摘要：随着我国社会经济的快速发展，各种信息化技术在各行各业的应用不断提高。为了能够快速及时的将上级机关要求以及签收公文进行 传输，避免出现文件积压造成工作效率降低的效应，必须要通过电子公文批转系统进行处理。本文针对电子公文批转系统的设计思路进行全 面分析，有效的促进铁路现代化信息建设，实现政令畅达、信息及时。
引言：铁路现代化建设日新月异，尤其是高铁时代的到来，对于铁路系统信息处理的效率也有了全面的要求，为此必须要加强铁路信息化电 子公文批转系统的设计与运行，提高铁路系统内容部门的办公效率。
一、电子公文的内涵
公文是上级机关安排工作、传达政令的重要途径。电子公文与纸质公文一样，都是信息承载的主体，也必须要具有时效性，准确性和唯一性 ，所以必须要做好公文签收工作。对于铁路系统来说，为了能够及时快速准确地落实上级部署安排，必须要在固定的时间登录电子批文系统 ，处理公文的签收与批转，确保信息的时效性，同时要保证电子公文批准系统的稳定运行，避免因为各种意外问题而导致公文无法签收，同 时要加强同上级部门的联系，对于未处理的公文要进行通报，并且追究责任。电子公文就是把传统的纸质公文转化为电子信息的存储方式， 相比较传统的纸质公文来说，电子公文的优势非常明显。一方面，电子公文的存储与保存都是在计算机硬盘或者移动硬盘当中，不仅存储空 间巨大，而且查阅公文的操作非常简单，而且计算机硬盘或者移动硬盘体积小、易携带，能够随时随地进行查阅。另一方面，电子公文在信 息处理的速度上要远远高于传统的纸质公文，因为电子公文可以快速的进行提存和转档，并且能够针对同类信息进行有效地分类归纳，但是 纸质公文必须通过人工的方式进行解决，纸质公文处理费时费力，所以电子公文在公文管理之中的应用效率非常高。
二、电子公文批转系统
为了能够提高铁路发布公文站段签收的效率，通过自主开发电子公文批转系统，能够及时接收路局发布的各项任务部署安排，并且促进整个 铁路系统的管理呈现出现代化信息化的发展趋势。电子公文批转系统，主要以数据管理作为核心，通过加强数据库以及计算机信息系统的配 套应用能够针对公文数据进行及时的收集整理与存储。同时为了能够实现公文信息的有效操作，还可以加强对于信息的检索统计等操作，将 信息更加的规范化和高效化，并且可以形成与公文管理适应的配套数据信息结构。通过网络电子公文签收功能，可以为铁路系统的运行提供 更加高效便捷的管理方式。电子公文批转系统主要采用IIS信息服务器，ACCESS数据库等软件进行构建，不仅能够实现公文批转的在线责任划 分，同时也能够提高整个铁路系统的办公效率，可以实现空间的突破。电子公文批转系统能够集合发布、浏览、签收、反馈、上传等功能， 并且通过权限的设置保障了电子公文批转系统的安全稳定运行。
三、电子公文批转系统的主要目的
随着现代信息化的快速发展，大数据云计算，对于传统行业带来较大冲击，铁路系统为了能够顺应时代发展趋势，更好的加强，高速铁路系 统的管理与部署，通过加强对电子公文批转系统的建设，能够及时的将公文转化为HTML网页，并且可以具体地在网站发布。通过登录公文批 转系统，可以及时添加新公文，并且也能够将公文所涉及到的车间部门和领导信息附送到公文上。如果公文涉及到多个部门，还能够及时的 将信息按照重要程度进行添加，当各车间部门负责人和领导登录系统之后，能够及时发现相关的公文文件，并且签收。如果未签收的公文则 通过系统自动标记，提醒相关部门领导，对于公文批示信息处理不及时的还能够及时的做出相应的处罚与管理，极大地加强了公文传输的效 果。
四、电子公文批转系统的设计
电子公文批转系统，必须要针对各地的网络计算机软件环境进行分析，首先要科学建立数据库，包括公文数据，以表下发时间，下发部门和 公文名称等内容，其次，要建立管理用户信息表，包括用户名，密码，用户权限等，通过建立公文附表，增加公文检索文件附件等功能，能 够完善公文的相关功能，并且为公文系统增加权限，通过高级用户登录能够使用公文发布的信息功能，而普通用户登录只能够查看，并且下 载公文文件。不同的用户权限能够保证整个电子公文批转系统的稳定运行，同时也可以加强对于公文批转系统的全面考核，在公文负责人接 收到公文之后，能够按照公文的要求进行具体工作，并且针对各项工作内容进行实时反馈。通过公文批转系统的完善能够增强铁路系统的办 公效率，增强铁路各个部门的管理。
图1 电子公文批转系统的构成
电子公文转批信息系统通常包括发文管理系统、收文管理系统、签报管理系统等十几个系统。通过这些系统的分工合作，能够满足用户通过 电子公文批转系统进行自助操作，从而实现信息的传达。发文管理系统主要能够进行起草，并且能够进行发文页头打印，可以跟踪发文的流 程。发文文献库能够查阅所有的发文，并且内置发文模板，可以根据发文的内容进行实时编辑。其次，收文管理系统主要用于收文工作，并 且分为阅件和办件，阅件能够进行公文阅读，而办件则可以进行批转或者逐级批转。签报管理系统主要的工作就是完成签报工作。人员出差 管理系统能够有效记录铁路系统人员的出差状况，并且根据出差的数据库，以及出差情况记录将不在岗位的人员的公文自动转移到代理人手 中，通过代理人能够及时的通知，相关的人员能及时获得数据信息。在电子公文信息转批系统的过程中，通过四个流程完成文件发送。首先 是属性信息，通过属性信息能够明确发文的形式，发文类别和发文的机密程度。其次，正文信息则包括正文附件和阅件等，通过在发文处理 的过程中，能够有效起草。办理跟踪系统则能够针对收文的流水号以及收文批转流程进行处理，通常收文的处理过程包括收文、登记和录入 收文。
结论：本文针对电子公文转批系统进行分析，从而有效地增强电子公文管理的安全保障，促进电子公文管理技术安全的提升，更好的提高公 文管理的整体水平，为建立安全、便捷、高效的电子公文管理系统提供一定的参考。加强铁路系统内部公文处理的效率，提高铁路系统政令 畅达。
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论文作者:张晓勇
论文发表刊物:《基层建设》2018年第18期
论文发表时间:2018/7/20
标签：公文论文; 系统论文; 电子论文; 发文论文; 收文论文; 信息论文; 铁路论文; 《基层建设》2018年第18期论文;