美国商业性文件中心IRON MOUNTAIN的运作模式分析及启示，本文主要内容关键词为：美国论文,商业性论文,运作模式论文,启示论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文件中心起源于20世纪40年代的美国，是节约文件管理成本和提高文件管理效率的产物。文件中心因其经济、高效的突出优点后来受到国外的普遍青睐，许多国家效仿美国纷纷建立了文件中心或类似机构。商业性文件中心是文件中心的一种类型，最早产生于20世纪50年代，是由私人创办的、主要为工商企业服务的营利性文件保管机构。美国是商业性文件中心建立较早、发展水平较高的代表性国家，本文拟选择美国一个典型性的商业性文件中心——IRONMOUNTAIN公司，对其运作模式进行分析，从中总结对我国的一些启示。
美国商业性文件中心IRON MOUNTAIN的运作模式
美国商业性文件中心IRON MOUNTAIN成立于1951年，是一家提供文档管理、数据恢复等服务的跨国公司。其总部设在美国纽约州，在全球有600多个分支机构，遍及北美洲、南美洲、欧洲和大洋洲。目前它拥有12万客户，产值超过23亿美元，年收入1.2亿美元。2003年入围了美国1000强企业，名列第887位①。它是美国、也是世界上最著名的商业性文件中心之一。
1、服务内容
IRON MOUNTAIN的业务范围主要集中在三个方面——文件管理、数据保护与恢复、文档和数据信息的安全销毁。
2、服务方式
IRON MOUNTAIN采取了主动上门的服务方式。只要任何一家企业有需求，都可以通过电话或网络与IRON MOUTAIN取得联系，IRON MOUNTAIN的工作人员就会及时登门，主动提供文件的运输服务，将客户委托保管的文件存放在库房中加以妥善保管。正是因为有了周到、细致、主动的服务，才使得IRON MOUNTAIN赢得了众多客户的满意和信赖。
3、服务特点
IRON MOUNTAIN的服务特点是特别注重文件和数据的安全，因为其职能是为客户提供文件管理服务，维护文件的实体和信息内容安全不仅是衡量其服务质量的重要标准，而且是自身生存和发展的“生命线”。为此。IRON MOUNTAIN提出了这样的宣传口号——“安全是一种生活方式(security is a way of life)”。安全的理念已经渗透在IRON MOUNTAIN日常管理和服务流程之中。首先，员工进入公司之前要经过严格的选拔和考核，这样可保证员工的忠实可靠。其次，在文件运输和转递的过程中，各种安全保护措施也十分严格、细致。IRON MOUNTAIN采用的是全封闭式车辆，并装有车载报警系统。再次，IRON MOUNTAIN保存机要和永久保管文件的库房均建在地下，常年恒温，各种安全保障措施十分齐备。
IRON MOUNTAIN对我国建立商业性文件中心的启示
IKON MOUNTAIN是美国商业性文件中心的一个典型，其发展规模和经营效果都较为良好。但它目前并未进入我国，捷足先登的是美国另一家商业性文件中心——信安达公司。尽管信安达公司在上海已经建立了分公司，并在上海和北京等地开展了企业文件和档案的托管服务，但严格地说，我国并未建立起真正意义上的商业性文件中心。据国外文件管理公司网络媒体的统计，美国拥有近2000家文件管理公司，其市场占有率达到40%；欧洲文件管理公司的市场占有率已经达到10%；亚洲、南美洲和非洲的文件管理公司的市场占有率虽然不及美国和欧洲，但正呈上升之势。国外商业性文件中心的蓬勃发展对我国无疑是有启示意义的，本文通过对IRON MOUNTAIN的运作模式分析，可以得出以下两点较为宏观的启示——
1、我国建立商业性文件中心的必要性和可行性。
近年来我国经济迅速发展，经济成分日趋多元。大量外资企业进入了中国，民营企业和私营企业也大量涌现。这些企业的性质、组织结构和运作模式与国有企业存在区别。尽管这些企业的文件、档案管理模式可能不尽一致，但文件、档案管理的需求是普遍存在的。而很多外资企业、私营或民营企业没有或不愿设置专门的文件、档案保管机构。这样一来，这些企业的文件、档案管理需求采取怎样的方式加以满足，就是一个亟待解决的问题。现有情况下，我国已经存在几种解决形式。一是以深圳市档案寄存中心为代表的档案中介机构，可以为有需要的外企、破产企业或其他企业提供文件、档案寄存和管理服务。二是以上海信安达文件、档案管理公司为代表的商业性文件中心，可以为有需要的企业提供文件、档案保管服务。三是其他一些承担文件、档案管理外包服务的机构，如外企人力资源中心FESCO，可以为在华外资企业提供人事代理服务，其中也包括人事档案的保管服务。这些形式说明，我国其实已不需要在理论上辨明商业性文件中心建立的必要性和可行性，事实已经充分证明了商业性文件中心或类似机构在我国已经出现。
