新形势下编目工作的改革与创新——北京大学图书馆编目部机构调整与管理改革，本文主要内容关键词为：编目论文,大学图书馆论文,北京论文,新形势下论文,机构论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
作为图书馆的一项基础工作，编目是读者服务的重要保证。随着书目数据的标准化、规范 化 以及自动化、网络化的广泛应用，编目工作也产生了极其重要的变化。它在组织与揭示馆藏 方面有了更广阔的发挥空间。近两年来，北京大学图书馆编目部经历了重大变革，这些改革 体现了对编目管理的新定位、新思考，适应了现代图书馆的发展潮流。
1 旧的编目工作体系不适应发展的要求
北京大学图书馆编目部担负着全馆各文种、各学科图书、期刊及学位论文的编目工作，有 悠久的历史。长期以来，编目部组织结构基本上以文种为主线、工作性质为辅线，划分为各 个编目组，如中文编目、西文编目、日文编目、俄文编目及古籍编目、回溯编目等。最初， 各编目组从分类法到目录组织完全不同，处于分散管理状态。以分类法为例，1952年前，原 北大的中、日文藏书用皮高品的《中国十进分类法》，原燕京大学的中、日文藏书用裘开明 的《汉和图书分类法》；原两校的西文藏书用杜威十进分类法。1952年院系调整至1975年前 ，北大的中文与日文图书统一用皮高品法，西文与俄文图书用杜威十进分类法。那时，图书 目录 分类不同，多头并存，十分复杂。直至1975年，中外文图书开始统一使用《中图法》，才结 束了不同文种图书并用多种分类体系的局面。但目录体系仍有较大差别。
随着书目数据库建设和网络环境下资源共享的发展，这种模式已无法解决新问题、开创新 局面，必须从根本上加以改变。其主要问题有：
(1)各文种编目相对独立，缺乏互通，使图书文献从编目体系到目录组织方面均存在严重差 异。如西文编目设文学家与哲学家专号，把一个作家的作品与研究该作家的文献及传记集中 起来，以利于教学与科研工作。而中文编目则无此项规定，使同一作家的中外文作品和相关 文 献不能集中，不利于读者查询。
(2)传统组织结构是建立在手工编目基础上的，只能适应常规手工工作流程。在编目部已完 成了从传统手工编目到利用计算机实现编目自动化的过渡后，此种方式显然不能适应新条件 下的编目流程。
(3)编目产品输出已呈现多样化、灵活化、准确化发展的趋势，其检索点更丰富、检索速度 更快、方法更灵活、结果更准确，对部门管理层次提出了更高的要求，编目部的思想准备、 技术准备、人员准备及干部准备，都必须有全新的深度和广度。
2 引进UNICORN系统带来了管理思想的更新
北京大学图书馆于1999年7月19日正式启用SIRSI公司的UNICORN系统，新系统工作流作业方 式有多馆系统，多语种、多种文献类型合库，强大的检索功能和管理功能等特点，提高了工 作效率，大大提高了图书馆的业务管理水平。
工作流程的变化，要求人们不再用过去的思维方式奢望自动化新系统来迁就传统做法，而 是要通过各种办法适应新系统，包括图书馆管理方法和模式的转变。显而易见，新系统的使 用必然会促进机构改革，机构建立应面向工作流，内部工作要求建立从订单、收登、编目、 校对、加工到验收的大编目流程，管理体制必须改革。
编目部管理改革遵循着北京大学图书馆机构改革的总原则，即核岗定编，随着新系统的使 用修订岗位和职责；完善人员工作技能和质量的考核；重新审核人事管理制度；人才流动管 理等。体现在管理思想上即是，坚持以文献资源建设为中心，以技术服务和自动化、网络化 发展为基本点，以科学管理为保障，以学习、提高、研究和交流支撑发展。
