电子文件全过程管理标准体系构建研究_档案管理系统论文

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       文件是各项社会活动的客观记录。信息资源战略地位的确立，也让电子文件的重要性得到了全球范围内的广泛认同。电子文件正在以惊人的速度实现纸质文件的绝大部分功能，并通过网络共享充分发挥着的重要作用。随着电子政务的稳步推进，政府的电子文件大量产生，电子文件不仅仅是档案信息资源的重要组成部分，更加是政府发挥作用的重要方式。如何管理好这些电子文件成为当今社会面临的难题。本文主要对国内外电子文件管理相关标准现状、电子文件全程管理标准体系建设及应用等方面进行了探讨。

       1 国内外电子文件管理标准现状

       1.1 国外现状

       国际标准化组织、国际档案理事会等国际组织从上世纪九十年代开始，在文件管理、元数据、数字化加工、文件格式、开放档案信息系统等方面陆续制定了相关标准，开展电子文件管理的标准化工作，其中国际标准化组织2001年发布的《ISO15489：信息与文献-文件管理》(Information and Documentation-Records Management)最具影响力。该标准分两个部分，第一部分描述文件的分类、利用、存储等，第二部分作为实施指南，对第一部分进行了更为详细的描述。《ISO 14721-2003：空间数据和信息传输系统-开放文件信息系统-参考模型》(Space Data and Information Transfer Systems-Open Archival Information System-Reference Model)提出的OAIS参考模型也广为各国采纳，它是长期保护和维护数字信息可存取的一个基本概念框架，可用于实现电子文件的长久保护和存取。国际档案理事会下属的电子文件委员会也出版了《电子文件管理指南》，对电子文件的生命周期进行了定义。

       美国、欧盟等国家也分别制订了《电子文件管理软件应用设计评价标准》《电子文件管理通用需求》等标准，对电子文件管理系统的功能需求、系统接口、测评等方面做了要求。

       1.2 中国现状

       1.2.1 大陆地区 中国国家档案局长期以来非常注重电子文件管理的标准化问题，并在“抓研究、抓规范、抓试点”方面做了一些工作。近几年，中国国家档案局先后制定发布了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T 17678-1999，共2部分)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)、《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)、《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47-2009)、《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)、《数字档案建设指南》等标准和文件，为电子文件的规范化、科学化管理奠定了一定基础。

       1.2.2 台湾地区 台湾地区以《档案法》《公文程式条例》《机关公文交换办法》《档案电子存储管理实施办法》等地方法律为基础，编写了《文书及档案管理电脑化作业规范》《机关档案作业手册》《文书处理手册》等，对电子文件的交换、封装、格式、系统功能需求等都做了详细的规定。

       《文书及档案管理电脑化作业规范》规定，档案管理系统应包括档案收集与确认、档案形成与保管、档案清理、档案检调与应用、查询检索、统计报表、转档作业、稽核与安全等业务功能。电子档案的格式应符合下表要求：

      

       1.3 发展趋势

       国际上对电子文件趋向于统一管理、集中管理、全程管理，并以此为原则正在制订相关标准。2009年12月，中国政府也下发文件，提出了电子文件“统一管理、全程管理、标准规范、便于利用、安全保密”五项原则。与大陆地区相同，台湾地区也要求档案管理应以统一规划、集中管理为原则。因此，中国政府急需开展电子文件全程管理标准的研究工作。

       2 电子文件全程管理标准体系的建设

       为更好地落实中国政府对电子文件管理的要求，2010年，中国国家档案局组织了以李和平副馆/局长为组长，由科研所、技术部、馆室司和信息中心等单位领导及工作人员组成的课题组，在全面分析中国“电子文件系统”建设现状的基础上，开展了“国家电子文件支撑平台系统建设”课题研究，项目成果之一就是进行了建设电子文件全程管理标准体系的研究。

       2.1 总体框架

       以文件生命周期理论为基础，根据计算机软件工程建设流程，参考电子文件管理的国际标准和国外先进标准，遵循电子政务的国内标准、行业标准，建设适合中国国情的电子文件全程管理标准体系。具体思路是：首先分析各类机关和综合类档案馆的电子文件管理业务需求，对电子文件从生成、流转、发布、归档、移交、保管、利用、销毁等全过程业务进行梳理、归纳、整合和优化；其次提取其中的共性业务需求，构建较为完善的电子文件全程管理业务需求模型，确定电子文件全程管理的业务需求；然后研究建设电子文件全程管理软件系统所需的数据标准、接口规范和测评规范，最终形成较为完善的电子文件全程管理标准体系。