之所以强调商业性文件中心当前在我国建立的必要性，主要是因为文件中心以及商业性文件中心所具有的经济节约、规模效益等突出优点已经得到了世界各国的认同。IRON MOUNTAIN的成功经验启示我们，当前我国需要结合国情，建立富有中国特色的商业性文件中心。不过，名称上并不强求照搬国外，关键是应让这种机构充分具备商业性文件中心的优点。
2、文件中心的运作模式应充分体现“中国特色”。
国外商业性文件中心是一种典型的私人企业，以追求利益最大化为根本目标。我国虽然具有建立商业性文件中心的可能，但完全照搬国外模式，就可能难以取得理想的效果，甚至可能造成“削足适履”的危害。
首先需要考虑的是商业性文件中心的性质和地位。在国外，商业性文件中心是一种营利性的私营企业，完全自负盈亏。这是基于私有制的特点，商业性文件中心较好地满足了政府无权管辖的私企或私人文件、档案的管理需求。富有中国特色的商业性文件中心也应当是一种经济、高效地管理国家档案部门管辖范围之外的文件、档案的形式，至于它是否一定要比照国外的模式，本文认为需要结合国情灵活考虑，必要时可以采取分步走的形式。我国现存的针对外企、民营或私营企业文件、档案进行管理的几种形式，虽然还谈不上是真正意义上的商业性文件中心，但毕竟适应了现阶段的我国国情，具有一定的合理性。将来条件成熟，我国可以考虑建立完全商业性的文件中心，这当然也需要相关的法律政策予以保障和约束。现有条件下，商业性文件中心只需也只能是文件、档案管理中的一种补充形式，并不会危及国家档案部门的主导地位。换言之，商业性文件中心只是对档案部门的有益补充，与档案部门根本不存在取代或被取代的问题。其存在的目的是更好地满足当前我国文件、档案多元化的管理需求。
其次需要考虑的是商业性文件中心的职能和业务范围。商业性文件中心是满足现代企业文件、档案安全保管和有效利用需求的产物，保管和服务是商业性文件中心的基本职能。关键是商业性文件中心应当能够为客户提供经济、安全的保管和优质、高效的服务。从IRON MOUNTAIN的业务范围来看，既有传统的文件管理和音像文件管理，又有数据保护与恢复、软件服务，还有知识产权服务，可以说是包罗了信息服务的方方面面。这说明国外商业性文件中心已经超越了传统的文件保管职能，服务触角已经根据社会发展的需要延伸到更大的范围。由此带来的启示是，我国的商业性文件中心也应根据当前需要和条件灵活设定其业务范围，服务内容和服务项目可以力求多元化，除了基本的文件、档案保管之外，也可以拓展包含信息服务的一些内容。但是，商业性文件中心最重要的还是应体现自身的专业特色，业务范围应当立足于自己的专长，否则商业性文件中心可能因为“杂而不专”无法在市场竞争中赢得立足之地。
再次需要考虑商业性文件中心的特色和优势。商业性文件中心在国外之所以能够推广，不仅是因为它可以帮助客户在文件管理上实现经济和有效，更重要的是因为它能够帮助客户在文件管理上做到安全和可靠。IRON MOUNTAIN的服务特色就有力地证明了这一点。它深知，确保客户托管文件的安全、保密，不仅直接关系到客户自身的利益，也直接影响到文件中心的信誉。正因如此，IRON MOUNTAIN才会视安全和保密为其“生命线”。由此带来的启示是，我国的商业性文件中心也必须高度重视安全和保密问题，不仅确保文件、档案的实体安全，也要维护文件、档案的信息安全。这就需要商业性文件中心建立和健全各项安全和保密制度，构建库房及其设施的安全保管环境，杜绝一切有可能危害文件、档案实体和内容安全的隐患因素。特别是在保障文件、档案的机密性上，商业性文件中心必须不遗余力，避免发生泄密事件。我国商业性文件中心只有做到并保持“安全、保密”的特色和优势，才有可能赢得客户的信赖，才有可能发展和壮大起来。
注释：
①汪询：《国外商业性文件中心的产生和发展》，《档案管理》2005年6期。