改革的最终目标，是使传统型编目部逐步发展成整体工作体现时代性，数据管理体现综合 交叉、重点保证、共知共享性，业务工作体现高水平、深层次、主动性，管理工作体现改革 精神和科学性、开放性的现代型编目部。
3 编目部管理模式的重新探索
1999年9月，北京大学图书馆开始分阶段重新构筑编目部的组织架构。比起以往任何一次改 变的修修补补，这次改革是全新的、彻底的，体现了对编目管理的新定位、新思考。
第一阶段是打破以文种来划分各业务组的传统模式，而以工作性质和业务流程改革组织结 构。首先合并中文、西文编目，成立套录编目组与原始编目组，每组各包括中、西文的相应 工作内容。套录编目组由年轻或新来的编目员、配以业务骨干组成，它要求成员对新系统、 数 据库及采编承继关系有清楚认识并充分掌握。原始编目组由经验丰富的编目员组成，要求成 员熟悉著录规则、分类法和主题词表，能应对各式各样的难编图书。同时，还成立了作为过 渡方式的回溯、期刊及小语种编目组，包括回溯、期刊、日文及俄文编目。
这次改革的重点是取消中、西文编目组，打破了两者间互为独立的局面，而按工作性质分 为原始、套录两组。这么做的主要思路是，编目工作尽管已随图书馆自动化、网络化的发展 而产生许多新特点、新方式，其作为基础业务工作的性质却没有改变，对编目员基本业务素 质的要求也没有减少。相反，这种要求只会越来越严格、标准越来越高。在信息技术普遍应 用的今天，编目员要掌握基本编目技能与计算机应用技术，还要能对各种日新月异的工作流 程迅速领会并应用到实践工作中。可以说，编目员必须走出旧框架，融入到新的工作环境中 ，必须在保持自身基本素质的前提下，加强对新领域、新流程的领悟与钻研。因此，融会贯 通是必不可少的。这种相融既有纵向的，即从订单、套录到原编的工作流融通，也有横向的 ，即不同文种（主要是中、西文）编目方式的融合。这更能体现现代图书馆的发展趋势，更能 提高编目员各种能力与素质，更值得尝试。
这次改革颇具新意，但还不太成熟，存在着一些缺陷。新管理模式试行不久，就在实践工 作中暴露了不少问题。离既定目标还有距离，还不能加以制度化。主要体现在：
其一，工作流程前后衔接仍有待改进之处。特别是在采访订单的继承、简编数据升级及数 据源检索等方面，存在着衔接困难。这种不适还使验收、调拨等任务安排产生了不确定性， 使其游离于采访部与编目部之间。这是制约编目工作自动化发展的一大障碍。
其二，编目速度虽有较大提高，但仍未充分发挥潜力，还不能根本解决图书积压问题。一 段时期以来，北京大学图书馆中文图书积压较严重，这是历史遗留问题。有新书进书量增大 、编目员相应减少的原因，也有适应新系统需要磨合过程的因素。改革后，编目虽然已基本 上保证不再增加积压，但要逐步缓解乃至彻底消除积压仍需要进一步努力。
其三，各文种、各工序间融合有了一个良好开端，但离改革目标还有较大差距。往往是“ 形”的方面融合得较好，“神”的方面仍有不少问题。由于新系统上马、机构调整及图书积 压问题，编目员主要任务是在适应新系统、突击编书上，部门主要精力均花在调整流程、解 决遗留问题方面。在从上到下各方面还没有完全步入正轨的情况下，要从根本上融合各文种 编目（特别是中编与西编），使编目员能互换角色，通过一定时期的磨合，达到熟练驾驭两种 文种编目的境地，还有些困难。这样的情况又反过来无助于解决图书积压，因为做西文编目 的人员基本上不能投入到中文图书编目中，而采访部的做订单人员还不能与编目人员融会贯 通 ，改订单、重做采访数据等工作大量存在，对宝贵的编目资源是种浪费。
主客观因素促使管理改革必须消除弊端，发挥优势，继续向新台阶迈进。
4 编目部机构改革的基本完成
