档案信息网络化建设的启动措施，本文主要内容关键词为：措施论文,档案论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
G276【文献标识码】 A【文章编号】 1002-3887(2000)03-0132-03
计算机网络技术是当今信息传输的基础，它的发展和网络化系统的开发代表了计算机技术的发展方向。档案部门如何应用和发展网络技术进行本系统、本行业的信息网络建设，是当前档案同仁较为关注的一个话题，同时也是摆在我们面前势在必行的新任务。笔者在综合分析、比较各方观点的基础上，认为档案部门进行信息网络建设，除了重视通讯网络设施等硬件的建设外，最重要的是应采取以下三个方面的启动措施。
一、制定网络建设规划，设立相应机构，配备必要人员，争取资金投入
档案部门要进行网络化建设，首先要有一个全国范围内的统筹规划，这是由我国国家规模的社会主义档案事业的性质所决定的。我们知道，我国档案事业的一个显著特征，就是已形成了具备国家规模的行业体系，有自己的管理体制、组织机构和管理办法，并制定了自己的行业法——《档案法》。档案信息的网络化建设应成为档案事业宏观管理工作的一部分，需要进行全局性的规划。另一方面，档案部门的网络建设，实际上是基于互联网技术的专业网建设，是一个涉及面广，参加单位多，信息源分散的大型系统工程。比如要考虑两种模式：一是在办公自动化系统的带动下入网；二是行业系统的跨地区网络的构建；要涉及到局域网、行域网、互联网的建设；还要顾及我国经济环境和档案工作发展不平衡的现状，采取先搞局部试点，再逐步推广的办法，等等。以往那种做什么事都一哄而上，不讲科学，不按客观规律办事，用“搞运动”的形式来做事的办法，教训已是不少。因此，为搞好网络建设使其沿着健康、有序的轨道发展，国家档案行政管理部门应把加强对全国档案系统网络建设的宏观调控和管理作为其行政管理职能的重点来抓，并尽快制定出档案系统网络建设的近期计划和中长期计划。
其次，相应机构和必要的人员是开展信息网络建设的基本保证。目前，国家各部委大都已设立了自己的信息中心，负责协调和指导本系统信息网的建设。国家档案局也应当尽快成立信息中心，集中计算机网络技术、通信技术以及档案事业宏观管理等各方面的专家，负责各国家级档案馆之间及中央档案馆与各部委档案部门之间的互联网建设，制定全国档案系统网络建设计划，组织与协调档案网络建设，负责数据库、软硬件和通信等技术方面的咨询，组织有关学术活动和技术培训，有条件的省份亦可设立这样的机构，为搞好地方档案网络建设提供保证。此外，目前的一个契机，就是结合国务院机构改革，将文书、档案工作统一管理，建立统一的管理体制，调整或构建新的组织机构。如可将国务院办公厅和中央办公厅属下的秘书局与国家档案局合并，并改称为国家文件与档案管理局，作为国家文件、档案工作的最高行政管理机关，直接领导和管理全国文件与档案工作。这不仅有利于文件、档案一体化管理，还将有利于“政府上网工程”与档案网络建设的相互配合，共同实施。
再次，资金投入是必不可少的，这是耗资不菲的信息网络建设重要的物质保证。档案是党和国家的宝贵财富，档案部门的网络现代化建设离不开国家的支持，尤其是物质上的支持。国家和各省、市现都已成立了国民经济信息化领导小组，同时制定了信息产业和有关网络建设的“九五”规划及2010年发展纲要，并拨出部分专款进行初期建设。并且，1999年是“政府上网年”，当前各级政府部门正加紧实施“政府上网工程”，争取在2000年取得初步成效。各级档案部门要抓住这个机遇，力争政府对档案网络建设的资金投入有持续稳定的增长，只有这样，才能使档案网络建设得以更加高速高效而健康地发展。
二、做好档案信息网络建设的规范化和标准化工作
进行档案信息网络建设，标准化是重要的先决条件。实际上，标准化是计算机网络化建设不可缺少的组成部分，比如TCP/IP协议就是互联网上最基本的信息交换标准。作为计算机网络的标准化主要有三个方面：信息的标准化和规范化；信息处理界面的标准化和规范化；网络体系结构的标准化和规范化。这三方面的标准化和规范化是一项规模大、耗时长且涉及行政部门有关政策、法规的工作，需要使用网络应用系统的各行各业共同参与才能完成。
对于档案部门而言，做好档案信息及信息处理界面的标准化和规范化工作，最主要就是积极推进档案数据库信息著录格式的标准化，这实际上属于计算机信息管理的前处理阶段。档案数据库的质量取决于设计和实际制作两个方面。就数据库的设计而言，有档案著录项目和著录格式的确定问题。确定哪些信息著录项目（包括档案检索知识）决定着档案计算机网络能够回答哪些用户提供哪些档案特征信息；确定信息著录格式，则决定着数据库结构的合理性。而档案数据库信息著录项目和著录格式的标准化则决定着是否可以与其他数据库和网络兼容和交换目录信息。在这方面，我们档案部门目前还有许多工作要做。例如，有档案界同仁指出，当前较为紧迫的工作就是开发《中国档案主题词表》和《中国档案分类法》的网络版，加快档案分类主题一体化的进程。对网络数据库的信息进行语义控制，这是信息规范化的一个重要方面，其中主要利用主题语言和分类语言进行语义控制。《中国档案主题词表》和《中国档案分类法》是建立档案数据库进行主题语义控制和分类语义控制的规范化词汇表，因此，在建设档案计算机网络时，及时开发《中国档案主题词表》和《中国档案分类法》的网络版，加快档案分类主题一体化的进程，不仅可以为用户进行联机检索提供方便，而且更重要的是可以规范档案网络上的语义控制，为了整个网络提供统一的、规范的检索档案信息的语言。
