源于两种不同认识基础的理论——文件生命周期理论与文件连续体理论比较研究之一，本文主要内容关键词为：理论论文,文件论文,两种论文,生命周期论文,基础论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
引言
随着电子文件管理研究的加深，文件连续体理论越来越受到档案界的重视。作为一种日趋成熟的文件管理思想而言，它的出现必然影响到了文件生命周期理论。对于这两种文件管理理论的关系，国内外学者论点不一，存在着很大的争议。因而，比较研究两种理论，对于我们在电子文件管理时代探究档案学发展的趋势，具有重要的意义。
文件生命周期理论和文件连续体理论的实践基础，存在着很大的差异。文件生命周期理论的实践基础是20世纪40年代以来的文件管理，而文件连续体理论的基础则是20世纪90年代以来电子文件管理实践。对于这两种实践呈现出来的经验、数据与事实，我们不需要论证就可以看出它们的差别性来。因而，两种理论在认识论上的差异，是本文我们需要重点探讨的问题。
一、文件生命周期理论的认识基础
很长一段时间内，档案界并没有对文件生命周期理论的认识基础予以重视，西方档案学家也没有相关阐述；而澳大利亚学者在构建文件连续体理论时，则明确了它的认识论基础。因而，在两者比较研究中，我们就需要联系文件生命周期理论产生的实践情形与理论构建之初的相关观点，作一分析。我们发现，实用主义哲学思想和谢伦伯格的文件管理思想对文件生命周期理论有着相当大的影响。
（一）实用主义哲学思想的影响
“实用主义是惟一在美国土生土长的哲学流派”（注：刘建飞：《美国政治文化的基本要素及其对国民行为的影响》，《中共中央党校学报》，2003年第5期。），在20世纪前40年，它在美国盛极一时，对美国社会乃至美国人的性格、精神和思维方式的形成，都产生了巨大影响。由于文件生命周期的概念及文件中心均起源于美国这一时期，因而，很有必要考察美国的实用主义哲学思潮对它们的影响。
实用主义哲学中，“实用”指的是“事物、概念的意义在于它引起的行动以及产生的效果”（注：刘芳：《实用主义哲学中“实用”的内涵及其对旧中国教育的影响》，《教育评论》，1998年第2期。），即将观念或理论用以改造世界，或指经验对社会的实际价值。实用主义哲学大师威廉·詹姆斯认为“实用主义的方法，不是什么特别的结果，只不过是一种确定方向的态度。这个态度不是去看最先的事物、原则、‘范畴’和假定是必需的东西；而是去看最后事物、收获、效果和事实。”（注：威廉·詹姆斯：《实用主义》，陈羽纶、孙瑞禾译，商务印书馆1979年版。）因此，实用主义提倡“实用”，重视实践、重视效用、重视改造的开放态度成为其最重要的内容。
实用主义哲学思想的这种影响，在20世纪40年代以来的文件管理中十分明显地表现出来了。文件管理、推广建立文件中心，其目的就是处置、精简文件。当时美国国家档案文件局在这一思想的指导下，销毁了数百万立方米的联邦文件，因此，文件管理强调对于文件的处置，销毁没有价值的文件，体现了美国“强调专家政治和效率利益的新政下的经济统治”。（注：T·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际档案大会文件报告集》，黄霄羽译，158页，北京，中国档案出版社，1997年。）作为文件管理的主体——文件中心，其最大的特点就在于库房造价低、保管费用低，并通过这“两低”获得效率，既能改善了办公环境，同时又能为档案馆解决文件的“雪崩”问题。文件生命周期的概念及档案运动的三阶段理论，则是为了解释文件中心的管理行为为初始目的的。因而，从文件生命周期理论的发端上，可以看到注重实用的思想基础。
“科学归根结底是为人类服务的一种方式”（注：洪伟：《当代西方科学哲学中的实用主义及其后果》，《科学技术与辩证法》，1997年第14卷第4期。），实用主义哲学思想落地生根、作用于实践时，其必然也会对相应的理论产生影响。从而我们不难理解，基于文件中心产生的文件生命周期理论，为什么会有深刻的实用主义哲学思想烙印。
（二）谢伦伯格文件管理思想的影响
对于文件管理的研究，美国有两大先驱档案学者值得推崇：一是玛格丽特·诺顿，另一是谢伦伯格。两人都主张档案学都要加强文件管理的研究，但相比之下，诺顿的思想尚有古典档案学思想的色彩，而谢伦伯格对于文件管理的研究，却表现出相当的前瞻性，以至于几十年以来档案学的研究还继续引用他的学术概念与思想。
