档案自动化管理的现状与发展，本文主要内容关键词为：现状论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案自动化管理（Archival Automation）， 即档案的计算机管理，是档案工作现代化的重要内容和核心技术。档案的现代化管理一向受到党和国家领导人的重视，曾三同志曾经指出：“电子检索与缩微存储等问题必须加以解决。”徐向前、聂荣臻等老帅也曾为档案管理现代化题词、指路。1983年，中央办公厅、国务院办公厅转发的《全国档案工作会议纪要》中指出：“有条件的档案部门要在档案的管理工作中逐步采用缩微、电子计算机技术……除由档案学会动员广大档案工作者进行外，要由档案业务管理机关加强领导，选定重点课题，统一组织力量，进行攻关，拿出成果。”我国档案法规定：“应当采用先进技术，实现档案管理的自动化。”邓小平同志指出：“科学技术是生产力，而且是第一生产力。”我国档案事业一旦赋予了科学的管理和现代化技术，将注入新的活力，摆脱手工管理不适应信息社会发展的被动局面，产生巨大的经济效益和社会效益，从而适应“四化”建设的发展。
我国的档案自动化管理，起步于70年代末、80年代初。十几年来，经历了调查论证、初步试验、技术攻关、推广应用及新技术开发等五个阶段，已初具规模。目前，随着电子信息技术的飞跃和档案事业的发展，计算机技术的应用正在进一步得到推广和提高。
一、目前我国档案自动化管理的现状
经过档案工作者多年来的努力，我国的档案自动化管理技术从无到有、从点到面迅速发展起来，至今，已达到了一定水平。主要表现在以下几方面：
1.开发研制了一批技术性强、实用性好的档案计算机管理系统。
十几年来，我国档案计算机管理系统的开发可以说成果累累。据有关部门统计， 至1992 年底我国各级各类档案部门计算机的装机数已达7000多台（套），大约是1983年的500倍，估计1995 年全国档案部门的装机数已达1万台以上。省部级以上档案馆中计算机的拥有率：1983 年约1%，1986年38%，1990年85%，到1994 年我国省部级以上档案馆已全部配备了计算机。1985年以来，国家档案局评选科技进步奖中，属于计算机应用或与自动化相关的项目，占获奖总数的比例逐年增多：1987年为23%，1988年为38%，1989年为53%。例如，中央档案馆的“计算机档案资料综合管理系统和革命历史档案目录数据库”，获国家档案局科技进步一等奖和国家科技进步二等奖；浙江省档案馆研制的带有自动标引功能的“档案信息管理系统”，获国家档案局科技进步二等奖和国家科技进步三等奖；中国人民解放军国防科工委档案馆开发研制的“档案智能化管理信息系统”，获国家档案局科技进步二等奖，等等。这些档案计算机管理系统的开发和应用，使档案的保管更安全可靠，利用管理更细致方便，信息处理更迅速准确，大大地提高了档案管理工作的质量、效率和工作水平。如1989年，中央档案馆编制以邓小平同志为责任者的档案目录，使用计算机系统，从利用者提出要求到将打印装订好的目录送到利用者的手中，由两个人用了半天的时间就完成了，查找范围20多万条目录。与之相比，在十年前（1979年）档案馆编制周恩来文集用档案目录，工作规模与其相类似，集中了20个人工作了10个月，应用计算机系统后，工作效率提高了5000倍。
目前，计算机管理档案的应用项目由检索、编目、统计等少数环节发展到整个档案管理过程。一些较高级的功能，如自动标引、主题词表管理、档案库房管理、模糊字迹恢复、文件立卷、档案编研等也逐步在档案部门开始试验应用。计算机系统处理的对象由目录字符信息正向全文与图像信息发展，已有100 多家档案馆应用光盘进行档案全文存储的试验工作。档案计算机检索采用的技术也由简单的算法正向模糊检索、人工智能等智能型技术发展。
总之，在短短的十几年中，我国档案部门计算机应用已从实验性阶段向实用性阶段发展，档案计算机管理软件由只适用于某个单位或某个系统的专用化软件向通用化、商品化软件发展。例如，浙江省档案馆和浙江大学共同开发的“企、事业单位和机关档案计算机通用管理系统”在档案界已拥有很多用户；国家档案局科学技术研究所与佛山市绍林信息技术有限公司联合开发的“SLWS文书及档案综合管理系统”是唯一通过中国软件评测中心测试的文档一体化系统，该软件推出6年来， 用户已遍布广东省和全国各地，其应用效果和售后服务都受到了好评。
2.档案的计算机管理促进了档案数据的标准化工作。
档案数据的标准化是档案自动化的前提，再好的管理系统如果没有正确、完整、规范化的数据也不能充分发挥它的作用。档案的自动化管理促进了档案数据前处理工作。1985年正在档案自动化管理系统开发高潮时，国家档案局颁布了《档案著录规则》，此后又制定了著录标引的一系列标准，1991年成立了全国档案工作标准化技术委员会，论证通过了档案工作标准体系规划表，使档案标准化工作进一步得到提高。同时，也促进了档案自动化管理事业的发展。