要做好网络体系结构的标准化和规范化工作，以及大而言之的整个信息网络建设宏观方面的标准化工作，则要加强系统建设和法规建设。即一方面要建立统一的全国规模的档案网络体系结构标准，并制定从上到下的档案标准化管理实施细则。如果说设计一个档案管理软件是一个系统工程，那么全国规模的档案计算机管理网络的设计就是一个更庞大、更复杂的系统工程。具体联系档案部门，涉及档案著录和标引工作、档案数据库建设以及整个档案网络体系结构的标准化，包括统一的术语定义、内部体系结构、数据交换方式、信息流向、信息分类编码、软硬件接口规范、通讯规程、功能设置、支撑环境等，且对于设备构成、人员组成、管理方法等均有周密的规划和设计。另一方面应以国家档案局牵头，尽快制定有关档案网络标准化方面的法规，保证机读档案资源的共享和网络建设工作的质量，保证档案网络建设的开放性和系统性。具体包括网络建设中档案信息的采集、处理、传输和利用等工作的系统化和标准化法规的制定，使之与现行的档案工作相配套，并注重在立足我国国情的基础上兼顾与国际惯例接轨。这些都应在档案网络建设的具体环节启动之前制定和颁布、实施，这样才能保证档案网络建设的科学性和整体性。
三、重视档案信息资源的开发利用
信息资源的开发利用，是信息网络化建设的最终目的。而许多发展中国家在建设信息网络系统时往往本末倒置，只重视发展先进通讯设备和购置高档计算机系统，而忽视或没有重视开发信息资源。在推进信息化建设过程中，我国也存在着只重视“硬件”环境，不重视“软件”环境；只重视“本系统”建设，不重视全面协调；只重视“公路”建设，不重视“车辆”建设和利用的问题，这必须引起我们的高度重视。
数据库是存放信息资源的仓库，是整个计算机信息网络的核心。而据有关资料统计，我国已建成的数据库还不到世界总数的1%，全国共有数据库800多个，而可用的300多个大型数据库对外服务的仅占5%，利用率很低。更值得注意的是，全国范围内的数据库不仅数量少，而且数据库里存储的数据记录量也很少。至于档案部门方面，目前虽说没有一个较为完整、权威的统计数据，但考虑到档案系统计算机网络建设方面的落后状况，可想而知档案数据库数量及所存储数据量更为匮乏，更令人担忧。因此，进行档案信息网络化建设，开发利用档案信息资源，就必须研究和解决数据库建设问题。
首先，只有网络环境下的档案数据才具备真正意义的资源共享，因此，要避免各数据库之间数据的重复，形成各有特色的、内容丰富的、实用的各类档案数据库，以建设一个实现资源共享的档案计算机网络，就要突破以往各自为政、闭门造车的局限，突破单机数据库数据无法共享的局限，由国家档案行政部门集中统一规划，分类指导，按不同数据库的特点进行开发利用。在数据的准备上，除了传统的二次信息加工，以及注视档案原文信息的存储外，尤其要加强档案文献的编研工作，开发出诸如特定专题的档案信息光盘出版物、档案光盘史料汇编等编研成果，从而通过信息的再加工、再创造，既提高档案信息的价值含量，又使各档案数据库形成有自己特色的专题性数据，为社会提供档案信息的增值服务。顺便提及，目前在档案原文信息的开发利用受诸多因素限制的情况下，编研成果较之检索目录等二次信息，在档案信息的密集度、系统性、专指性和优化程度方面更优，应是档案数据库资源的重要组成部分。
其次，数据库内容要突破以往只有单一类型的档案的局限，包含文件、档案、资料等多种类型的数据。不论是在档案馆内部建立的局域网档案管理系统，还是在机关及企事业单位建立办公事务和档案管理网络，它们都使用网络环境下的文件、档案一体化管理软件，实现办公行文管理、办公事务管理和档案管理各环节的自动化及文、档一体化，共享网络多种类型的信息。实际上，档案编研成果的材料来源也并不仅局限于档案材料，而且包括各种相关的文件、图书、资料等。进而言之，在各档案系统之间实现远程联网所共享的网络资源，也将是多种类型的数据，这将进一步提高文件、档案一体化管理水平，提高文件、档案等信息资源的利用效率。
此外，在网络环境下开发利用档案信息资源，还可充分利用网络的优势，在网上进行信息发布与交流。如采用制作主页方式通过档案馆或档案室所在单位的网站发布信息，扩大档案部门在国内外的影响，让公众了解所藏档案文献；在网上与各档案网络实现交互信息、计算机检索目录等资源共享，并通过新闻组、BBS以及电子邮件对档案网络建设的有关问题进行探讨；还可加强与图书、情报等其他信息部门及国外档案同行的协作与交流，等等。值得一提的是，在档案数据库建设正处起步阶段，还未能在全国范围内实现真正意义上的资源共享的今天，在网络上以HTML页面方式进行档案信息的发布与交流，不失为目前档案信息资源开发利用的一个有效途径。
收稿日期2000-01-13