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摘要：办公自动化系统是一个基础的信息系统，并且是可以跨部门运行的，不仅能够有效解决多个岗位和部门之间协同工作存在的相关问题，而且还能进一步提高协同工作的效率。基于此，文中从电力企业的实际情况出发，重点分析了电力企业办公自动化系统的设计和实现。
关键词：电力企业；办公自动化系统；设计；分析
随着多媒体技术的普遍应用以及计算机网络技术的不断发展，办公自动化成为了办公室发展的一种必然趋势。从某种程度上来看，能否快速地对信息进行收集、传递和处理直接决定着电力企业在市场中的竞争实力，也就是一定要应用先进的科技来提高办公效率。办公自动化系统是一个信息处理系统，主要是由现代化的办公设备和电子信息技术组成的，充分利用其信息处理的现代化和先进性优势，已经开始广泛应用在电力企业中。
1.办公自动化系统的结构设计
系统的结构为Lotus Domino+Web+IE。主要分为Lotus Domino/Notes 工作流技术，用户端为 Web 浏览方式，Web 服务器和邮件服务，通过对这三者的应用更加便于用户使用。
办公自动化系统一共包括两层 ：首先是管理层，系统管理工作人员作为主体；其次是表现层和操作页面，用户作为主体。在用户使用系统前，应该先在管理层由管理人员进行用户注册，然后用户才能使用表现层。直接通过应用服务器来访问数据，客户端并不存储数据和程序。相比较而言，此系统结果在系统维护难易程度和培训难度系数上都要比传统的 C/S 结构稍低，然而，在安全性能上却得到了提高，而且之前用户端配置的软硬件更加容易被加以利用。系统中同时运行的服务器总共包括两台，一台是办公自动化系统服务；另外一台是办公自动化系统互联服务器。互联服务器不仅可以同办公自动化系统服务器相连接，而且还能够通过电力广域网，同上、下级单位的办公自动化系统互联服务器相连接，从而在它们之间既可以进行邮件互通，同时也能够有效确保企业内部信息的安全性。
2.办公自动化系统的功能设计
2.1 公文管理
在办公自动化系统中，公文管理功能起着关键性的作用，能够使收文和发文实现自动化。从而既可以使收文和发文流程更具规范性，同时也有利于明确审批过程，切实防止了重复性录入问题的出现。电子公文处理系统的应用可以为整个办公的高效运行提供现代化手段。
2.2 电子邮件
办公自动化系统中，用户的邮箱是网络邮箱，主要功能体现如下：接收和发送内部邮件，利用广域网同互联单位之间互发邮件。电子邮件具有较多的选项功能，比方说，标注重点邮件和邮件加密等。
2.3 个人事务
用户可以通过个人事务中的“代办事宜”选项来查询个人尚未办理的公务，并且在“已办事宜”选项中将处理完的公务进行确定；“个人周报”选项具有的功能是把用户撰写的工作记录提交给领导；用户在“个人日程”中可以自定义其工作日程，而且在定义当日会获取到推送提示。
2.4 日常事务
“通知公告”选项是针对全部人员发布的公告，每个人都具有阅读的权利，“会议通知”所具有的功能就是为召集会议一直到会议结束之后等各个相关流程提供的操作服务；“外出管理”具有的功能是管理工作人员的外出情况，“印章管理”可以集中管理各个部门的电子公章，管理员既具备授权指定使用者的权利，同时也可以管理和控制印章的使用。
2.5 档案管理
档案具有保管公文文件的功能，公文文件被审批完以后自动在档案库归档，管理员对其进行统一管理，另外，还可以在线提供借阅电子文件的服务，能够进行灵活检索[1]。
2.6 系统维护
不仅系统管理员具有维护系统配置信息的权利，他所指定的用户也同样具有此项权利，在整个办公自动化系统运行的过程中涉及到的系统配置信息都属于关键性的数据，可以较好的体现出对管理层的管理功能。系统维护选项中主要包括流程、人员信息和单位机构管理。