       该体系主要包括《电子文件全程管理业务需求指南》《电子文件全程管理业务数据标准》《非关系型数据格式标准》《电子文件全程管理调用接口规范》《电子文件全程管理系统测评规范》《多媒体档案管理规范》《关系型数据库与XML转换标准》《音频档案元数据规范》《自主可控环境下电子文件管理系统测试方法》等内容。

       2.2 需求指南

       电子文件全程管理业务需求指南是根据电子文件管理的综合需求而定的，是开发电子文件支撑平台系统软件、编制电子文件全程管理标准规范的重要依据。

       2.2.1 业务需求 电子文件在流转过程中按照业务主体(机关、团体、企业事业单位和其他社会组织为一类，综合类档案馆为一类)划分可将全程管理分为电子文件前端控制阶段和综合类档案馆电子档案管理阶段。电子文件前端控制通过电子文件形成与办理阶段(即电子公文办公业务)、电子文件归档与移交(即机关档案室归档阶段业务)、电子文件保管与利用(即机关电子文件信息发布业务)等过程完成电子文件源头控制，从源头上控制电子文件元数据信息，统一电子文件格式。综合类档案馆电子档案管理是电子文件后期管理阶段，机关档案室将电子档案移交的过程中，其业务主体由机关、企事业单位或其他社会组织转变为综合类档案馆，综合类档案馆电子档案管理包含收集、管理、保管、利用等功能。

       电子文件全程管理软件系统建设内容包含共性应用基础支撑软件、共性业务与功能组件、支撑工具软件以及共性办公、电子档案管理和信息发布利用等基础应用系统。

       2.2.2 格式需求 在综合分析文书类电子文件、多媒体电子文件格式的基础上，对比不同文件格式之间参数差异，从文件质量、存储空间、清晰度、失真度、利用率、技术变更进程快慢、网络传输需求、长期保存需求等各个方面，通过纵向和横向之间的关联，综合分析其优劣程度，给出了较优的存档和利用推荐性选择。

      

       其中UOF为国家标准《中文办公软件文档格式规范》(GB/T 20916-2007)格式的缩写。课题对我国自有的UOF格式进行深入研究，分析了UOF格式与国外技术支持的文件格式的区别，总结出以UOF为中心的流式文档、版式文档业务需求，实现版式文档在UOF基础上的扩展，提出了流式文档和版式文档标准的一体化解决方案。

       2.2.3 安全需求 课题归纳了电子文件管理系统和电子文件资源的安全需求，将安全控制体系贯穿电子文件管理的全过程。安全控制体系由两个子体系组成，即权限访问控制体系和加密认证体系。权限访问控制体系数和加密认证体系相互交叉共同作用于电子文件支撑平台系统和电子文件资源，确保电子文件全程管理的安全。

       2.2.4 运行环境需求 运行环境需求主要包括硬件需求、基础软件需求两个方面。硬件需求的重要特性是在支持Intel装机的国外硬件的前提下，要兼容支持国产龙芯、龙梦等CPU装机的硬件设备。软件基础软件需求的重要特性是在支持以Windows为代表的国外基础软件运行环境的前提下，要兼容支持以中标麒麟为代表的国产基础软件运行环境，以满足应用软件系统跨平台部署运行的需要。

       2.3 数据标准

       数据标准用于规范业务数据格式，统一业务数据交换协议和数据报文格式，确保电子文件全程管理软件系统采用安全可控的信息交换技术，实现业务数据的共享和交换。

       业务数据标准包括元数据、关系型基础数据和非关系型数据标准。其中关系型基础数据标准包括办公业务、电子档案管理、文件发布利用、共性应用支撑平台和共性业务与功能组件等；非关系型数据标准主要包括文字编辑、版式文档，表格与报表数据等。

       本课题非关系型数据的前端格式选择UOF格式，后端格式即归档格式，选择在该标准的基础上一体化扩展的版式文档格式。

       2.4 数据封装

       在电子文件管理过程中，需要维护其与元数据的可靠联系。电子文件元数据可以嵌入到文件中，也可以通过系统与文件关联，还可以通过封装的方法与文件打包在一起。电子文件封装在一定程度上解决了元数据与文件的联系问题，但这种解决方式是点的解决，只能解决具体某个电子文件的数据与元数据关联的问题。在实际的业务管理过程中，电子文件管理不是一个个孤立的点，而是成系列成体系的，电子文件封装的离散式不能满足全部的需求。只有采用关系型数据XML存档的方式才能“由点到线，由线到面”的对电子文件进行更深入、更全面的管理。《关系型数据库与XML转换标准》规定了关系型存档文件的存储格式应采取“XML+打包”的文件处理方式，为实现关系型数据的长期保存提供了可行的解决模式。