谢伦伯格否定了传统的档案定义，即荷兰档案学者关于一个行政机构产生和收到的所有材料都是档案的观点，他指出档案是“经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者已经选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”（注：T·R·谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》，黄坤坊等译，档案出版社1983年版。）档案只是文件总量中极小的一部分。他认为，管理公共文件的任务在于以最低廉的代价和最有效的方式使这些文件服务于它问世的目的，并在这种作用完成之后对它作适当的处置。
尽管谢伦伯格本人没有提出过文件生命周期的概念，但他对于文件管理的评价，是以文件生命周期为基础的。他强调，文件管理的目的是“力图限制文件的产生，在文件管理的领域内像在人类遗传学的领域内一样，也能够发现‘节制生育’的拥护者。它对文件的现行使用实行局部的控制；它帮助确定何种文件应该打入火化炉的‘地狱’，何种文件应该升入某个档案馆的‘天堂’，或者，偶尔让它先到某个文件中心的‘炼狱’或‘拘留所’去呆上一个时期。”（注：T·R·谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》，黄坤坊等译，档案出版社1983年版。）在谢伦伯格思想的指导下，美国完善了文件管理制度，根据文件价值处理文件，为文件生命周期理论的运用作了铺垫。
在谢伦伯格之后，美国档案学者詹姆斯·B·罗兹P·威利斯和阿尔泰·瑞克斯等人都研究了文件生命周期，其他国家的学者如加拿大的卡罗尔·库蒂尔、意大利的洛多利尼、阿根廷的曼纽尔·巴斯克斯等人都利用了谢伦伯格关于文件第一价值与第二价值的定义，作为划分文件运动阶段的内在标准，可见谢伦伯格的思想影响是持久而深远的。
二、文件连续体理论的认识论基础
不少国外学者在构建文件连续体理论中作过相关研究，但这一理论得以形成，贡献首推澳大利亚的弗兰克·阿普奥德。在他的理论思想中，我们可以看出澳大利亚传统档案学思想、后保管主义和结构化理论的影响痕迹。
1、澳大利亚传统档案思想的影响。
澳大利亚的档案学思想主要体现在了两位档案学家——伊恩·迈克莱思和彼得·斯科特的档案学思想上。
由于历史原因，澳大利亚并没有太多的历史文件需要管理，一开始就面对现代文件的管理。澳大利亚档案工作的先驱伊恩·迈克莱恩在游历了欧美各国后，认为澳大利亚的文件、档案工作应该有自己的思想和原则，并创造性地提出了“文件保管工作者才是真正的档案管理者，档案学的研究应该朝着文件的特点、文件管理体系和分类过程发展。”（注：Frank Upward:In Search of the Continuum:Ian Maclean's Australian Essays on Recordkeeping,www.rcrq.dstc.edu.au.）澳大利亚重新阐释了来源原则，在工作中恢复了登记室原则，注重文件的来源，彼得·斯科特的系列制度充分说明了这一点。
斯科特对传统的编目概念提出异议，认为文件与其形成机关“一对一”关系已经不存在，行政机构自身在组织结构和职能上也不再是单一等级，而是不断变化的复杂的驱动体，由此提出了“系列”方案进行著录。斯科特提出应该根据多形成者与大量文件系列之间的多种联系进行著录，无论这些文件系列是保存在形成部门、现行管理部门还是档案馆。“系列”不仅是指正在著录的一个系列，而且指任何一个文件的有机组合，包括文件保管体系、系列、案卷和文件。档案著录的方法不再是固定的“一对一”的关系，而是“多对一”、“一对多”、“多对多”的关系，一些形成者和另一些形成者的关系，一部分系列与另一部分系列的关系、系列与形成者乃至职能之间的关系。“因此，斯科特把著录从静态编目转变为动态相互关联的‘系统’。他还把档案馆藏转化为档案思想，目的始终是巩固来源原则。”（注：T·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际档案大会文件报告集》，黄霄羽译，158页，北京，中国档案出版社，1997年。）在他们思想的影响下，澳大利亚文件、档案工作体现了自身的特色。他们的思想对于文件连续体模式的发展和成熟产生了很大影响，成为文件连续体理论的基础。