3.办公自动化系统的关键技术
3.1 工作流技术
工作流就是通过一个固定的规则使一个流程实现自动化。在这一过程中，各个参与者之间能够传递文档、信息以及任务。在办公自动化系统中，应用工作流管理技术来设计工作流程时，系统管理工作人员在管理层方面可以随意自定义流程。如果系统需要更新业务流程，通过利用工作流技术，就能对流程节点进行重新定义，从而可以得到新的业务流程。
3.2 公文痕迹保留技术
公文痕迹保留技术是一种实用的技。首先，基于MS Word 基础功能的使用，系统对Word 进行内嵌式编码，从而让公文在所有流转环节所修改的全部内容均标记成不同严格，此操作符合传统公文流转习惯；其次，每次修改完之后，系统对修改完的内容进行自动保存，公文流转完成之后，才会显示最后的修改结果。
4.办公自动化系统的特点
4.1 个性化操作
办公自动化系统设计中还包括考量模块的定制性和复用性，在用户需求出现变化的情况下自定义进行解决。个性化操作过程中包括同意用户根据自身的不同需求来定制显示首页的方法、设置符合自身实际要求的常用意见以及个性化定制公文流程等。
4.2 Web 访问方式
在Web应用程序中，一旦用户进行了访问，Domino服务器就会为其选取相应的资源，并且转化成HTML网页。另外，系统还提供广域网访问形式，只要用户会进行数个简单的 IE浏览器操作，就能够使办公工作实现无纸化操作。管理和维护的内容均在服务器端开展，从而更加便于维护系统[2]。
4.3 安全
办公自动化系统在对不同存取控制列表加以利用的权限下，能够对整个系统的访问控制进行有效管理。不同用户间具有不同的工作权限，因此，访问对象和访问内容也具有不同的访问权限，系统管理人员具有所有权。基于此，通过构建科学周密的权限管理体系可以有效防止信息被非法访问，从而有利于确保信息的安全性。
4.4开放性
办公自动化系统中所采用的结构是模块化结构，交叉进化的开发手段，由此可见，此系统具有较好的扩展功能，便于升级和集成。接口设计属于标准型，从而能够随意增多或配置新的模块。
5.办公自动化系统的应用优点
5.1 效果直接
通过应用办公自动化系统，既能够大大地提高工作效率，同时也可以使企业的反应能力更敏捷。
5.2 风险小
由于电力企业本身具有调度自动化光缆，因此，为企业的局域网互联提供了有利条件，不仅可以对投资成本进行控制，而且还能够减少投资风险；此外，办公自动化系统的选取并不困难，而且功能比较完善，支持二次开发，可以确保正常进行且实施成功。
5.3 促进信息化水平的提高
通过成效较好的办公自动化系统，能够提高企业工作人员了解和熟悉信息化的程度，让其不管是在心理方面还是技能上，均可以自觉接受信息化，同时企业也会总结出大量的实施经验，进而有利于为其在将来的发展中实施比较复杂的管理系统打下坚实的基础。因此，通过办公自动化系统的设计和实现来促进企业的信息化建设是一个有效的方法。基于办公自动化 系统的支持，可以进一步提高电力企业的运行效率和反应能力，从而有利于增强其市场综合竞争实力。
结束语：
综上所述，电力企业办公自动化系统的设计与实现能够落实国家电网企业的集团化操作、精益化管理和集约化发展等方面的要求。由于此系统的覆盖面较广，涉及到工作人员日常的各方面工作，因此，使职工的工作方法发生了改变，减轻了办公人员的工作量。从而不仅提升了工作效率，而且还提高了办公质量。
参考文献：
[1]邓淼.电力检修公司办公自动化系统的设计与实现[D].电子科技大学,2013.
[2]刘祥鹏.某市电力企业OA系统开发[D].江西财经大学,2016.
论文作者:张鑫
论文发表刊物:《基层建设》2017年第31期
论文发表时间:2018/1/23
标签：办公自动化系统论文; 系统论文; 用户论文; 电力企业论文; 公文论文; 功能论文; 工作流论文; 《基层建设》2017年第31期论文;