摘要：当前无论那个单位都设有办公室管理部门，它处在承上启下、沟通左右、联系内外的特殊位置上，发挥着重要的作用。而协调工作是办公室管理部门工作中的一个重要组成部分，它贯穿于各级管理工作之中，是一种必须掌握的处事技巧。对于办公室秘书的管理而言，培养、掌握协调艺术是极其有必须的，而在实际工作中运用协调艺术是极其必要的。
关键词：办公室；秘书；协调；培养
办公室管理工作千头万绪，如何加强办公室管理工作，如何发挥办公室综合枢纽作用，可从协调这方面下功夫，协调好处室与处室、人与人、人与事之间的关系，办公室各类纷繁复杂的工作就迎刃而解了。
一、办公室协调工作概述
要想提高办公室的工作效率，就必须要建立一个关系顺畅、指挥灵活的人际协调网络。如果把行政单位中的各部门比作机器上的各部件，那么办公室就是机器各部件间的“润滑剂”，“润滑剂”作用发挥得好，才能围绕系统的整体目标协调有序地运作。因此，协调艺术在办公室的正常工作中有着举足轻重的地位。一位合格的办公室秘书必须具备良好的协调艺术。
（一）办公室协调的内容
办公室的协调需要注重大局，从全局出发，也注定了协调内容更为广泛，更为复杂。必须清楚的知道自己所处的环境与位置，理清各级关系，充分利用这一岗位的特殊性，才能在工作中更好的运用协调艺术。
1、上下级之间关系的协调
上下关系是指本行政单位与上级领导机关、下属分支机构的关系。办公室于承上启下、联系内外、沟通左右的位置。
2、办公室秘书与领导之间关系的协调
领导的职能是决策、组织、指挥和管理；而办公室秘书的职能就是辅助决策，服务管理。因此办公室秘书首先要熟悉和了解的领导性格、习惯、工作方法，自觉的站在领导的立场去思考和处理问题，按照领导意图办事，以取得最佳办事效果。其次，要与领导保持工作上的和谐，取得的信任，这样自己提出的建议、方案和建议才能被采纳。
3、领导成员之间关系的协调
一个行政单位总是要由若干人组成领导班子，这些领导在年龄、文化程度、性格素质等方面都可能存在着差异。并且每个领导分管的工作不同，有时可能由于工作繁忙或者出差等因素，碰头见面的机会比较少，通气、交流的机会也就少了。这样，各自的工作进展情况往往就要通过办公室进行中间的传递、沟通与协调，这种“媒介”作用的好坏直接关系到行政单位整体目标的实现。
4、职能部门之间关系的协调
要使一个行政单位职责不同的各个部门、各个环节、各个层次的工作很好的衔接，就要求办公室秘书熟悉各部门的工作职能，及时准确的向各个部门传达的意见，协调好各职能部门的工作，尤其遇到“扯皮”情况时，办公室要利用自己的特殊位置，采用各种方法和手段来理顺关系，协调矛盾。这是办公室与职能部门和睦共事、顺利开展工作的基础。
（二）秘书协调工作的基本要求
秘书协调工作的基本要求是要坚持原则性、灵活性、艺术性的统一。
秘书在协调过程中，还应注意如下几点：首先是要坚持党的方针，政策和国家的法律法规。这是协调工作的首要原则，是要使协调工作有一个基本的准则和正确的方向，在协调时把握好尺度和范围。其次是对任何事情的协调都必须在调查研究后才能进行，这是协调工作的基础。再次是要注意在平等的基础上进行协调，注意身份，不能“扛牌”，动不动就搬出来压人，要慎用指令性语言，决不能强加于人或主观臆断，也不能作无原则的调和与让步。最后是要注意协调的时效性。协调要注意简化程序，提高效率，运用最便捷的方法，以最短的时间把矛盾和问题处理好，解决好，从而达到事半功倍的效果。
二、办公室秘书协调工作的培养
办公室秘书要做好协调工作，除了要严格遵循协调的原则外，还必须努力学习、钻研业务、加强锻炼、总结经验，讲求协调工作，提高协调工作。
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（一）积极争取领导的支持和信任
