（广东重工建设监理有限公司，510000）
【摘 要】基于环保、节能、方便的目的，智能建筑近年来得到大量的关注和长足的发展，与传统建筑设计与施工相比，其产生的档案资料更多，这些档案对后期建筑的维修和改造具有重要的参考价值，所以说加强智能建筑设计与施工档案管理就显得尤为重要。受篇幅的限制，本文仅从智能建筑设计与施工档案的管理来论述全寿命周期管理的应用。
【关键词】智能建筑；设计与施工；档案管理；全寿命周期管理
随着管理理念的发展以及建筑企业提升自身经济收益的现实需要，全寿命周期管理开始应用于建筑设计与施工的方方面面，显著地提升了建筑工程的管理水平。大多数施工单位都实现了设备、物料、施工人员以及财务的信息化管理，但设计与施工档案管理还有待加强。
一、智能建筑设计与施工档案管理现状
1.1管理体系落后
管理体系过于形式化已成为职能建筑设计与施工档案管理的主要问题，缺少对员工的引导和教育，导致每个员工都只是把档案管理当成是一种形式上必须要走的过场，对管理效能不关心，没有真正的去分析其过程和结果，导致员工工作理念、工作方法较为落后和责任心不强，档案管理的作用非常有限，背离了档案管理的核心目标。档案管理是建筑企业管理的重要内容，从大多数建筑企业的档案管理情况来看，档案管理并没有充分挖掘员工工作的积极性，同时在管理者与员工之间还缺乏必要的沟通，有些员工没有对档案管理有一个正确的认识，导致员工的工作积极性大大下降
1.2缺少激励因素
缺少激励因素的具体体现：①组织结构不合理，资源和权利过度集中企业的中高层，基层员工没有话语权，指令的只有传达没有反馈，沟通方式单一被动，无法形成认同感。②档案管理水平的提升没有在员工的薪资上得到公平、公正的体现，让员工觉得不受重视，没有归属感。③奖惩手段单一，由罚无奖或重罚轻奖，导致员工被“剥削”、“迫害”感严重。
1.3不重视档案管理软件的应用
随着信息技术的发展，出现了种类繁多的档案管理软件，这些软件极大地方便了我们的档案管理，对后期引入全寿命周期管理也具有重要意义。然而受多种因素的影响，建筑企业很少重视档案管理软件的应用。早期建筑功能相对单一，设计与施工图纸、资料也较少，档案管理的压力并不大，当随着智能建筑的出现，档案的种类、数量也越来越多，如果建筑企业不重视档案管理软件的应用，那么不仅会导致档案管理较为低效，也会影响新的管理的引入。
二、全寿命周期管理在智能建筑设计与施工管理中的应用
1．加强基础设施的建设
基础设施是档案管理的物质保证，其建设应严格遵守档案统计规定：一是完善专用档案库房性能，确保其坚固耐用够用，确保每千卷占有20~25m2，档案柜是铁质的。二是增设灭火、去湿、空调等设备，做到防潮、防盗、防高温、防火、防光和防蛀，做到办公室、阅档室、库房分开。
2．加强材料的收集
随着社会的发展，建筑越来越高，形式越来越复杂，功能越来越复杂，对于智能建筑更是如此，其在设计和施工的环节中产生的档案资料也越来越多，我们应加强这些基础材料的收集。管档人员因在严格遵循归档制度的基础上及时收集并归档设计图纸、施工图纸、管线布置方案图纸等[1]。当有查档需要时，调用的材料要按时、按固定流程放回原位，以备下次再用。对档案的整理装订应严格遵循制定好的统一标准。
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3．完善统计内容
统计内容应进一步完善，以便能更加真实、全面地反应全部设计人员和各主要施工负责人的真实情况，比如个人的技术专长、信用、违法记录、业务水平、职业培训、工作业绩等。基于提升设计与施工档案统计信息利用价值和方便人力资源管理的目的，还可以增设个人工作态度、业绩变化的统计，让个人的工作表现一目了然。
4．加强设计与施工档案统计工作的考核评估