2000年8月，北大图书馆编目部管理改革进入第二阶段。这次调整配合CALIS联机合作编目 客户端的正式启用，基本思路是加强图书与期刊的数据管理，促进以文献流为中心的服务工 作，适应网络化服务的大环境。具体做法是将订单工作纳入大套录体系中，强调期刊及学位 论文编目的重要性。
新编目部划分为四个组，即期刊采编组、订单套录组、原始编目组、图书加工组。期刊采 编组包括中、外文期刊采访、收登、编目及学位论文编目，订单套录组包括中、西文图书订 单、收登、套录编目、回溯及俄文编目，原始编目组包括中、西文原始编目、中文规范及日 文 编目，图书加工组包括中、外文图书加工及验收、调拨等工作。
新工作流程大致是：订单人员先做订单，书到馆后收登，直接交给套录人员，检中编目， 未检中交给原始编目。编目员在CALIS客户端编目，编好数据后抓取到本馆系统覆盖采访数 据，校对完毕返回加工组，经打卡、添加复本、调拨等环节至流通部门。
这次调整的重点是将图书订单、期刊采访两项业务工作从采访部归入编目部，实现数据流 程一条龙管理，提高数据质量。按照规划，它将增强订单人员与编目人员的业务交流，并使 期刊采、编资源配置更趋合理。
为使此次机构调整顺利完成，编目部负责干部在征求各方面意见的基础上，制订了一系列 规章制度，以加强业务与行政管理，增强部门凝聚力。主要包括：《基本定额制的管理办法 》、《干部职责》、《考勤考纪制度》、《工作人员行为规范》、《质量管理制度》等。制 订制度不是简单地约束人，而要加强工作人员的主人翁意识，调动其工作主动性、积极性。
新编目部的管理目标是规范化、科学化、制度化，即工作上规范作业、科学管理、制度至 上。它把为广大读者尽快利用图书资源创造条件与向CALIS联合目录提供优质书目数据有机 地结合起来，在量和质之间找到一个恰当的切入点。同时，它也尽力为网络化环境下的数据 流管理探索出一条可行的发展之路。
新模式既要适应管理方面的需求，又应兼顾编目员自身的发展要求。它必须有利于业务管 理，便于提高工作效率，也为编目员的业务发展展示新的方向和较宽广的空间。这种“管理 本位”与“人本位”的结合，在国内大型图书馆内部工作部门是一个创新。
结构调整对管理工作的影响是全方位的，新管理模式试行以来，取得了明显成效。
首先，提高了工作效率。据统计，编目部月出新书比过去有较大增长，中文书月均在2，50 0-2，800种之间，最高达到3，000余种；西文书在1，100-1，300种之间，最高达到1，500 余种，均比往常增长60%-80%。这种规模是在实际编目人数相对减少的情况下取得的，目前 ，从事中文编目的人力大约有6个全人，5个半人，西文编目有5个全人，2个半人，比过去减 少了四个编目员。工作成效的显著提高，主要由于编目员分工更细致、更明确，人人均有专 门领域可以发展，配套的安排也更合理，加快了编目速度，也加速了图书的周转。
其次，工作流程改革变得更加合乎实际工作情况。特别是订单、套录、原编体系配套，无 论做订单人员、编目员还是校对人员，都在长期工作中积累了不少经验，不断总结优点，与 系统管理人员、采访部人员不断对话，发现不足，改进功能，使系统、流程、编校更加顺畅 ，更加科学化。既保证了数据质量，又从业务技术和行政管理方面为今后在自动化、网络化 条件下进一步发展计算机编目作了充分准备。
再者，增加了编目员交流机会，提高了编目员业务水平。过去各编目组相对独立，各自封 闭，缺乏比较。如今大家汇聚一起，彼此之间了解各项业务规则、操作程序及目录体系，共 同进行业务对话，对小组间乃至部门间的分工、协作提出建议与方案，对数据源情况、数据 库建设发展有了纵向与横向的比较认识，更加留意著录条例及格式的变更、分类法的修订、 主题词表的增删、机读格式的版本更新及规范工作的研究进展等。总而言之，有形的与无形 的业务培训增加了，努力钻研的气氛浓厚了。
