪90年代，我多次在美国和日本的档案馆里见到的档案多数是按案卷保存的，而且早在1951年我在中共上海市委秘书处档案资料科工作时就已使用美国制造的卷夹和卷柜来保存档案了。1964年《美国档案工作者》杂志刊载的曾任美国档案工作者协会主席的奥利弗·霍姆斯的《档案的整理》一文讲到五种不同级别（库房级、文件组合与分组合级、系列级、案卷级、文件级）的整理，在文件级整理中要求“在每个案卷中检查和整理它所包含的单个文件、附件、附录和单页文件的每一张，根据各文件间的联系按常例排列存放”。从1984年由国际档案理事会聘请有关国家的专家组成的工作组编纂的《英法荷德意俄西档案术语词典》来看，许多国家都有“案卷”或类似词句。如对英语file（案卷）的解释为“为当前利用或档案整理，将文件组合在一起而构成的一个有机单位（如卷夹、卷宗等）”[1]。另外，从与外国档案界朋友交换来的业务资料和照片看，用卷夹存放档案是极普遍的现象，这在许多外国电影、电视剧中也能见到。具体的立卷方法和案卷的式样当然与我国是不同的，就是在一个国家内也往往没有统一的规则。因此，也可以这样说，纸质档案采用案卷方法整理和保存，不是我国特有的。但是，许多国家对案卷的整理（包括立卷）要求是不高的。如1990年由美国档案工作者协会作为培训教材出版的《档案和手稿的整理与编目》（弗雷德里克·米勒著）一书在讲如何整理案卷时指出：“在实践中，档案馆和多数手稿保管库的馆藏数量极大，以致很少考虑文件层次的整理。”1997年，我与曾任联合国档案馆馆长的阿尔夫·厄兰森（瑞典籍）先生和曾任国际货币基金组织档案馆馆长的格特鲁特·朗（美国籍）女士讨论过这个问题，他们也认为只能整理到案卷，整理到每一份文件太困难了；就是著录一般也只到案卷为止，个别的、少量的著录到单份文件。
又有人说，文件立卷是向苏联学来的（言外之意是舶来品，应该废除）。这也不完全确切。在我国，文件组成案卷保存是有相当历史的，据《中国文书工作史纲要》讲，元大德元年（1297年）就规定了文件立卷制度[2]，《元典章·吏部八》中已有“生事另立卷宗”之句。立卷之法究竟是从外国学来还是自己发明，我未曾考证过。20世纪50年代初是向苏联学过，但只是在我国已有数百年立卷历史的基础上（20世纪30至40年代出版的文书处理和档案管理著作均有详细论述），吸收了部分具体立卷方法和名词、术语（如“问题”、“特征”之类），同时我国又加以总结、发展，特别是在全国范围内规范化了（见《规范》），与苏联并不完全相同。例如，我国《规范》规定“永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录”，而苏联就没有这种硬性规定。1952年，苏联国家法律书籍出版局出版的《苏联机关的文书工作》（阿·德·弗罗洛夫著）在“现行案卷向档案室的移交制度”中只有“卷内文件的编号”、“编写一张备考表”和“编制（案卷）移交目录”三项要求[3]；1952年，我在中国人民大学当学生时听苏联专家谢列兹聂夫老师讲课，他也只提出“对于特别重要和贵重文件的案卷，应编制卷内文件目录”[4]。
关于文书档案立卷整理改革问题，我在2000年参与编写《现代档案工作实务》一书时曾有一个设想，即“区别对待，讲究效益，统筹兼顾”十二个字。具体来说有以下三点：首先，“文件形成单位的性质、职能、规模、条件和活动方式是各种各样的，形成的文件也是各种各样的；同时，整理文件的方法和技术也有多种多样，而且各种方法、技术各有其优缺点。因此，各种类型的文件形成单位和各种门类的文件应采用适合其具体情况的方法、技术，不必强求一律。”其次，“在社会主义市场经济条件下，只讲投入、不讲效益（包括社会效益和经济效益）是行不通的。文件整理工作也是如此，采用什么新方法、新技术，也要讲究效益。收益一定要大于投入；如果投入大收益小，也是不能持久的。”第三，“文件整理不仅仅是立卷问题，还涉及分类、划分保管期限、装具、编目、归档制度、向档案馆移交制度等诸多问题，应统筹兼顾，综合考虑。”[5]
经过几年的立卷整理改革讨论，最后取得了改革主导地位的就是国家档案局2000年发布的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）。《规则》要求在“文书档案”中以“件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒”。其核心是在“文书档案”整理中取消立卷、废除案卷之法。《规则》近几年来虽已在全国范围内得到了执行、推广，但仍有不少意见。最近在《兰台世界》2007年2月上半月号上见到柴艳萍撰文提出“案卷在文书档案中应有一席之地”的意见，我认为这是从实际出发的，是正确的。在我看来，案卷不仅应在文书档案中有一席之地，在所有纸质档案中均应有一席之地。
照我的想法，不应该一律取消立卷、废除案卷之法，重点应该放在简化立卷质量要求上面，不搞一律化，不搞一刀切。因为从中央机关到基层组织差别太大了，它们形成文件的数量、种类有极大的不同，再加上多数文件并不需要移交档案馆保存，档案整理的具体细节实行全国标准化的意义不大，也不容易达标。从实际情况来说，如果按《规则》整理文件，事实上并没有真正取消案卷。早在2000年我在《读〈案卷标准化有利有弊〉所想到的三个问题》一文中就已指出：“这不失为一种办法”，“实际上也是一种立卷，只是比较简单而已”。[6] 为什么这样说呢？
