关键词:房地产档案 数字信息化 管理 策略
0前言
房地产档案是反应产权人、房屋状况及使用土地状况，归档保存的文字资料、计算资料、图表、图纸、录像带、照片、录音带、等各种载体的内容文件材料，房地产档案包含的内容很多，又很杂。房地产档案的管理的工作人员应负责档案的收集、整理、借阅、保管、保密和资质的年检等工作，房地产档案管理的工作流程很多、很细，因此，房地产档案的管理工作，需要非常的认真负责。时代在发展，人们对住房生活房产需求越来越高，房地产行业发展也非常迅速，如果按传统的人工手段对房地产档案进行管理，工作效率低成效不高，人工成本较高。所以需要房地产档案的信息化建设。房地产数字档案的出现，房地产档案的数字化管理在信息时代发挥了越来越大的作用。但由于房地产交易活动中出现了大量的电子文件，房地产档案管理的工作人员专业水平低，对电子档案没有及时整理归档，对数字信息化的档案管理规范缺乏认识，对电子档案不能有效地进行管理，影响了数字信息化的服务水平。房地产公司只有通过创新管理理念和管理模式，优化房地产数字信息化系统，开拓更多的服务功能，使数字信息化在房地产档案当中得到充分的运用。房地产档案工作者要不断的学习和创新数字信息化档案管理，使房地产档案数字信息化管理更上一步新的台阶。
1. 房地产档案的数字信息化管理的现状
房地产行业发展的时间较长历史跨越时间较大，不同时期的产权档案的管理要求不同，不同时期的房地产档案管理人工作人员的知识层面和专业水平不尽相同，所以对房地产档案的管理产生不同的认识。但是在新时代的社会发展下，我们必须遵循时代的发展规律。但在房地产档案的管理工作中，还是普遍的存在一些问题。
1.1房地产档案具有历史特征
由于房地产档案的发展历史跨度很长，在不同的时期，房地产档案的质量都有很大的差别。不同时期房地产档案都具有明显的时代特征，房地产档案的质量也参差不齐。所以房地产应该随着科学技术不断创新和发展的时代发展趋势，对房地产数字信息化管理进行改革创新。
1.2房地产档案的收集管理不完整
由于房地产档案的规整需要有很多的不同介质的材料。单靠接收登记部门移交房地产档案管理部门进行收集是远远不够的，产权档案工作必须到产权登记部门及其他的相关工作部门的各个环节进行收集整理，这个工作是个非常复杂的工作，由于没有规范制度，使房地产档案和实际的房地产情况不一致。
1.3没有完善的房地产档案管理规范制度
房地产档案管理虽然历史跨越时间比较大，不同时期出现不同的管理状况，对于房地产档案管理行业没有做出一个完善的管理规章制度，导致房地产档案管理出现了一些问题。由于没有完善的监管机制，对出现一些不符合要求的资料，无法及时的纠正与改正。没有完善的管理规范制度，房地产档案管理工作量之大，加上人工手段进行房地产档案管理，使房地产档案管理工作人员工作不认真，不细致，敷衍了事，房地产档案管理混乱。
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1.4房地产档案的管理载体和方式单调
房地产档案的资料有文字资料、计算资料、图表、图纸、录像带、照片、录音带、等各种载体的内容文件材料，不同的载体就要采取不同的保管方式。但是在实际的工作当中，房地产档案资料没有得到特殊的管理，对待不同载体的资料收集管理不力，导致很多房地产档案资料内容不完整、丢失、失效，房地产档案管理力度差以至于很多重要资料丢失，管理方式单一。在不同时期，房地产档案管理的载体单一，资料记录不完整，对房地产档案管理的发展也起到阻碍的作用。
1.5房地产档案管理抗风险能力低，创新意识差
房地产档案资料一些是人民群众的，一些是公共的，有些档案是非常宝贵的历史资料。对于房地产档案资料的管理抗风险能力低。由于经济制约和管理人员的思想观念制约，对珍贵的历史资料没有投入更大的资金或者不同的方式进行保管，导致房地产档案管理抗风险能力低，档案管理人员思想观念缺乏，对档案管理的认识不够深入，没有对管理方式进行改革创新，对房地产档案管理的发展没有起到带头的作用。
2.房地产档案管理的数字信息化管理策略
2.1完善房地产档案管理系统
房地产档案管理部门，要充分的利用扫描仪、数码相机等先进的电子设备，及时通过设备将有关资料以图像进行归入房地产档案信息系统，防止如出现意外文本资料丢失而造成的不必要的麻烦。为了能更全面、更准确、更快捷的对信息进行收集与整理，可以将房地产档案信息系统与房地产交易系统有效地结合起来，当人们在进行房地产交易的过程中，产生的一些房屋产权信息、合同、产权人资料等信息，通过系统自动的归入房地产档案信息系统，自动形成该人的独立文本档案信息。
对于在房地产档案数字信息化管理之前的一些房地产档案，把这些原始档案录入计算机后，计算机信息系统自有的强大的分类、检索、组合、复制等功能的有效利用，自动建立一个完整规范准确的房地产档案数据库，为以后得查阅使用提供非常便利的条件，也节省了工作人员的时间和精力，不需要很大的地方归类存放档案，节省了时间成本和经济成本。
房地产交易面广，房地产档案管理部门必须建立高效的房地产档案信息检索系统。房地产的业务多种多样，有房产交易、司法查封、房屋租赁、抵押登记等，不同的业务有着不同的特点，对待不同的业务特点房地产档案信息的规整的要求也不同。所以，编写一个多角度的信息档案检索系统是非常有必要的。要利用计算机强大的检索功能，对房屋的地点、产权人基本信息、交易时间、房屋的面积、贷款抵押资料等作为房地产档案管理信息系统里多个检索点，编写多种检索工具，把计算机自动检索与手工检索相互结合，建立一个万能的检索工具，最终实现高效、快捷、方便的查询服务。
2.2提高房地产档案管理人员的专业能力
房地产档案逐步实现信息化管理，对专业的档案管理人员的专业水平也越来越高，工作人员必须掌握现代化技术和管理方法。档案工作人员要通过学习不断的完善自己，提高自己的专业业务水平，管理能力，知识结构是首要任务。对待数字信息系统的使用出了学习理论知识也要进行实践练习，熟练的掌握系统软件的运用对自己的工作有了很大的提升，促进档案信息化管理。
2.3建立数字信息化的档案馆
房地产档案管理不仅是要实现档案管理信息化，还需要有一个高科技的数字化的房地产档案馆。对于一般的查询检索可通过官网无偿使用。对于不可公开的档案，必须在内网上授权查询，如需要下载需要支付一定的费用。对于科技成果就应该收取转让费。对房地产数字信息档案馆的建立对提升档案管理的服务和经营起着重要的意义。
结束语：
总的来说，多方面的建立健全房地产档案数字信息化建设，对房地产档案管理起着促进作用。档案管理利用计算机强大功能实现档案管理质的飞跃。
参考文献：
[1]信息化背景下房地产档案信息化管理存在的问题及对策[J]. 沈银娇. 城建档案. 2018(08)
[2]房地产档案现代化管理[J]. 罗丽敏. 办公室业务. 2018(14)
[3]新时代下房地产档案管理存在的问题及对策研究[J]. 沈银娇. 城建档案. 2018(07)
论文作者: 杨凯琪,,
论文发表刊物:《城镇建设》2020年第3期
论文发表时间:2020/4/14
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