“大部制”改革期间机关文书档案管理有关问题及应对策略
蒲冬梅/成都市建设信息中心
摘 要： 机关文书档案是行政部门和事业单位进行公务活动的原始记录和重要凭证。其第一线收集的基础工作，决定了档案工作的质量；切实重视档案收集第一线基础工作，对于规范机关管理，创建高效、法治机关具有重要的现实意义。本文从档案收集的现实重要性入手，并结合所在单位机构改革整合时文书档案管理需要特别加以重视的环节和事项，简要提出个人浅显见解和有关建议。
关键词： 文书档案管理 问题 对策
由于20余年的琐碎积累及岗位工作，有很多心得体会和不成体系的思考。现着重结合库存文书档案查询、信息公开办理等实际工作经验、得失谈一些个人感受，以供档案同仁借鉴和档案部门及领导参考。
一、文书档案管理的现状
文书档案员往往参与文书处理全过程，并一岗设置，同步分担完善档案材料收集整理和兼任其他工作，任务繁重，个人心态往往焦虑不堪，具体工作压力巨大。也正是因为这样，难以充实优秀高端人才，即使有网络收纳也难以到岗或者无法持续坚守。现状到位的“打补丁”人员又囿于身份局限和工作负担，难于完全独力支撑和圆满完成各项杂糅的业务工作。如若组织机制无法切实确保改善，势必形成和延续档案重要岗位人员流失态势；没有安心基础性工作的人员，档案管理的务实性、连续性、完整性、专业性也会大打折扣。因为文书形成过程和档案收集的相关性、特殊性，以及档案材料收集、整理、保管、查询等都需要档案人安贫守道，恒久坚持，并在国家法律制度和档案管理规范的约束下严格实施程序化的“蚂蚁作业”。这是保证文书收集齐全完整和确保质量规范的第一步，也是最为基础性的工作。有必要提请考量，予以关注，采取措施，自上而下地改善一线档案基层工作。
秦汉伊始，中国封建皇权统治和宗法制度就紧密地编织在一起，结成了极权统治的强大网络，让整个国家置于皇室的严密控制之下。基层社会特别是乡村治理基本上由家族管理主导。家族有其管理结构，族长被赋予了相当大的权力，可以掌控族人的生死。这种严密的宗法统治构成了中国封建社会长期存在的基层治理根基。
二、文书档案管理的问题
（1）重视程度力度不够，或实际重视作用发挥有限。往往宏观管理足够，微观作业放任，没有切实的细化分工和责任明细，事实上造成了档案工作和文书处理混杂，机要保密与文书处理、印鉴使用、档案收集和整理查询等同位一体。对国家档案法规和具体条令、管理规则执行难以全盘落实。有些领导对档案工作重要性认识不够，作用发挥有限。
（2）工作措施保障不到位。由于机关人员设置、岗位分工等欠缺，档案管理人员隶属办公室，处于日常机要文书、文件办理和办公室各项工作杂务的反复流转和高效运行推动中。因其辅助服务、保障性质不得不在各项事务性的繁杂工作确保推进、运行，没有堵塞和滞缓，就已是最大的成功。
对照组行传统护理管理法，在患者住院过程中开展健康知识宣教工作，实现服药与饮食方面的管理工作，在出院之后进行电话随访。
三、文书档案重要性的再认识
三是须夯实档案组织保障。由于文书处理和档案管理过程关联、密切交错，具有系统性、繁琐性、综合性的特点，有必要从组织领导、机构设置、制度规范、必备硬件和人员培训上予以严格约束和切实管理。
一是分年度于次年6月前集中完成上年度所有档案整理立卷，需要调整。因为集中完成大量基础性工作，是有不得已的遵从；在人员设置和条件允许情况下，应采取随时分批，随时整理移交制度。
四、机关文书档案管理易出现问题的环节