3.关于档案自动化管理的理论研究迈出了新的步伐。
档案自动化管理是档案工作的一个新的领域，计算机的应用要求我们运用计算机科学、系统工程学等现代科技理论来研究和解决新问题。例如：档案计算机管理系统的总体规划，机型的选择和网络的建立，软件的设计和优化，机读档案数据库的建立，机读档案的管理等问题。档案工作者在十几年的档案自动化管理实践中，摸索、总结了不少经验，有些已上升到一定的理论高度。同时，档案自动化管理也需要正确的理论作指导，才能沿着正确的轨道，不断提高和发展。为此促进和推动了档案自动化管理理论的研究工作。中国档案学会档案管理自动化技术委员会自1987年以来，连年组织档案计算机管理学术研讨会，至今已有五届。每次年会收到论文数十篇，参加人数近百人，研讨会就档案计算机管理中迫切需要解决的问题展开讨论，达到了互相切磋、互通信息、交流经验、提高学术水平的目的。与此同时，中国档案出版社、中国人民大学出版社、南京大学出版社等相继出版了一批相关的专著与教材，使档案自动化管理技术和理论的研究达到一定的广度和深度，并不断上升到新的台阶。
4.培养和造就了一支档案计算机应用人才队伍。
档案计算机管理系统的开发，需要既掌握计算机知识和技能又懂得档案管理业务的具有双重知识结构的人员。随着档案计算机管理事业的进展，许多档案部门在系统开发研制和应用过程中，摸索了经验，锻炼了队伍，培养了人才。国家档案局、档案学会及地方档案局还多次举办培训班先后为中央、地方和基层单位培训了数以千计的计算机管理档案的各层次技术人才。使我国档案人员的知识结构发生了较大的变化。
二、目前我国档案自动化管理工作中存在的问题
由于在我国实现档案自动化管理的时间不长，大多数档案部门仍然是传统的手工管理与计算机管理并存，以手工管理为主，以计算机管理为辅助。所以在档案自动化管理工作中还存在许多困难和问题，有待我们在今后的工作中不断研究和探索，寻求正确的解决方法，以使档案自动化工作稳步地、扎实地发展。主要问题有以下方面：
1.全国档案自动化工作发展不平衡。中央一级和省级档案馆发展快，中小城市和地县级档案馆发展慢；沿海省市发展快，边远地区发展慢；大、中型企、事业单位和机关档案室发展快，小型企业发展慢；军队系统比地方发展快。如有的大型档案馆已经考虑将最新计算机技术成果用于档案管理系统，而一些小型档案馆、室尚处于起步阶段，只有初级的档案管理功能。甚至于有广大的地区在档案工作中仍然是全部由手工管理，没有应用电子计算机。所以，需要在全国或者以系统为单位进行统一的规划，集中技术力量联合攻关，开发出高质量的软件，并加强部门间的交流、推广，避免低水平的重复劳动，同时也使档案自动化管理技术能够较快地推广普及。
2.部分单位缺乏对总体规划和科学管理的重视。在档案自动化管理的进程中，有些单位不断地补充新设备，但计算机应用水平仍未达到应有高度，其原因就在于忽视了总体规划和科学管理。一些单位计算机应用项目开发就绪，本可以投入实用，但由于没有建立起正常运行的管理体制和运行机制，造成成果开发紧张而成果应用松散，影响了计算机作用的充分发挥。我们了解到航天系统的档案工作现代化能够稳步前进、成绩突出，原因之一在于一开始就从整体规划入手，采用系统工程的方法，几年来，制定了一系列部颁标准，开发了通用性软件，落实了分级建库功能，培训了几批计算机应用人才为实现档案信息管理网络化创造了条件。从全国到各系统乃至一个单位都应当重视起总体规划和科学的管理。
3.目前的档案自动化系统以目录管理为主。而作为凭证、查考的档案文件，往往需要查阅原文，如何实现档案的全文存储，还是一个有争议的问题。有人认为缩微技术与光盘相比，从法律效力、保存寿命、成本、标准化程序以及档案界应用的经验上，都优于光盘。但是，光盘可以用计算机直接处理、访问、传输（联网发送），存储容量大，检索速度快。在档案自动化管理系统中运用光盘来实现全文存储，将可以获得存储和利用的综合效益。孰优孰劣，还需进一步在实践中不断总结，在理论上不断研究。
档案数据的前处理工作仍然是发展档案管理自动化的“瓶颈”。由于档案的著录标引主要是手工完成，所以这项工作的质量和速度都难于达到自动化管理的要求。仍需下较大的力量继续做好数据准备工作。
4.人员培训问题，特别是中、高级技术人才的培训问题，也是目前亟需解决的问题。当前一些档案部门虽然购买了计算机，但并没有获得应有的效益，其原因之一就是缺乏技术人才。有些单位由于缺乏计算机技术人员，难于开发出适用的软件，影响了计算机性能的发挥；有的单位请计算机专业人员来开发系统，档案人员由于不懂计算机而没有参与开发工作，致使在使用当中如遇到系统需求发生变化时，不能够灵活运用，也不能充分发挥计算机的效率。
