摘要：对于建筑企业而言，在企业基建工程项目建设中，档案管理工作的开展，能够为企业进行工程记录提供可靠的保障，企业在企业基建工程检查、改建以及竣工验收中都能够将其作为重要的参考依据。具体而言，在企业基建工程项目建设中，会涉及到多个方面的内容，因此会出现大量的信息资料，档案管理的主要目标就是完成这些信息资料的整理，真实有效且内容完备的档案资料能够将企业基建工程管理水平予以体现，而且能够为工程质量控制提供可靠的依据，所以，企业基建工程档案管理有着重要的意义。
关键词：基建工程；?档案；?管理
1 基建工程档案的收集工作
1.1 对基建工程档案的收集工作要进行超前控制
档案的超前控制是一种保证档案质量的有效管理办法。根据工程项目实际情况制定和完善《基本建设项目竣工文件编制及竣工验收管理程序》、《工程档案管理办法》、《档案归档管理办法》，提前指导、监督、检查，协助工程基建部门立卷工作，确保档案的规范、完整、准确、系统。
1.2 提高工程基建部门档案人员自身业务素质，保证收集到的档案真实、完整
提高工程基建部门档案人员自身业务素质，是做好档案收集工作的前提。长期以来，档案工作拘泥于“坐等收集、你来我借”的局面，未能拓宽档案工作的思路，致使许多文件轻易“漏网”。加之档案人员没有发挥上门监督、检查、收集、服务的主动性和积极性，缺乏刺激人们利用档案的热情，从而影响档案的收集工作。为胜任档案管理工作，档案人员要自觉学习、理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通，另一方面在做好档案室内部工程的同时，早期介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，定期与工程项目负责部门联系，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动，并按规定参加设备开箱，及时收集设备随机资料，以防设备资料遗失。按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题并及时提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。
1.3 通过经济手段和管理办法制约，实施有效的控制
运用适当的经济手段和相应的管理办法，对工程科技资料实行有效的控制。在与工程参建单位签订承包合同时就应对工程档案的积累、形成及移交的时间、违约处理办法进行相应的条款规定；可实行按工程投资的1%从参建单位施工工程款中扣缴竣工档案保证金制度，在相应的档案管理办法中，对工程档案的收集范围及编制档案的责任单位应予明确，对不同的部门应针对不同的工程性质规定档案收集职责，如工程的征地和政策处理合同、环保、建筑、卫生许可、土建招投标、合同和协议等文件材料，明确由基建部门组织收集整理，向档案部门移交。施工单位在进行工程结算时，必须有档案人员签字，才可进行财务结算，有了明确的收集范围和职责及相应的制约手段，工程资料和档案就能避免流失，并能及时归档。从而确保工程档案的归档率、完整率和准确率。
1.4 集中管理、跟踪存档
实行集中管理、跟踪存档，重大工程项目的工程由于设计面广、数量多、延续时间长，从规划、立项到建设投运需经几年的时间，而且建设工程分段、分片包工，对这样的工程，在其每一阶段性工程验收合格后，就要求工程施工安装单位将已验收的资料及时归档（谁施工谁归档的原则），集中管理，以防有效档案的遗失、损坏，以保证整个工程档案的完整。
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2 基建工程档案的日常管理工作
对于基建工程档案资料的日常管理，最重要的是保证档案实体的安全。档案长期保管不善将直接导致库藏档案案卷缺失破损，对机组生产运行维护、技改扩建的查询利用造成不便。要保证纸质档案的安全，档案库房要符合设计规范，必备的相关设备齐全，这些设备包括温湿度调控设备、消毒设备、门禁设备、周界监控报警设备、消防设备以及档案阅览、复制设备等。设备安全运转非常重要，档案管理人员要做到每日检查库房设备运转正常，温湿度保证在要求达到的范围之内。必要时还要组织演练，以验证设备在关键时候是否能发挥作用。
档案在接收、出入库、借阅利用等流转过程中，经手人员多、保管环境变化，档案的安全风险增大。为切实保障档案安全，降低档案损坏、丢失风险，要按照《档案馆工作通则》、《关于进一步加强档案安全工作的意见》的要求，按程序规范执行交接制度，在档案的接收、出入库、查询利用等流转过程中，认真详细登记档案案卷、卷内文件、时间、事由、交接人员签名等情况。对借阅还回的档案案卷仔细核对卷内文件，以防有丢失或损坏。
要做好基建档案的日常管理工作，保证档案安全，档案管理人员的责任心至关重要，在平常的管理工作中做到认真、仔细，这也是一名合格的档案人员应该做到的。
3 基建工程档案的利用
不管是档案资料的收集整理，还是日常管理，最终还是为了档案利用。档案利用通常以查询为主，档案管理系统网页版可以做到单位干部职工进行查询，生产竣工图纸，设备说明书尽最大可能扫描成电子版挂接，以方便相关专业人员在企业内网就可以查询、下载。如需现场作业参考，也可履行签字手续后复印。
4 提高档案管理规范性
针对企业基建工程档案管理工作的开展，建筑企业首先要建立起相应的档案管理制度，以制度的形式来明确企业基建工程档案管理工作内容，其中包括企业基建工程档案资料的整理、信息筛选以及归档等，通过这种方式，使得档案管理各个环节的工作能够规范化进行。为了更好的保障各个环节的工作高效开展，还应该从宏观层面入手建立起相应的档案管理监督制度，并配合相应的惩处机制，促使企业基建工程档案管理工作能够在严格的监督之下高效进行，而且要利用惩处机制将那些工作明显失误的人员进行严肃处理，以此警醒工作人员规范化工作。其次，加强档案信息管理系统的建设。这一做法符合信息时代的发展方向，而且能够不断提升企业基建工程档案管理工作效率，利用信息技术，使得传统的档案管理工作模式得到改进，进而为企业基建工程档案管理工作的高质量进行提供更好的保障。为此，建筑企业要围绕其档案管理工作内容建立起相应的档案信息化管理系统，借助这一新型化管理系统，将传统纸质化的档案资料以数据信息的形式进行保存，并且利用系统智能化分类功能完成档案信息的分类，然后存入相应的数据库之中，为了确保档案信息的安全，还需要设立相应的系统访问权限，任何人在调用档案信息时都需要事先获得权限，而且需要借助相应的账号和密码进行系统登录，在信息调阅过程中不可以使用外来硬盘进行拷贝，以防信息丢失。
5 结束语
没有最好，只有更好。企业基建工程档案工作要与企业经营管理的其他方面一起与时俱进，怎样更好地做好档案收集工作、保管和利用工作，只能在实践中不断探索。今日的辛苦收集、精心保管是为了明日的有效利用，是为了更好的维护企业资产的保值增值，历史将见证基层档案工作者工作的意义所在。
参考文献
[1]姜敏.工程档案管理对建设工程质量的影响与实施路径[J].企业改革与管理，2019（06）：44-45.
[2]史杏春.大数据时代项目建设中业主方如何做好工程档案管理[J].绿色环保建材，2019（05）：201+204.
论文作者:刘梦梦
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2019年18期
论文发表时间:2019/12/12
标签：档案论文; 基建工程论文; 工程论文; 工作论文; 企业论文; 管理工作论文; 设备论文; 《建筑学研究前沿》2019年18期论文;