理论核心问题：原则与内容——文件生命周期理论与文件连续体理论比较研究之二，本文主要内容关键词为：理论论文,文件论文,之二论文,生命周期论文,核心论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
思想内容是理论的核心，本文对于两种理论的原则与内容表述作一比较，以加深我们对于文件生命周期理论和文件连续体理论关系的认识。
一、两种理论的基本原则之比较
理论原则是理论思想的经络，对基本原则的条分缕析，有利于从整体的高度把握文件生命周期理论和文件连续体理论的比较研究。
（一）文件连续体理论的基本原则
在研究文件连续体理论时，澳大利亚档案学者阿普奥德和苏·麦克米希都对文件连续体理论基本原则进行了阐述，它是文件连续体理论的构架。
概括来说，文件连续体模式的基本原则体现在以下几个方面（注：Frank Upward:"Structing the Record's Continuum Part One:Post-custodial Principle and Properties"Archives and Manuscripts24(2)www.rcrq.dsct.edu.au.）：
首先，文件概念包含具有可持续价值（档案）的文件，可持续价值强调文件对事务处理、凭证和记忆的作用，这一价值观念统一了文件档案化及其保管的方法，不管文件是保存一刹那还是一千年。
文件连续体理论对于文件概念的发挥改变了传统对于文件、档案关系的理解，把文件的凭证价值属性和历史属性统一在一起，认为文件从产生的那一刻开始就同时具有了多重价值，文件可以处于不同的价值实现时空，因而，这就从根本上否定了利用文件价值的变化线性划分运动阶段的思路。
其次，不管文件是以纸质还是电子形式存在，应该强调文件的逻辑联系而不是其物理存在形式。
所谓的文件的物理形式主要指文件信息在载体上的存放形式，逻辑形式主要指信息本身的结构如文字的排列、章节的结构等。对于纸质文件而言，文件的物理结构和逻辑结构是统一的，而电子文件的物理结构和逻辑结构是相分离的。电子文件需要利用逻辑结构来解读文件，并在其物理结构改变时，维护电子文件本身的真实性、完整性和有效性。
再次，文件管理业务要制度化，特别需要强调将文件管理活动纳入社会事务及社会活动过程和目的当中。
文件管理从产生开始就逐步走向制度化、专业化，如何更好地构建管理制度是我们面临的一个重要话题。特里·库克在论述后保管主义时认为文件管理的焦点将从“分析个别文件的性质和特征转向更好的了解导致文件产生的业务职能、活动、事务处理和工作流程”（注：T·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际档案大会文件报告集》，黄霄羽译，158页，北京，中国档案出版社，1997年。）上来。因此，文件管理活动要逐渐融入社会事务和社会活动中来，把文件管理作为社会事务的一部分，而不是外在于社会活动。文件连续体模式强调文件管理是社会事务的一个重要组成部分，并把文件管理者和档案工作者统一在“文件保管专业人员”的概念之下进行定位：其一，在保证社会价值、民主方面所起的巨大作用以及它在社会文化发展中扮演的重要角色；其二，是文件保管政策的制定者、标准的制定者、文件保管系统和执行政策的设计者。
最后，档案学是关于文件管理知识组织的根基。
研究文件连续体理论的学者认为，档案学已经形成了对于文件、档案管理的成熟而又具有特色的理论，例如，来源原则、鉴定理论等，这些理论对于文件管理具有很强的指导和借鉴意义，现在与未来的文件管理还是要以此为基础，作进一步的发展。
总而言之，文件连续体理论基本是建立在对传统文件、档案概念挑战基础上的，拒绝继续承认文件管理和档案管理的界限，认为文件、档案工作者都应是文件专业保管人员，主张文件的连续管理、全程管理、前端控制，并注重文件元数据的提取与运用。同时，文件连续体理论还十分强调管理责任上的连续，以及文件管理领域各种角色之间的相互合作。可以说，文件连续体理论关注于文件管理的动态过程，强调文件跨越时空上的利用和保管，这是一个思想突破。
（二）文件生命周期理论的基本原则
依据文件连续体理论的基本原则，文件生命周期理论的基本原则相应地可以概括为以下几个方面：
第一，文件生命周期理论注重文件运动中文件价值的变化，并要求“就近保管”。
文件价值的研究是文件生命周期最重要的特征，文件管理阶段的划分就是依据文件价值的变化。文件的价值可以表现在两个方面，一是文件对于文件形成机构的第一价值；另一是文件对社会的第二价值。文件形成以后，在相当长时期内，文件的第一价值占主要地位，社会上其他机构对文件的需求并不突出，因此，文件的第二价值影响较小。随着时间的推移，文件的价值也开始逐渐变化：第一价值逐渐减弱，第二价值则慢慢占据主要位置，文件的作用也随之多元化，体现了价值扩展的特征。
