公文与档案主题标引的异同，本文主要内容关键词为：异同论文,公文论文,档案论文,主题论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
按照国家的有关规定，公文和档案都需要进行主题标引，分析、研究二者的异同，对于做好标引工作，更好地开发档案信息资源，具有重要意义。
公文与档案主题标引的共性，主要表现在以下几个方面：一是标引使用的检索语言相同。公文主题标引和档案主题标引都以规范化的人工语言——主题词揭示主题内容。二是标引的步骤和方法基本一致。二者都先从主题分析入手，提炼主题概念，进行主题概念的转换，最后进行标引记录和审核校对。三是标引的作用基本相同。主题标引把公文、档案的主题内容用规范、简明的主题词表达出来，做好了计算机管理的前处理工作。在没有实现机检的时候，主题标引的结果也可以作为手工检索的依据。
公文和档案毕竟是两种不同性质的事物，公文主题标引和档案主题标引又分别有着鲜明的个性。
一是标引的主要目的不同。公文主题标引的主要目的在于使各级机关、组织能够迅速准确地了解文件内容，以便解决问题。当然，公文主题标引在一定时间内，也有便于查找公文的作用，但公文转化为档案后，再按公文主题标引的结果去查找文件往往是比较困难的。
档案主题标引的目的在于使利用者详尽地了解档案内容和成分，查找利用档案，发挥档案的作用。档案主题标引远比公文主题标引细致而复杂。
二是主题词的选词方法不同。《国务院行政机关公文处理办法》要求文件必须标注主题词，为此国务院办公厅制定了国务院公文主题词表，收录国家级主题词，上报国家的各类公文只允许使用国家级主题词标引；省级人民政府也编制公文主题词表，作为省政府下发文件以及省内各机关上报各类公文的标引依据。例如，《吉林省人民政府公文主题词表》中，根据吉林省实际情况，增加了47个省级主题词，如“食糖”、“甜菜”、“人参”、“农转非”等。按规定，各市、地、州政府（行署）和省政府各委、厅、办、局还可以根据各自工作需要，自行编排部分主题词。
可以说，公文标引使用的主题词，既有统一的规定，又有较大的灵活性。选词时，一方面具有等级性的特点，另一方面具有区域性的特点。
档案主题标引一般必须选用《中国档案主题词表》中的正式主题词，该表收录了不同历史时期出现的具有检索意义的词汇。按照档案主题标引规则，标引时必须选用词表中相对应的、专指性最强的正式主题词；当词表中找不到恰当的主题词时，可以进行组配标引；当组配达不到要求时，可考虑用最直接的上位主题词或近义主题词进行上位标引或靠词标引；如果选择上位主题词或近义主题词都不适宜时，可以增补新的主题词。与公文主题词相比，档案主题词表选词更具有规范性、统一性的特点。
三是主题词选词范围有差别。公文主题标引的主题词，一般按机关单位工作内容和职能选词，并分类成表。《国务院公文主题词表》的主题词共分15类，国家级主题词共786个。《吉林省人民政府公文主题词表》共选主题词833个，除有国家级的786个外，还有省级主题词47个。总的看来，公文主题词表选词量不大，主题词含义较为概括。
档案主题词表收词范围广、数量大。现在试行的《中国档案主题词表》共收录主题词27288条，其中正式主题词22759条。收录范围包括了古今中外各学科领域主要的，具有检索意义的词汇。为了便于标引，准确选词，词条款目按汉语拼音顺序并结合汉字字形排列，款目结构包括汉语拼音、款目主题词、注释、词间关系、范畴号等内容。档案主题词表比公文主题词表要庞大、复杂得多。
四是标引的具体方法不同。公文主题标引使用公文主题表时，不受类别限制，标引次序根据主题词的涵义由大到小，从内容到形式，标引用的主题词一般不超过7个。公文标引只对单份文件，主题词直接写在文件在正文末页的下方。
档案主题标引的方法常常比较复杂，要具体分析主题的类型、主题的结构，在标引记录时，要选用主题词表中专指性最强的正式主题词。档案主题标引，既可以是单份文件，也可以是几份文件；既可以是单个案卷，也可以是几个案卷。档案主题标引的主题词在著录形成的条目中单独构成一段。
公文和档案主题标引既有联系、又有区别。尽管公文主题标引比较简洁，但是高质量的公文主题标引可以有助于档案标引人员了解档案内容和成分，档案标引人员应尽可能地利用公文主题标引的基础。具体操作时，可以分别情况，采取不同的作法：
1.保持原状。当公文主题标引的主题词准确地揭示主题，并且可以作为检索档案的根据时，档案主题标引可以把公文主题标引的主题词保留下来。
2.调整补充。应该用几个主题词进行组配来表达的单主题，公文主题标引常常专指性不强，档案主题标引时，应通过主题词的组配，补充完善主题概念的表述。当一份公文所论述、研究的对象或问题有两个以上相互独立的主题，具有并列关系，即公文是多主题时，如果公文主题标引标引不足，档案主题标引时，除利用原基础外，还要对遗漏的单主题补充标引。
3.重新标引。原来的公文主题标引有错误，或者不能准确揭示主题，没有检索价值，档案主题标引应该摒弃公文标引的主题词，重新予以标引。