2、后保管主义影响
阿普奥德在构建文件连续体理论时借鉴了特里·库克的后保管主义。因此，首先要了解一下后保管主义本身。
后保管主义出现的背景是电子文件管理的出现，“电子计算机，尤其是个人电脑的广泛使用引起了整个社会的一场深刻革命，影响了社会集体记忆的性质，这是档案工作者及其他信息工作者重新定向的根本依据和出发点。”（注：特里·库克：《电子文件与纸质文件观念——后保管及后现代主义社会里信息与档案管理面临的一场革命》，刘越男译，《山西档案》，1997年第2期。）在人类历史上我们第一次面对如此巨大的信息，我们第一次处理的不是文件实体而是“一些逻辑关系、虚拟方式”（注：特里·库克：《电子文件与纸质文件观念——后保管及后现代主义社会里信息与档案管理面临的一场革命》，刘越男译，《山西档案》，1997年第2期。），这就意味着我们要重新考虑传统档案学的理论、实践以及工作程序，使之适应我们现在面临的环境和对象。
后保管主义也借鉴了后现代主义的思想。后现代主义的精神实质在于“解构”，对传统理论的否定、颠覆和再认识，这一点也切合了面对电子文件对档案界的挑战、档案学自身的变革。当时，电子文件及其管理对于传统档案学是冲击还是颠覆，是一个需要探讨的问题，但库克提出的后保管主义思想，却有着很大的影响。它的主体内容包括：（注：特里·库克：《电子文件与纸质文件观念——后保管及后现代主义社会里信息与档案管理面临的一场革命》，刘越男译，《山西档案》，1997年第2期。）
第一，档案管理的关注焦点将很快从文件实体转向文件的形成过程。特里·库克认为分析文件形成过程已经从分析个别文件的性质和特征，转向更好地了解导致文件产生的业务职能、活动、事务处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定，转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动，并挑出反映它们的最精练的文件进行永久保管。
第二，从文件实体的整理、编目和保管来看，档案工作者将转向了解信息系统和形成者的相关文献间的有机联系。
第三，从档案馆的角度变化上看，他认为档案馆作为一个希望和文件形成机关合作的“恳求”机构，转变为一个监督形成者维护和保管在其管理下的档案文件活动的审计机构；档案机构作为文件保管基地，则转变为一个便于公众利用数百个由形成者控制的系统内各种文件的中央信息中心。
后保管主义的重要意义在于它给我们提供了一个全新的思维和视角，以应对档案学的变革。不难看出，阿普奥德等学者在构建文件连续体模式，也带有深刻的后保管色彩。
阿普奥德在研究电子文件管理时，他首先将关注的焦点放在工作对象和工作环境的变化上：一方面，从工作对象上来看，电子文件仅仅是一些逻辑关系和虚拟方式，需要通过相应的硬件和软件设施，才能体现电子文件的结构、内容和来源，而且需要在动态管理中提取保障电子文件真实性、完整性与有效性的因素。另一方面，从工作环境上来看，网络的发展和普及使得文件的传输、利用、保管和控制都有了很大的变化，从传统文件的集中管理、线性管理可以趋向电子文件的分散管理、连续管理。
由此可见，阿普奥德借鉴了后保管的理论视角，基于对象和环境的变化构建了文件连续体模式，并主张对传统档案学理论进行重新评价。
3、结构化理论的影响
在构建文件连续体理论模式时，阿普奥德运用了著名社会学家安东尼·吉登斯的结构化理论的结构性原则及结构二重性阐述。
结构性原则指的是“某种组织过程的原则，该过程以社会方面一定的整合机制为基础，产生相当持久的时空延伸形式。”（注：安东尼·吉登斯：《社会的构成》，李康、李猛译，285页，北京，生活·读书·新知三联书店，1998年。）
对于现在的档案机构而言，有两个特征是比较符合“相当持久的时空延伸形式”的。
一是由于文件保密期的大大缩短和政务信息的公开，导致文件价值的实现不再是线性的、逐个(one by one)的，文件在形成时就有可能同时拥有了第一价值和第二价值两种价值；二是在网络社会中，信息的储存位置不再是关键，档案馆作为一个实体建筑，不再是档案工作的主要地点，这就要求档案工作者转变思维，关注文件管理的整个过程。
吉登斯的结构二重性概念主要体现在结构性特征和时空两个方面。