最后，增强了部门的凝聚力，有利于人才的稳定和长远发展。编目工作的革新，需要高效 能的管理及高瞻远瞩的规划，这与高素质的人才密不可分。管理改革消除了旧有的条框，部 门 开展工作不再有小团体，而是大家齐心协力，共谋部门及个人的发展前景。
5 定额管理制度的更新
编目部管理中有一个重要问题，就是定额管理，定额管理制度利弊兼有。有利方面是，保 证部门每月能有一个基本的出书量，各道工序均予量化便于管理，超额奖励也能激发编目员 多出书；减少了因出书量差异而引发前后工序人员出现矛盾的可能性；对编目员自身有约束 力，使之必须计划合理安排工作，早早为保证出书总量作准备。不足方面是，定额标准不可 能按满负荷工作状态或工作效率最高的编目员的工作情况制订，只能取中间值或中间偏上值 ，以使大家有一个超额的余度。这样，如果编目效率高的人满足于平均水平，就不能充分发 挥 其工作潜力；如果大家均保持平常工作强度，也不利于发挥大家的潜能。可见，最主要的问 题是管理层对定额量的制定难以有一个非常合理、恰当、科学而又周密的标准。编目工作是 千差万别的，有不同文种编目的差异，有编目与加工的差异，还有各编目员在经验、能力及 工作效率上的差异，等等。理论上，随着编目自动化的不断发展，网络化水平的逐步深入， 编目员业务能力的渐趋提高，定额标准会有一个由低向高的缓升过程。但实际上，具体执行 起来比较困难。
不实行定额管理，如采用工作量汇报方式，亦有一些特点。工作总量没有一个绝对的上限 ，编目员可以充分发挥工作热情和业务潜力，各尽所能。同时，工作总量也没有一个绝对的 下限，可以缓解压力，给予工作人员特别是年纪较大的编目员充分掌握新系统、适应新流程 的时间。另外，编目员之间必然会比较对方、认识自己，增强危机感。基于上述原因，在第 一阶段改革时期，北大编目部暂时取消了定额管理，它也发挥了阶段性积极作用。但随着UN ICORN系统和CALIS联机编目客户端的不断更新，编目环境稳定性日益提高，系统管理工作日 趋完善，机构调整及工作流程变化的适应期已结束，这种方式不利于解决未编书大量积压与 编目员人数少于实际需要这个编目工作的主要矛盾。为了进一步调动积极性，提高工作效率 ，在第二阶段改革时期，对定额管理的新探索又提上了日程。
新定额管理总结了过去的经验，其原则是：实行奖惩分明的激励机制，使现有编目人员能 完成缺编人员的工作，加强书目数据管理，彻底解决图书积压问题。它将达到以下目标：保 证新书不积压，一般情况下套录五个工作日、原编十个工作日编校完毕；逐步完成回溯工作 ，使已上架但无机读数据的旧书尽快纳入CALIS联机合作编目客户端和UNICORN系统管理之中 ；使工作人员（编目人员、订单人员、加工人员）能够人尽其才，才尽其用。
定额管理亦可称之为“数据量控制”。这个“量”包括数量和质量两方面。数量指根据编 目文种、工作性质为每个编目人员、订单人员、加工人员设定的一个“基本数据量”，以月 为时间单位，要求工作人员每月至少要提供一定量的成果，多超部分按合适的奖励方式予以 鼓励。质量方面则要求从订单、编目、校对、加工等各个环节上把握质量水准，制订相应的 “出错率上限”，超出部分则要予以处罚。无论是质量还是数量，每月评判结果都要在年终 汇总，作为二次奖惩及来年定岗定级的重要依据。这种方式最主要的目的是既能稳定编目工 作节奏，也要保证书目数据质量，以提升数据管理水平。