文件“就近保管”原则是曼纽尔·巴斯克斯教授提出的。他认为文件要根据其价值表现，保存在其利用者最近的地方，如第一价值为主时，文件应保存在机关办公室；第一价值与第二价值交替变化时，暂存于文件中心；第二价值占主导时，则应保存在“专司借阅的公共柜台”。（注：曼纽尔·巴斯克斯：《文件生命周期研究》，1982年，科尔多瓦大学出版（注：原文为西班牙文，由何嘉荪译、傅荣校记录，未发表）。）这是文件管理中实现价值的基本信条。
第二，文件生命周期理论强调文件的实体控制和智能控制。
文件生命周期理论产生于传统的档案工作环境下，它面对的工作对象主要是纸质文件，其物理结构和逻辑结构两位一体、密不可分。因此，文件的物理实体成为它关注的主要对象。通过实体控制，“使原始载体中的档案信息系统化，建立起秩序井然的档案实体组织，为档案信息的再输出奠定基础”；（注：何嘉荪：《档案管理理论与实践》，高等教育出版社1991年版。）同时，实体控制在一定程度上也有相对的智能组织，是智能控制的基础。因此，在传统文件与档案管理中，尽管强调实体控制与智能控制并重，但实际操作中往往更偏重整理，注重文件实体上的物理有序性。
第三，强调文件管理和档案工作的线性一体化效应。
在（现行）文件、档案的关系认识上，文件生命周期理论认为两者有明显的界限，也承认实践的文书工作和档案工作有明确的划分，但是，它更强调两者之间的合作，指出文件管理是根据文件运动阶段进行的，下一阶段是对上一阶段工作的继承，因而需要一体化的管理效应。
第四，文件生命周期理论对于传统档案学特色理论有着高度的依赖。
虽然文件生命周期理论的基础是文件管理，在国外看来基本属于文件管理理论，但是它借鉴了传统档案学的思想。在我国，文件生命周期理论和传统档案学的关系被进一步密切化了，如以何嘉荪、傅荣校为代表的学者将文件生命周期理论、全宗理论和文件价值理论三位一体，纳入到文件运动规律研究中。文件生命周期理论也因此被认定为档案学的特色理论之一。
二、两种理论具体内容的解析
文件生命周期理论和文件连续体理论的内容，是在基本原则指导下的思想阐述，两者内容之间比较最为直观，通过比较，可以明晰两者之间的差异。
（一）文件生命周期的基本内容
文件生命周期理论的发展有一个相当长的过程，而且国内外的研究侧重点不同。
欧美国家对于文件生命周期的研究，最初体现在英国学者罗吉尔·艾利斯的档案三阶段理论，而后在联合国教科文组织和国际档案理事会联合出版的《文件中心的组织》中，进一步提出了文件运动的三阶段，包括文件的现行、非现行或休眠、销毁或永久保存阶段。随着文件生命周期概念的流行，更多的学者又把文件生命周期的阶段趋向于划分为四个阶段。因而，对于文件运动阶段的划分，欧美各国也是存在较大差异的。其中，四阶段划分法比较具有代表性的有美国的詹姆斯·B·罗兹、阿根廷的曼纽尔·巴斯克斯教授等，三阶段划分法的代表有加拿大档案学者卡罗尔·库蒂尔。
总的说来，国外对于文件生命周期的阐述，主要集中在文件运动阶段划分上，同时，他们也关注文件价值以及文件运动阶段和保管场所之间的关系。各国学者都试图建立起如下页图所示的关系：
文件生命周期概念由陈兆祦教授介绍传入我国后，我国档案学者把它结合我国的实践，作了进一步发展。目前，国内对于文件生命周期理论的内容，主要概括为三个方面：（注：何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，77页，北京，中国档案出版社，1999年。）
第一，认为从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程，即文件运动具有整体性的特点；
文件运动阶段关系图
第二，认为文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用和价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段，即文件运动具有阶段性的特点；
第三，认为在不同的运动阶段中，应根据文件的不同特点，采用适宜的存放和管理方法，即文件运动过程中各种因素有着内在联系的特点。
当然，国内学者对于文件生命周期理论的研究，不是对于国外观点的简单搬用。
首先，对它进行了档案学意义上的“洗礼”，使之脱离单纯的文件管理理论范畴，与档案学其他特色理论共同构成文件运动规律；其次，对于它的应用研究远远超出了解释文件中心的单一功能，使它在文件与档案关系、定义文件与档案、文档一体化、馆藏建设、馆网建设、档案管理体制、乃至档案学研究方法等诸多方面的研究上，都能起到相应的指导与借鉴作用。
