机读档案管理，本文主要内容关键词为：档案管理论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电子计算机机读档案（以下简称机读档案），作为一种新的档案保管介质，将同传统的纸质档案和其它书写材料档案、缩微胶片档案和照片、影片档案、录音、录像档案一样，成为档案管理工作中的重要课题。
本文拟就机读档案管理中的几个基本问题谈一点组浅的看法，以期抛砖引玉引起有关专家和广大档案工作者的重视和兴趣，管好用好机读档案。
一、什么是计算机机读档案。
机读档案是指各级机关、企业、事业、社团组织及个人，在工作、生产经营、科学研究和其它各项活动中直接形成的，对本单位和各项社会活动有保存价值，并已记录在计算机穿孔带、磁盘（硬盘或软盘）、磁带、光盘等介质上以备查考利用的计算机机读文件材料。
机读档案与其它传统档案的主要区别是档案的形成及保管介质的不同。管理方式也有一些不同的特点。正确理解什么是机读档案，对管好用好机读档案有重要意义。
认识机读档案，最主要的是要认清机读档案是档案。虽然它在档案介质、管理方式上有一些新特点，但计算机所形成的各种文件仍然是一种档案记录，应该把它纳入档案管理的渠道。对档案工作中出现的这一新事物，要针对其特点，制定新的管理办法。
二、计算机机读档案的种类。
机读档案种类的划分，可以按记录的保存介质划分，也可以按记录的机读文件材料类型划分，还可以按记录的档案属性或内容来划分。
1.按机读材料记录的保管介质划分，可以分为：（1）纸带（穿孔带）档案。主要是早期的计算机记录材料所形成的档案材料。（2）磁盘档案。是目前应用最广、普及率最高的机读记录方式。又可分为硬盘和软盘两种，还可按磁盘的尺寸大小及容量大小分类。（3）磁带档案。也是目前应用较广泛的记录介质，包括盒式磁带和激光磁带等等。（4）光盘档案。是利用激光记录方式，具有存贮量大、保存时间长等优势，很有发展前途的一种记录载体。又可分为可擦写和不可擦写两种，还可按存贮的信息量大小或光盘的尺寸来分类。
2.按计算机机读文件的类型划分，可以分为：（1）计算机设备管理程序档案。一般是指计算机生产厂家，为计算机配置的各项设备管理指令、文件记录。是保证计算机正常运行和使用必不可少的档案材料，应由计算机设计生产单位归档保存。计算机用户也应备份保存。（2）计算机通用系统程序档案。一般是指各软件生产单位为方便用户使用计算机而设计、制作的各种计算机操作系统、文件编辑系统和各种系统工具软件。（3）计算机应用系统程序设计成果档案。一般是指各软件生产单位为满足用户利用计算机进行各项工作而设计、制作的各种人事、财会、档案管理系统等或其它专用的办公、生产自动化软件。（4）计算机应用系统数据档案。一般是指各应用系统软件运行中，逐渐形成、积累下来的各种数据材料，如各种统计报表数据、文字数据等。（5）计算机文本材料档案。一般是指利用计算机打印的各种文字文件、报表等档案材料。
3.按机读材料的档案属性分类，可分为：科技档案、文书档案、财会档案等等；又可按内容分为计算机系统管理档案、办公自动化系统档案、工业管理系统档案、文化娱乐系统管理档案等等。
三、计算机机读档案的管理。
机读档案的管理，首先，应在充分调查研究的基础上，根据本单位的实际情况，制定正确的管理制度。其次，应针对档案的收集、整理、保管、利用各个环节的工作特点，采取切实有效的措施。
1.机读档案的收集。机读档案的形成，是档案管理中的新事物。目前，在各级机关和企业、事业等单位的计算机应用过程中，事实上已经形成了大量的机读档案。例如某些办公室工作人员已经不再用手写文件，而是直接在计算机上打字，这样形成的机读材料，就是文件的原稿，应作为机读档案收集归档。再如办公人员在工作中，根据工作需要编制的一些办公系统，也应作为机读档案归档。要把这部分档案材料收集归档，就一定要对机读档案的形成过程有充分了解，以便“追根寻源”，督促有关人员按时归档。归档的机读文件一般应采用计算机软盘拷贝或其它记录介质拷贝的方法，将机读材料收集归档。
2.机读档案的整理。机读档案的整理工作，应根据机读档案的特点进行。应注意以下方面：（1）归档的机读档案应作“改变属性”的处理。所谓改变属性就是将已归档的机读档案的属性改为“只读性”文件，即只能读、不能写的不可更改文件。（2）在已归档的机读介质上要做好“盘标记”，以便在外标记不准确时，也能识别。（3）要贴好“写保护”封口纸，以保护机读介质不会被“病毒”侵染。（4）要在机读介质上做好外标记。即编制档案保管号，以便于检索和查找利用。
3.机读档案的保管。机读档案在保管上，除了需按一般档案保管的要求进行保管外，还应特别注意防潮、防霉，要注意温、湿度的控制，防止磨擦和碰撞。总之，机读材料的保管比其它介质的档案要求更高。
4.机读档案的利用。机读档案的利用条件比其它介质的档案要方便得多。因为，机读档案既可以在计算机上阅读，又可以利用打印机打印成纸质文件。同时，利用计算机检索机读档案的效率也是非常高的。
要高效率的利用机读档案，最好的方法就是根据本单位的实际情况，采用合适的档案管理软件。一般要求，用于机读档案的档案管理系统，要具备全文检索的功能。
建立计算机机读档案，对整个档案管理事业具有重要的意义。随着我国办公自动化技术的不断提高，其重要意义将越来越为人们所认识，并将更好地促进档案管理自动化和现代化的实现。