       2.5 接口规范

       电子文件信息管理系统是由相关众多的软件产品所支撑，为统一各类软件应用接口规范，便于用户使用，也便于国内民族IT企业的软件产品走向标准，应研究相关软件产品接口规范。

       《业务需求指南》中搭建了电子文件全程管理业务需求模型，确定了具有工具化、模块化、组件化特点的各类软件，根据这些软件的运行情况，制定了一系列对外提供接口的软件规范。主要包括电子文件办公业务、电子档案管理、电子文件发布利用、统一信息分类、统一机构人员、统一权限分配、共性业务与功能组、文字编辑软件、版式文档软件、报表软件、全文检索软件、扫描图像处理软件、电子表单软件、条形码识别、调用身份认证、调用数据加解密、调用数字签名、调用电子印章、调用时间戳等应用接口规范。

       2.6 测评规范

       主要针对功能、效率、安全可靠性、兼容性、易用性和用户文档等指标进行测试。其中功能测试采用黑盒测试方法，测试过程中对系统安装手册和系统使用手册进行检查；安全可靠性、易用性和和兼容性测试结合功能测试完成；效率测试采用自动化测试和人工测试相结合的测试方法。

       3 电子文件全程管理标准体系的应用研究

       通过建设电子文件全程管理标准体系，本课题开展了国家电子文件支撑平台系统的研究工作，以便更好地应用并验证该标准体系。国家电子文件支撑平台系统共享了统一的技术架构，确保了各模块软件的紧密集成，集成了统一的接口标准，改善了以往的电子政务建设模式中，因技术架构不一，产品接口不合标准而难以相互兼容、各自为政的状况。该系统主要包括渠道/表示层、业务层、应用支撑层、数据层、网络层等层级。

       3.1 渠道/表示层

       渠道/表示层是为最终用户提供服务的具体表现和接入点，本系统以内外网门户为主，并可依据实际需求扩展呼叫中心、短信平台、手持移动设备接入等更为丰富接入模式。

       3.2 业务层

       应用系统主要包括：电子文件办公业务系统、电子档案管理应用系统和电子文件发布利用系统。这三个系统涵盖了电子文件从生成、流转、归档，到移交、保管、利用和销毁等全过程业务，因为具有模块化的特点，电子档案管理系统既可在机关、团体、企业事业单位和其他社会组织中使用，也能够为综合类档案馆所利用。

       3.3 应用支撑层

       应用支撑层主要包括共性基础支撑平台和共性平台两部分。

       3.3.1 共性平台 共性平台是各类业务系统开发与集成的应用平台，通过辅助定制平台，可以搭建业务应用系统，实现统一身份认证，同时还能实现数据资源的可视化管理和综合分析应用。

       3.3.2 工具软件 根据非关系型数据标准，本课题支持以UOF为基础，扩展版式文档业务，研发了文字编辑、报表工具、版式文档、电子表单、电子表格、演示文档、全文检索、图像处理和文字识别等软件。工具化的软件可灵活应用于不同类型的信息系统，减少支撑软件的局限性。

       3.3.3 共性应用基础支撑平台 建设共性应用基础支撑平台的主要目的是使各系统之间共享：统一机构人员管理系统、统一信息分类系统、统一权限分配策略系统，使所有不同体系的应用系统集成到一个统一框架体系中。

       3.3.4 功能与业务组件 电子文件共性业务功能组件系统以《业务需求指南》为基础，融合基于办公业务实际情况而提炼出符合国情的业务模型、管理模型、安全保密模型利用信息技术实现的共性应用解决方案。

       共性业务功能组件主要功能是建立基于办公资源信息系统的系列专用组件，这些组件可被本项目各子系统所重用，能快速地建立业务应用系统。通过建立业务组件，实现办公资源信息系统之间各模块的重用度；降低各系统之间的耦合度，实现业务应用与业务开发相互独立，提高开发效率；通过建立业务组件，为各系统扩展提供接口。

       3.4 数据层

       数据层的内容在物理上部署于数据中心，数据中心是各业务应用系统、决策支持系统和信息服务系统运行的基础，数据中心建设主要包括满足业务系统运行并统一管理的数据库以及支撑这些数据库管理、动态更新和交换的软硬件基础环境建设。

       3.5 安全保障系统

       安全系统设计为基础设施层、数据访问层、信息交换层、应用层四个层次，其中基础设施层包括网络安全基础设施和认证基础设施；数据访问层包括数据资源的安全性、数据访问、传输以及提取的安全性；信息交换层主要是保证信息传输的机密性、完整性和不可否认性，防止信息传输过程中的窃听和泄漏；应用层保证业务操作主体的可信性、可审计性以及不可抵赖性。

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