摘要：如今，信息化在新形势的指引下突飞猛进，现代企业管理者需要利用信息这一重要资源，重视企业档案建设，充分发挥其作用。基于此，本文首先简要阐述信息化这一概念，然后讲述企业档案建设中存在的问题，最后阐述了新形势下企业档案如何进行信息化建设。
关键词：新形势；企业档案；信息化
近些年，我国企业档案信息化建设并没有得到很深的重视，存在很多的问题，这些问题严重地阻碍了企业的发展之路。企业档案的信息化不仅可以安全且全面地管理人员，而且使企业发展更加快速且稳定，因此，相关企业管理人员应该认识到信息化对档案建设的重要性，找出并解决存在的问题。
1.信息化建设基本概况
随着农业时代和工业时代的衰落，随着经济的飞速增长和政府的大力扶持，中国信息化取得了显著的进步，信息化时代的到来，无疑促进了中国经济的腾飞。信息化是指以培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。相应的，信息化建设包括了企业规模，企业在电话通讯、网站、电子商务方面的投入情况，在客户资源管理、质量管理体系方面的建设成就。信息化已经渗入社会建设的各各方面，在许多领域发挥出重要且必不可少的作用。但是现我国信息化建设并不是格外理想，并没有受到全部企业的重视，相应地出现了一些共性问题，这些问题严重地阻碍了信息化的进程，降低了信息化实施的效果，不利于企业的长远的健康发展。
2.企业档案建设中存在的问题及弊端
2.1档案管理机制较落后
目前，绝大多数企业在进行档案信息化建设时，往往没有根据企业自身的发展战略，制定一个合理易于实行的规划，而且依然遵循传统的管理机制，没有紧跟时代的步伐，只盲目遵守相关的政策，不知倒变通，这样既导致了在建设过程出现信息种类繁多冗杂、系统之间相互牵制等重大问题，又进而影响了信息系统效率。另外在进行信息化建设时，大多数企业忽略了系统建设的质量问题，没有进行严格的监视，也没有依据规范的评价标准与体系进行评估，导致系统建设出现质量参差不齐的问题，使企业档案信息化建设不能持续地开展，这些情况都对企业档案管理不利。
2.2档案管理手段不够先进
目前，很多企业缺乏与信息管理有关的制度保障和规范的管理，没有及时地制定企业的信息化行为规范，没有明确要求工作内容与职责所在，这些导致了企业没有办法开展信息化建设或是盲目开展信息化建设。其实，这一大部分是因为企业对信息化建设认识不够，重视不足，参与程度不够，使得信息化限于形式，没有达到预期的目的，结果就导致企业信息化建设进展缓慢，无法充分发挥其作用。
2.3档案管理人员水平较低
“创新是第一生产力”，在如今的新时代大潮中，发展中的企业更需要可以充分研究和应用信息技术，并具有强烈的创新精神和实践能力的人才，这样可以有效地推动企业内部信息化建设。可是，国内的绝大多数企业，管理阶层不重视档案管理人才队伍的培养，没有制定人才队伍建设总体规划，不够合理安排管理人员，流动性太大，创新性人才匮乏。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆另外，管理人员缺乏专业的知识，企业也没有对其进行技能培训或专题讲座。这些情况都使企业原有的先进技术和管理手段流于形式，极其不利于企业信息化建设。
3. 新形势下企业档案的信息化建设方案
3.1完善企业档案管理机制
企业档案管理机制的落后会极大地影响整个企业内部的发展，埋下不必要的隐患，因此企业需要制定一个完善且符合自身发展规律的管理机制，改变传统企业管理制度，要具备现代化的战略目光和思维，有效开展企业管理。企业档案相关管理者务必要敏锐地探索管理制度中出现的缺陷和弊端，进行深入研究与分析，把握好改革的正确方向，从而制定新的档案管理机制，为信息化建设打下基础。另外，企业档案信息化管理还需要相应的技术水平，信息系统需要不断地更新与完善，有效地保证档案资源的准确性。企业可以在档案管理方面扩大资金投入，实施地购进新型信息化服务设备等，从而保证企业的健康发展。
3.2提高企业档案管理的安全性
企业档案关乎的不仅仅是企业本身利益，还是每一个职员的自身利益，档案的安全性固然是重要的。企业要找到本身潜在的存在风险，根据自身安全将企业信息资源进行合理的分配，并且保证信息的安全性和隐私性，避免信息的泄露。另外，目前国内大多数企业的档案还是采用的是纸质类型的，虽然纸质档案具有真实性和直观性，还具有很强的凭证效力和法律效力，但是它的弊端也很明显，难于整理、存储空间大、易受温度等环境因素的影响。但并不是说，电子档案可以在未来完全取代纸质档案，尽管电子档案在存储空间、远距离共享方面具有压倒性优势，但是它并不能很好地作为具体的法律凭证。因此，企业在进行档案管理时必须考虑企业自身发展因素，考虑自身的资源，合理选用档案管理方法，有条不紊地进行档案管理。
3.3培养企业档案管理人员
根据前文提到的相关问题，企业需要在新时代的浪潮中培养多方位的管理人员，重视人才队伍的建设，建设完善企业内部人才培养机制，根据岗位要求和员工的实际情况，给员工提供适当的培训机会，周期性地安排讲座等活动，并鼓励员工学习与工相关的知识和技能。还要根据相关部门合理安排人员，避免出现一人任多职等情况，避免出现人员流动性大等问题。企业还要适时引进合适的高技术型创新人才，让先进技术得到更好地利用，扩大人力资源，提高员工整体的素养，这些措施为企业迈向信息化管理提供了有利的推手。
4.总结
在新形势发展的大背景下，企业档案信息化建设应该受到相关管理者的重视，目前，还存在档案管理机制较落后、手段不够先进、人员水平较低等问题。因此，需要企业管理阶层重视档案管理，完善管理机制、提高档案管理的安全性、培养相应的多方位的人才队伍，这样可以促进企业健康发展。
参考文献
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[3]马小雯.新形势下科技档案信息化建设与思考[J]. 中国管理信息化, 2017(18):169-170.
论文作者:牟雪艳
论文发表刊物:《基层建设》2018年第36期
论文发表时间:2019/2/27
标签：企业论文; 档案论文; 信息化建设论文; 档案管理论文; 管理机制论文; 管理人员论文; 重视论文; 《基层建设》2018年第36期论文;