档案计算机管理系统的开发和使用需要一批各种层次的技术人才，计算机技术的进步以及计算机在档案工作中的广泛应用对档案系统计算机教育是一个挑战也是机遇，它促进了档案系统计算机教育的发展。我们不仅要对高校档案专业计算机教育的具体要求和教学计划等问题进行深入的研究探讨，而且要对在职档案人员的计算机培训工作进行研究。为了适应新形势的要求，在职档案人员的计算机培训在方式和内容上都要再前进一步，要从过去的一般计算机知识的培训发展到计算机各类人员的岗位培训和较高层次的计算机技术培训。必须广开学路，因地制宜地多渠道、多层次、多种形式地组织学习，为档案工作者的知识更新创造必要的学习环境与条件。
三、今后发展展望
1.改变传统的档案管理方式，适应自动化管理的需要。在90年代的今天，人类将进入信息时代，作为信息时代基础技术的计算机技术将改变人们的生活方式和工作方式。计算机的作用已不仅仅是一个工具，它应是一种工作方式、一种文化（称为计算机文化），是一项社会技术。在档案自动化管理工作中，也不能认为计算机只是档案工作的辅助工具，它应当是档案事业的重要组成部分。计算机技术促进了信息的处理、信息的传输、交流和信息共享。我们必须重新考虑档案业务的传统做法，改革原有的工作方式，适应计算机技术的特点、要求。我们的档案工作者应当更新知识结构，树立计算机意识，掌握计算机应用技术。只有这样才能充分发挥计算机技术的优势。
2.文档一体化的计算机实现。文件是档案的源头，档案是文件的归宿。二者是密切联系的统一整体。而在过去由于文书工作和档案工作分属两个不同的业务主管部门，受手工管理方式的局限，二者不能很好地协调，存在许多矛盾和问题。近年来，一些档案部门研制的文档一体化计算机管理系统对文书工作和档案工作实行一体化管理，克服了过去衔接不紧、重复劳动等问题，大大地提高了文书工作和档案工作的质量和效率。随着办公自动化技术的应用和深入发展，无纸办公已成为可能。人们通过先进的计算机技术对文件、档案的全部信息进行统一管理，其转换形式是多样的，如利用计算机网络，从文件信息的生成到档案信息的转化以致档案信息和全文的提供利用实行一体化管理，或将CAD （计算机辅助设计）和工程图纸的计算机管理相结合，都能够获得明显的效益。然而，文档一体化计算机系统是档案自动化管理的新课题，它带来的一些新问题，如关于档案实体的立卷方式问题，关于文书工作和档案工作建立统一标准的问题，关于一体化系统的结构问题等，还有待于在实践中不断解决完善。
3.计算机光盘的发展和应用促进档案原文存储与检索。计算机光盘存储密度高、容量大、信息输入方式简单，便于与计算机联机处理，在文献资料和档案管理中已越来越多地显示其优越性。目前档案全文存储检索的光盘系统已有多种产品问世。今后随着光盘技术的不断发展、完善，在档案部门将有更进一步的应用。
4.通过计算机通讯技术将档案工作纳入企、事业信息系统，更上一个层次。我国档案自动化起步时间较短，目前还是以单一档案管理系统为主，这属于档案信息利用的初级阶段。这种系统只能为本单位的档案工作服务，没有考虑到档案工作与整个企业、事业全局工作的联系。利用计算机网络技术将各部门的计算机设备互联，建立“集成化”系统，对整个企业、事业中各部门的信息予以综合考虑，可以获得管理层的系统综合效益。档案管理系统作为一个子系统纳入企业、事业管理信息系统（MIS）或办公自动化系统（OA）， 可以更好地与其他部门进行数据交流和资源共享，使档案自动化管理又上一个层次。
5.多媒体等新技术的应用。多媒体技术是对文字、数字、图形、图像、动画、声音等信息进行集成化统一管理的计算机技术。目前已应用于许多领域并取得一定的成效。多媒体技术应用于档案工作中，将使档案计算机管理不仅进入原文信息管理，而且可以进入对声、像等多种形态的档案信息进行综合性自动管理。目前，已有一些单位开始应用多媒体技术的试验。如：清华大学档案馆开发研制的《THDA—2000电子图文档案管理系统》、复旦大学档案馆开发研制的《FDA 多媒体档案信息管理系统》实现了对部分图、文、声、像档案的统一存储和全方位管理；国防科工委某研究院研制的《××工程科技档案管理系统》将科技档案的自动化管理向前推进一步，采用多媒体技术将档案中重要的图样、表格、照片、录音及录像通过不同设备转录到管理系统，实现了科技档案多媒体演播功能。这些系统为我们展示了多媒体技术在档案工作中的广阔应用前景。
事实证明，计算机技术是促进档案工作现代化的最重要的手段之一。经过十几年的探索与实践，我们已经闯出了一条适合我国国情的档案自动化管理之路，开创了一个可喜的局面。随着计算机技术的飞速发展，将对我国档案自动化管理事业产生更加深远的影响。