1.《规则》规定的整理原则：“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。”这与立卷原则是一致的。如前面提到的《规范》规定：“案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。”两者不仅内容相同，连文字表述都是一样的。
2.对归档文件的整理单位规定：“文件正本与定稿为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册（本）为一件，来文与复文可为一件。”这个规定完全符合立卷最起码的要求。
3.《规则》规定“将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。”这个“档案盒”不就是一个卷宗、卷夹吗！从对档案盒的各项要求看，与过去对案卷的整理要求差别不大，除了档案盒没有标题（题名）之外几乎完全一样。虽然没有标题，但有独立的号码（“盒号”），仍是相当于案卷的一个保管单位。虽然不按几个特征结合立卷，但是《规则》规定“采用年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等方法进行分类”，时间特征肯定是有的（类似清代的“月折包”[7]），问题特征也会有的。这个档案盒是在一个具体的办公室形成，其文件一般又都会反映出职责分工或专业特点，因而从长时间和大范围来看每个档案盒内的文件必然也有一定联系性。这一点，从历史档案来观察是比较明显的。根据中华人民共和国行业标准《档案工作基本术语》称案卷是“由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位”，那么“档案盒”不也是这样一种档案保管单位吗？再从外形看，《规则》规定档案盒盒脊厚度“为20mm、30mm、 40mm等”多种，而原《文书档案案卷格式》（行业标准）规定硬卷皮卷脊可“设10、15、20mm三种厚度”，《科学技术档案案卷构成的一般要求》（国家标准）规定案卷脊背的厚度“为10mm、20mm、 30mm、40mm、50mm、60mm六种”，《全宗卷规范》（行业标准）规定卷盒厚度为“30mm、40mm”，它们之间无甚差别。因此，也可以这样说，回避纸质档案不按案卷保存几乎是不可能的。你可以不称为案卷而称它为档案盒，但其实质是一样的。
据说：“案卷的存在不利于卷内文件和卷际文件之间的调整”，“案卷的取消有利于档案的利用”（指外借、复印及扫描），“案卷题名不能完全反映卷内文件内容”，“案卷的取消有利于减少工作量”，等等。如果我们改革了立卷方法，降低了对案卷的整理要求，像《规则》规定的档案盒（我说它就是一种变相的案卷）那样，上述问题也就不存在了。至于说到“有利于减少工作量”问题，据一些文章说，照《规则》整理文件实际工作量还是不小的，“装订工作更繁琐”，“编号更麻烦”[8]。因此，真正能减少工作量的办法，不是取消案卷，而是以案卷为基本保管单位，同时在多数单位、对多数档案降低整理要求，如不装订、不编卷内文件目录、不编号、不写备考表、案卷标题只标明主题等等，总之视单位和文件的具体情况而定。我在《读〈文件档案管理中心的工作范围〉有感——兼谈文书档案整理的改革》[9] 一文中提出了较为具体的办法和意见，这里不再赘述。最近见到黑龙江中医药大学王薇等在《加强部门立卷是高校档案工作的重要保障》一文中总结他们的做法：“工作中养成‘一事一放’、‘分类存放’、‘及时补救’的良好习惯……谁分管的工作谁负责组织材料立卷……”[10] 我觉得他们的这种做法是很好的，估计他们对立卷不会有太多困难。
有人提出：“案卷有文件‘组合体’和‘保管单位’的双重属性，但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个案卷，一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，应取消案卷的‘保管单位’属性。”这里涉及非纸质档案的整理和保存问题，如音像档案、电子文件、数字化档案就难以将案卷作为保管单位，这是肯定的。但是，有了新型载体档案，纸质档案还是会长期存在的。在纸质档案中取消了案卷的“保管单位”属性，那么应该以什么作为它的基本“保管单位”呢？建言者并未说明。碰巧，有人提出了以“文件（单份）成为档案的基本保管单位”的意见。以单份文件作为档案的保管单位，在个别情况下（如特别珍贵的档案）是可以这样做的；还有已装订好的单份文件往往也可以作为相当于案卷的一个保管单位，如我见到的国际货币基金组织档案馆保存的几十册历年国际货币基金组织年度工作报告就是一份文件（有数百页，并已装订好）作为一个保管单位的。对于多数纸质档案来说，单份文件难以成为档案的基本保管单位。《规则》也没有明说，只规定了以“件为单位装订、分类、排列、编号、编目、装盒”，并未明确规定何者为档案的基本保管单位。但从《规则》有关档案盒和备考表等规定看，好像档案盒就是档案的基本保管单位了。由此可见，《规则》也没有将单份文件作为档案的基本保管单位看待。遗憾的是该作者否定了案卷作为档案的基本保管单位之后，并未提出可行的办法，只是一味强调“‘文件’取代‘案卷’成为档案的基本保管单位……符合档案管理的发展趋势”。不说纸质档案，就是新型载体档案恐怕也很难以单份文件成为档案的基本保管单位吧！我实在想象不出单份文件成为档案的基本保管单位将是什么样子的。