因而，从这个意义说，文件生命周期理论存在着中外两个版本。
（二）文件连续体理论的内容阐述
文件连续体理论的基本内容非常丰富，它的内容主要表现在构建一个多维坐标体系来描述文件的运动过程。澳大利亚档案学者阿普奥德和苏·麦克米希构建了这一保管模式，并进行了阐述。
这一体系主要构建在四个轴之上：凭证轴、业务活动轴、文件保管轴和来源轴，“这些轴浓缩了档案学的主要论题，每一个轴又代表了四个相关联的维”。（注：黄霄羽：《文件生命周期理论在电子文件时代的修正与发展》，《档案学研究》，2003年第1期。）
文件连续体理论中“轴”，是理论的基本构架，其中：
第一，文件保管轴储存了记录人类活动信息的过程，它的四个组成部分包括形成中的文件、档案、全宗、档案组合，表明了文件形式“数”的变化；
第二，证据轴是由行为的过程、文件提供的证据和它们在机构和社会记忆中的角色组成，表明文件凭证作用的扩展方向——最后具有构成社会凭证与记忆的属性；
第三，业务活动轴代表了文件形成者的行为、活动以及文件体现的功能和目的。强调业务活动轴的目的在于把文件管理纳入到业务活动中，使其成为业务活动的一个组成部分，表示了文件的工具性倾向；
第四，来源轴用来揭示文件权威性的来源，体现了形成者，与形成者相联系的单位，与单位相联系的组织以及整个社会的联系，认为与文件形成有关的机构和个人的业务活动形成了文件，并赋予了文件凭证和记忆的价值，同时也说明与文件来源相关的因素之间是统一的，是密切联系在一起的。
在这几个轴中，文件保管轴是核心轴，在它上面的各个要素和其他轴的要素相互之间的关系共同构成了对连续体时空上的解读。
为了进一步解释各个组成要素之间的互动，文件连续体理论引入了“维”的概念。
连续体的“维”不仅是以时间为基础，而是以时空概念为基础的。从文件形成的那一刻起文件既是现行的又是历史的，因此在时间和空间范围上，文件永远和过去的时间相连。
文件连续体的“维”充分体现了文件保管各个要素的联合和互动，对于文件连续体模式四维的解释具体包含了以下几个方面：
第一维：主要描述文件的形成。在这一维，要根据文件管理系统的要求捕获文件的内容、结构以及形成文件的详细背景，并储存文件，保证文件的真实性和完整性。
第二维：文件的捕获。这一维主要体现了对于文件凭证价值的赋予，以及根据文件管理系统的要求捕获文件的运动的背景、以保证文件作为社会和业务活动证据的价值。文件的捕获主要体现了文件管理系统的作用，在前端控制和全程管理思想的影响下，根据文件运动的整个过程，制定统一标准和规则的文件管理系统。具体到捕获活动过程则包括：在业务过程的指定点上捕获文件；捕获和维护元数据；根据相关的获取许可和用户的观点跨时空传输文件。跨时空储存和保护文件的第一维和第二维可以理解为执行维，当在这些“维”工作时，我们讨论文件的运动过程，保证它能实现作为证据的功能。
第三维：文件的组织。文件的组织主要是针对机构而言，它包含了一个组织所有文件的处理过程，体现了一个组织机构的记忆价值，反映了特定组织机构的职能和作用。机构根据自己的需要，在文件管理系统的标准和规则下，制定自身的文件管理计划和目标，保证文件价值的实现。
第四维：文件的组合。它“涉及档案被带入一个综合的框架来为机构的社会目的和个人和团体的角色提供集体的、社会的、历史的、文化的记忆。”（注：Sue McKemmish:"Yesterday,Today and Tomorrow:A Continuum Responsibility",www.rcrq.dstc.edu.au）这里主要涉及社会和文化的使命使文件根本的证据有社会记忆的功能，体现了社会范围内文件的利用和保存。第四维的作用主要是从宏观上把握文件管理，作为组织者发起文件管理系统的设计和建立。第三和第四维可以看作控制、调控、标准、稽查的“维”——文件保管人员扮演指导角色进行操作。在第三维，主要关注机构内部问题对集体记忆实现形成、管理和提供利用。在第四维，我们主要关注外部的问题，考虑跨越组织和司法界线社会记忆的组成。因此，文件连续体理论体现了管理和机构上的连续性。
综上所述，作为不同时代文件管理的理论指导，文件生命周期理论和文件连续体理论都体现出了较强的实践特色。文件生命周期理论及其倡导的文件中心在纸质环境下发挥了巨大的作用，比较好地指导了以纸质文件为主的处理工作；而文件连续体及其倡导的管理模式则在网络时代显示出了它的优势。面对电子文件的挑战，两种理论将如何发展，将是我们进一步研究的话题。