为了确保设计与施工档案真实、详细，应基于市场化、设计与施工档案统计规范化的目标加强统计工作的考核评估，在完善建筑企业设计与施工档案统计工作的同时带来更大的社会效益和经济效益。一是定期对建筑企业的设计与施工档案统计工作进行考核，人事组织部门、各级档案局等主管设计与施工档案的政府部门，应推行更加高效实用的考核制度，通过定期和不定期相结合的考核方式来监督、评估建筑企业设计与施工档案统计工作。二是建立完善的测评体系，政府应把相关的评级权利下放给以档案管理领域的学者、研究人员、从业人员组成非盈利性机构或组织，对建筑企业的人力资源统计管理水平进行评级，为力资源统计管理发展建立统一的专业性更强的标准[2]。三是注重异议的审核和鉴定，如果档案人对档案材料有异议，应本着对档案材料发布的机构和档案人负责的态度加强异议部分的审核和鉴定。
5．加强设计与施工档案统计人员队伍的建设
选择档案管理专业出身人才作为设计与施工档案管理员，并根据相关的规定和要求对其展开相应的培训工作，使他们工作上认真负责、热情好学，政治上觉悟高、能保守秘密。为了进一步提升他们的积极性和创造性，应加强团队建设，并关心每个成员的工作和生活，增强团队的凝聚力[2]。对于老员工，每2年培训1次，并进行考核，考核合格后方可继续工作；对于新进员工，开展入职前配合，使他们熟练工作流程、内容和制度，确保工作的有序开展。
6．建立设计与施工档案统计的信息系统
信息化建设是时代的主题，我们的档案管理也应有意识有计划地引入信息技术、设备，并运用相应的理念构建设计与施工档案统计的信息系统，以更好地统计浩瀚的档案资料，减低工作强度，提高工作的效率。建筑企业可根据自己需要，引入或建立事档案统计信息系统，录入电子档案，实现电子档案的在线检索和浏览，减少纸质档案的磨损。建立设计与施工档案统计的信息系统的必要性主要体现在设计与施工档案信息实在不断的变化和改动的，这是社会多样化发展的结果之一，传统设计与施工档案统计耗时耗力又不讨好[3]。经常变化的档案信息有：专业技术、学历、聘用岗位、党政职务、学位、任职时间等，为了确保设计与施工档案的真实性，我们应定期对其进行更细，首先是要做好这些变化信息的收集、鉴定工作，然后创建电子表格，并把这些信息录入。在建设信息系统的过程中，要做好以下工作，一是确保设计与施工档案基本信息工作表的完整、准确，其不仅技术难度高、内容多样复杂，还牵涉甚广，极容易受到政策的影响，对此可选用业务熟练、工作认真负责、熟练计算机操作的人员来承担这项工作，满足设计与施工档案信息的认定要求，以档案记载为依据，确保档案信息的准确、全面、权威，二是制表要实用、科学，能使档案信息条理化，易于检索。报表要项目齐全，又要简明扼要，避免相互矛盾和重复。
7．结束语：
为了优化智能建筑设计与施工档案的管理流程，本文从设计与施工档案的形成出发，对从建筑设备的申购到安装至报废的整个的管理流程进行系统的分析，发现规范、合理的管理流程不仅能确保设备档案的完整齐备，还能提升信息和数据的准确性和完整性，具有较高的应用价值，值得推广应用。
参考文献：
[1]孙传双.智能建筑的全寿命周期管理[J].世界华商经济年鉴·城乡建设,2012,19(4): 25-26.
[2]周虹.智能建筑全寿命周期内物联网应用的研究[C].//中国建筑业协会智能建筑分会2011年年会暨2012智能建筑行业发展论坛论文集.2012:22-26.
[3]黄群骥.数据中心从建设到运维来谈全寿命周期管理[J].智能建筑与城市信息, 2013,(6):44-46.
论文作者:宋祥林
论文发表刊物:《工程建设标准化》2015年12月供稿
论文发表时间:2016/4/14
标签：档案论文; 档案管理论文; 员工论文; 工作论文; 建筑论文; 建筑设计论文; 寿命论文; 《工程建设标准化》2015年12月供稿论文;