第一，在结构性特征上，吉登斯的研究主要是对传统社会学研究的否定。在当代社会科学研究中，“学者们在开始研究问题之前，就已经有意无意的预设了这样或那样的二元对立，人为地虚设了某种不可逾越的鸿沟。”（注：张宁：《文件连续体理论之比较研究》，《21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社2001年版。）在研究中往往强调一方对另一方的影响和作用，而忽视了双方的互动作用。对于这一点，吉登斯提出了结构二重性的概念加以反驳，所谓结构二重性“就是结构既作为自身反复不断组织起来的行为的中介，又是这种行为的结果；社会系统的结构性特征并不外在于行动，而是反复不断地卷入行动的生产与再生产。”（注：杨善华：《当代西方社会学理论》，222页，北京，北京大学出版社，1999年。）结构二重性关注结构和过程之间的关系，认为结构和行为之间不是彼此孤立的而是相互影响的，结构特征既是实践的中介，实践工作通过它来实现，又是实践的结果。因此，“结构化理论主要关注过程，分析为什么必须不断的重新思考和调整行为的模式”。（注：Frank Upward:"Structing the Record's Continuum Part two:Saturation Theory and Recordkeeping"Archices and Manuscripts24(2).www.rcrq.dsct.edu.au）
借鉴这一思想，阿普奥德否定了传统的档案学思想，即在文件管理中往往强调管理模式对于管理行为、管理者及文件的影响，而忽视后者对前者的作用。同时还提出文件、档案工作也要关注整个过程，关注环境的变化以及它带来的管理模式的变化思想。阿普奥德举了一个很直观的例子，认为在E-mail的发展过程中就体现了这一点。E-mail并不是以结构化的形成存在，当人们使用网络作为一种通讯模式，它才产生。根据这一便捷途径的使用方式，一些用于这种通讯模式的公共属性——为大多人接受的格式——逐渐开始出现。随着它使用的扩展，其结构、处理过程也产生了，这一通讯模式又反过来影响了人们保管文件的行为。
第二，结构二重性还涉及到了时间和空间的问题。吉登斯认为在考察结构时，要同时考虑横向特征和纵向特征：前者即社会关系在时空里的模式化，它包含了处于具体情景中的实践；后者则指不断重复体现在这种再生产中的某种“结构化方式”的虚拟程序。这一思想，被文件连续体理论所借用。如阿普奥德认为，就文件而言也表现有吉登斯所谓的两种特征，即文件的横向特征体现了文件形成时的行为，包括内容、结构、背景的记录，这就是具体场景下的实践；而文件的纵向特征，则体现了文件通过管理行为不断再现在其他时间和地点上。根据这一点，阿普奥德在文件连续体理论引入了“维”(Dimensions)的概念：文件连续体的第一维就是文件从形成立刻传播出来，第二维就是对文件和管理背景的记录。这使得文件一经形成就得以传播，在这种组织机构里，文件更容易被获取和接近。文件连续体模式，以多维的观点扩大了保管的范围和概念。
理论具有指导实践、解释实践、探索实践的功能，但最根本的是具有解决实际问题的功能。因此，在探讨文件生命周期理论和文件连续体理论的基础时，我们首先要考虑它们对于实践的适应性与解释功能。对于文件生命周期理论而言，其最初的目的就是为了解释文件中心，应对文件管理的难题。比较关注的是从经济的角度来考虑现实需求的，因此实用主义在当时起到了指导的作用。对于文件连续体理论而言，它产生的主要背景则是电子文件管理，面对全新的电子文件的管理，必须要以全新的思维和模式来管理。因此，阿普奥德在构建文件连续体理论时一方面借鉴了后现代主义影响下的后保管主义，它提醒档案学者要不断地对占优势的思想进行思考，根据环境的变化发展新的思维；另一方面就是结构化理论，它代表了元素之间的互动以及跨时空的多维表现，这为文件跨时空的保管和利用提供了理论支持。在此基础上，阿普奥德认为“文件保管专业应该建立自己的范围，跨越一定领域而不是局限于一点上。”（注：Frank Upward:"Structing the Record's Continuum Part Two:Theory and Recordkeeping"，Archives and Manuscripts,25(1).www.rcrq.dsct.edu.au.）我们认为，这也应该是档案学发展的方向。