翟长军 山东省巨野县独山镇人民政府 274935
摘要 文章阐明了档案特别是人事档案利用的重要性，分析开展人事档案利用工作需要注意的问题，在此基础上，提出开展人事档案利用工作的科学建议，从而发挥人事档案应有的价值。
关键词 人事档案 重要性 利用
近年来，我国进一步加快了人事制度的改革力度，企事业单位在用工、用人及人才交流方面呈现出新的变化。与之相应，作为人事工作重要环节的人事档案要积极适应新形势，科学利用好人事档案的价值，确保单位和谐、高效、有序运行。
一、人事档案利用的重要性
发挥人事档案的利用价值，是档案管理部门工作的重要组成部分，因而要予以高度重视。
1、有利于优秀人才的培养和选拔
随着我国各项事业的全面推进，国家急需大批的德才兼备的高素质人才，为此我国进一步加快了用人制度的改革步伐，各单位纷纷改革创新用人机制，实行聘任制度和岗位管理制度。而工作的关键就在于发挥好人事档案的重要作用。人事档案具有真实性、权威性，在人才队伍建设中起着无法替代的重要作用。它真实地记录了建档对象的个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等，是全面考察和选用人才的重要依据，是人才信息的重要载体，是选用和培养人才的重要途径。
2、有利于维护服务对象的正当权益
人事档案中记录着建档对象的个人履历、学历学位、职务职称、工作表现、政治面貌、奖惩记录等信息，人事档案是个人历史的原始记录，是维护个人正当权益的重要凭证。在个人晋升、工作调动、职称评聘、学习深造、退休、出国以及办理各类社会保险证明等一系列与建档对象切身利益密切相关的工作中发挥重要作用。规范合理地利用人事档案能够保证建档对象的合法权益，实现人事档案工作的社会服务功能。
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3、有利于自身价值的实现
档案工作者利用人事档案能够实现人事档案管理工作的价值，体现出自己的价值，促进与外界的交流，让人事档案辅助领导决策，保障群众权益，使外界了解和理解人事档案工作，从而改变长期以来社会对人事档案工作封闭、被动的印象。
二、人事档案的科学利用
1、建立健全利用工作制度
长期的实践表明，要想科学高效地利用好档案，就必须有一套完善的人事档案利用工作制度。为此，各级档案管理部门要建立健全包括对利用范围、批准权限、对利用者的身份要求、登记和归还手续、利用过程中的注意事项、保密要求以及外借复制规定在内的利用工作规章制度，保证利用工作的制度化、规范化。可以借鉴先进单位的经验，同时在工作中不断补充和完善，使之科学合理，具体内容应。
2、强化保密意识
人事档案中涉及党和国家的重要信息，涉及个人隐私，人事档案工作者开展档案利用工作要有高度的政治使命感和职业责任，加强保密意识，严格遵守相关保密法规和单位的规章制度，正确处理好保密与利用的关系，将档案利用限制在规定范围，严格落实逐级审批制度，采取有效手段防止档案信息泄露。
3、严格管理
利用好人事档案，需要科学规范的档案，这就离不开对档案的严格管理。各级档案管理部门要依据相关法律法规，对人事档案利用的各个环节进行规范化管理，做到收集全面，将能够反映和记录建档对象成长经历有利用价值的材料收集齐全；鉴定准确，保证收集材料真实性，杜绝虚假材料进入档案；整理严谨细致、规范有序；加强保管，确保人事档案的完整和安全，从而为利用做好铺垫。
4、提升技术水平
数字化信息技术的普及为人事档案管理提供了现代化的技术保障，各级档案管理部门要积极引进现代化的数字信息技术，加强人事档案管理的信息化建设，建立新的人事档案利用工作模式，从而提升人事档案信息资源开发与利用效率。利用计算机、扫描仪等设备和技术，将纸质信息转化为数据，实现人事档案数字化存储，快速及时地进行人事信息处理调整，从而更好地加强人事档案信息的规范性，有效地减轻人事档案工作者的劳动强度，提高工作效率；建立信息数据库和管理系统，实现人事信息的海量存储、积累和有效更新，保持人事档案的动态性、连续性和有效，形成人事信息数据，为培训计划、实施绩效管理以及领导决策支持提供有效的依据和帮助。
5、树立服务意识
人事档案的中心工作是利用，因此档案工作者要树立服务意识，需要勤奋踏实、爱岗敬业、耐心细心的工作精神，更需要深入研究利用工作，统计和分析利用需求、探索利用规律、做好利用预测，使利用工作便捷、有效、准确，将服务工作由被动转为主动，更好的发挥自己的价值。
6、加强业务培训
档案管理需要管理人员具备过硬的政治素质、专业知识和责任感，因此， 各级档案管理部门要经常性的组织业务培训，使档案管理人员及时掌握政策，掌握新知识、新技能，从容应对可能出现的新情况和新问题，更好地发挥工作积极性和创造性。
总之，各级档案管理部门要顺应时代需要，充分认识做好人事档案利用工作的重要性，提升保密意识，利用现现代化的技术，提高管理水平，更好的发挥人事档案的价值。
论文作者:翟长军
论文发表刊物:《中国科技教育·理论版》2016年第4期
论文发表时间:2016/5/30
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