新定额管理制度的实行，对业务工作产生了积极影响。自2000年9月起短短半年时间，在保 证质量的前提下，编目部不仅完成了近五千种积压图书的编目，而且加快了新书周转的速度 。积压书问题的解决，使部门工作变被动为主动，回溯投入力度得以加强，也能投入更多资 源处理数据遗留问题、完善数据库管理。另外，深入贯彻规章制度，落实质量管理，改进考 勤考绩，加强工作人员分工协作，凝聚内部共识等长线工作也可以进一步深化。
这个过程中，工作人员个人的业务水平与职业素质得到同步提高。工作流程的统一，著录 标准的完善，增进了各文种、各工序间的了解；订单数据管理规范化，CALIS与本馆系统衔 接顺畅，提高了工作效率；新编目员从事一段时间订单工作制度化，订单人员逐步提高编目 水平，有条件的编目员（如主校人员）学习另一文种编目等措施拓宽了工作人员的业务面；年 轻业务骨干的培训，数据质量的进一步保证，规范工作有条不紊地进行，日、俄文编目流程 与数据水平得以完善和提高，这些都为编目部业务与管理工作可持续发展打下了坚实的基础 ，提供了稳定的后劲。
6 进一步深化管理改革，开创编目工作崭新局面
文献信息资源的充分揭示并加以利用是图书馆发展的真正意义。近年来北大图书馆编目部 管理改革的最大效果就是使文献信息资源环境得到根本改善，文献内容完全揭示、检索范围 大大拓宽、数据管理更趋合理、流通渠道更加畅通，而这些进步的主要受益面就是图书馆服 务工作。编目部管理模式改革的方向是正确的，顺应了现代图书馆发展潮流，改革应该进一 步向深度和广度发展，真正实现改革的既定目标。
首先是要加强各文种编目间的交流与融合，争取尽快清除编目员因著录格式、索书号、主 题 词表及目录体系的不同而产生的思维方式差异，培养多能型、复合型编目人才。在条件许可 的情况下，让编目员学习另一文种著录格式、主题词表，培训成熟后参加套录编目。这样最 直接的后果就是部门有实力随时加大对完成阶段性紧迫任务的投入，长远来看则为编目员业 务素质的发展打下良好基础。
其次，加强编目人员与订单人员的交流，解决好数据衔接和数据升级问题。采编本是一家 ，存在着千丝万缕的联系。采访数据质量提高了，采访工作流程走顺了，有助于维护编目数 据质量和编目工作流程的顺畅。反过来，编目员参与订单工作流程既能促进业务水平的提高 ，又能保证数据前期工作达到一个新档次，对整个编目流程有益无害。采编工作水准是相辅 相成、密不可分的。具体做法，让部分编目员参与采访订单的培训交流工作，让订单人员加 深对著录格式、多卷书合做与分做原则的理解。订单人员还可承担检索外来数据源、复本、 续卷的处理，以及套录工作。
改革还有一个重要方面是加强对期刊采编的管理。期刊采编虽已合并到编目部，但由于双 方业务类型的差异使期刊工作仍相对独立，加上人员缺乏，工作开展有较多困难。管理工作 要求部分编目员特别是业务主管了解并熟悉期刊采编的业务规则及操作程序，能参与业务决 策和实施业务方案，能调动期刊工作人员的积极性，使书刊编目的交流制度化，以利提高期 刊与图书的数据质量和业务水准。
编目工作的整体功能和作用正发生着巨大的变化，即由分散型的传统编目向现代型的联机 编目转化。北京大学图书馆编目部从面向北大扩大到面向全国高校，以CALIS联机合作编目 的发展为契机，实现多馆联合保障与资源共享，正是这种转变的具体体现。这是编目部的历 史责任，也是其发展的难得机遇。它要求编目工作“立足本馆，服务全国，面向世界”。编 目部管理改革是一个全新的课题，需要在实践中不断摸索，不断改进。图书馆的现代化离不 开编目部的现代化，而管理模式的更新则为现代化的早日实现创造了良好的环境，打下了坚 实的基础。