由于领导秘书直接为领导提供服务，对领导提供精力和智力补偿，因而人们常称领导秘书为领导的“外脑”，当好“外脑”就是领导秘书“善谋”的应有之义。领导秘书的“善谋”一旦博得领导的赏识，就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。领导是决策者，协调自然要依靠领导，领导秘书只是一种辅助力量。领导秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责在此基础上，以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节，经过深思熟虑，形成有价值的参谋意见。要根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见。 这就要求领导秘书在平时的工作中要多注意领会领导的意思，力图在思想观点和工作步调等方面保持一致，从而取得领导的信任。
当然，处理好与领导的关系，并不等同于时下流行的“搞好关系”，所以，领导秘书并非无原则地迎合领导，而是在深知下情，符合政策，预测后果三者相一致的情况下，向领导提出各种合理化建议和意见。
总之，在处理与领导之间关系的时候要努力做到“尊重而不奉承吹捧 ”、“主动而不越位脱轨”、“服从而不盲从附和”、“补台而不挖角拆台”、“沟通而不封闭堵塞”、“挡驾而不阻拦干涉”、“分工而不分家自立”①。
（二）从全局利益出发，树立公正、公平的良好形象
在协调工作中，难免会遇到个人利益和集体利益之间难以平衡的情况，这时就要权衡利弊，把全局利益放在首位。此外，协调部门之间的关系，做到上传下达，归根到底还是人与人之间的接触，人与人之间的关系问题。要使交流渠道变得通畅，首先要树立良好的自身形象，做到公正、公平，这样才能让人产生信赖感和敬佩感，有利于协调工作的顺利开展和解决。
（三）抓住时机，善做协调工作
在协调工作中，能否捕捉有利的时机非常重要。时机掌握得好，协调起来势如破竹，反之，往往事倍而功半。如对上协调时，最好在领导心情较好的时候，但也应视情况而定，事态严重时，为防止更大的问题产生，必须立即协调；对下协调时，要学会顺水推舟。
（四）培养良好的心理素质，以积极的心态来开展协调工作
协调是一个复杂的过程，其中难免会产生矛盾。这时，作为协调人，一定要始终保持沉着、冷静，不可意气用事。此外，还需要有足够的耐心，有些时候事情并不是一朝一夕就可以解决的，需要一定的时间，只有宽宏大量、处变不惊才能促成问题的解决。学会控制自己的情绪，以“宰相肚里能撑船”、“无故加之而不怒”的宽广胸怀，沉着稳重地协调问题②。
因此，在协调过程中，作为领导秘书的心理素质如果不合格，会大大影响协调的有效性，甚至可能产生更大的矛盾。反之，一个好的懂得协调的领导秘书则可以及时有效地做好协调工作，保证单位各项事务正常运作。
（五）增强自身素质，为协调工作做好充分准备
第一，提高语言表达能力，为沟通协调准备“工具”。恰当的语言是协调中不可或缺的有力工具，要想提高语言表达能力，不仅要注重观察学习，更要注重在实践中锻炼自己的口才。第二，学习沟通技巧，为沟通协调贮备“技术”。日常工作中要善于观察和学习他人的沟通技巧，多向身边的同事学习，多向书本学习，多向实践学习。第三，学习礼仪接待知识，为沟通协调完善“手段”。中国自古就是礼仪之邦，并且在协调过程中，展现良好的礼仪不仅能展示自身素质，也会使对方有被尊重感，促进协调的顺利进程。
“天下无难事，只怕有心人。”总经理秘书的协调方法多种多样，目的和效果也不尽相同。只有坚定信念，掌握协调的艺术，正所谓“运用之妙，存乎一心”，再加上自己在工作中灵活运用，去感受、去体验，才能够真正的提高自己、完美自己，使自己不断的迈向成功。
参考文献
[1]杨继昭，李颖杰：《秘书公关协调基础》，中国人民大学出版社，2005年，第四版.
[2]吴欢章：《秘书技能》，上海文化出版社，2007年，第一版.
论文作者:王朝东
论文发表刊物:《基层建设》2019年第11期
论文发表时间:2019/8/13
标签：领导论文; 工作论文; 秘书论文; 办公室论文; 关系论文; 自己的论文; 而不论文; 《基层建设》2019年第11期论文;