（1）机构整合、职能变迁，最容易出现管理疏漏。根据过往经验，深切感受到机关文书档案管理有一个需要特别关注的环节，那就是机构改革、职能整合、人员分流并转时容易出现疏漏和细节工作不到位的情况。作为借鉴，本次机改需要引起格外重视和特别注意，以免为今后档案工作、信息资料的完整性造成不良影响。此外，档案分散放置、多重保管也是造成机关档案不完整和有关重要资料丢失、堙灭消失的另一原因。特别是过往纸质手写文书档案，因整理时代和技术手段造成的事实归辑整理局限，历经时、空、人、社会发展和档案管理空间、年代的变化，其实体的承载信息与故纸堆砌状态也易被忽略，需要特别注意，加强保护性管理和数据电子化备份。
四是须加强档案宣传教育。机关工作人员必须遵守国家法律法规，模范践行单位规章制度，按工作规程和制度规范推进日常各项工作业务开展。
五、目前机关整合期间需要特别注意 “四须”
二是须提升档案工作意识。办公室作为统筹负责公文收发、印章管理、档案等工作运转核心，处于全局工作“磨芯”“大脑中枢”。既是要害部位，又是文书档案形成与监管的重要守护，责任重大，必须从组织保障和制度建设上，保障工作运行顺畅有序，保障各岗位责任人严谨勤勉、仔细踏实，认真协作、切实负责。
一是须强化档案法律意识。档案因其历史负载和信息附着，具有特殊性、政治性和凭证作用，机关单位人员必须遵循文书档案形成规则，服从法律人文要求，遵纪守法，与时俱进，做好本职工作。
（1）文书档案管理要适应时代变化。文书档案管理在高效、法制机构建设中作用突出，且因其历史价值和原始凭据受关注，不只为领导和部门工作提供参考、依据,也是接受督察、巡视、监察时调阅、查询、核实的重要佐证，同时还是其他利益群体在寻求自身权益保障时的不二选择。在机关事务办理和信息公开、行政诉讼中也具有不可小觑的查考利用价值。如若机关文书档案管理不善，不能确保“收集齐全、规范整理、安全保管、合理使用”，势必有损单位形象、危害重大，必须从集体工作的角度，从组织上保障文书处理和档案收集等工作有效落实、有序展开。
（2）馆（室）空间移位时的过程管理与文书档案形成未移交的责任需要明晰。文书档案从文件拟制、形成到档案材料收集、整理、裱糊、装帧、入盒等过程，一般都由专门人员完成。出于职业意识和责任自觉，一般不会出现有意损毁和故意丢弃，但在搬迁、运输、监管和其他因素介入、规整、放置等环节就难免出现问题。每一次的搬迁如同实体档案的调阅，都对库存档案安全造成隐忧，特别是尚处于未完成阶段的、分散管理的文书、专业资料，在集中迁移中极易造成事实上的遗失、缺漏。这些特殊意外和不可控情况，是档案人员难以控制、实现追缴和无可奈何、无法述说的痛。有必要更加重视文档处理程序，实现过程环节的分工明确、职责清晰。专从收集整理角度言，档案人员还需更多地认真与坚守，强化细致态度，以记录、见证、守候、管理好文书档案。
六、档案管理有关建议
（2）文书档案查询无果会有严重后果。这不是耸人听闻的个例。温州档案局（馆）就曾发生因文书档案收集不完整、齐全而引发官司，所在单位库存档案查询中也曾出现干部任命文件和重要文书档案缺漏、无法查找。虽然通过组织、仍在岗位工作的集体认同与记忆证明，勉强弥补完善资料佐证和出具相关手续，但毕竟只是权宜。甚至有其他无法弥补的严重案例，后果惨痛。所以，单位更替与整合、企（事）业重组并购、人事变动中尤其要重视档案管理工作。
（3）管理队伍不稳定。现实工作中，文件收发和档案管理难以截然划分，往往共室同设，人员时常调换、更新，其队伍不稳定，这与岗位要求和工作重要性不相符，也势必冲击、连锁影响到档案和办公室业务其他环节，特别是机关工作形成最后产品——文书档案材料的收集整理和归档质量。此外，还一定程度存在档案馆室建设问题和保管条件有限，有些单位少有档案管理硬件、技术设施投入，装备落后，人员素质参差不齐，不少单位没有设置专人或机构集中统一管理部门（单位）所属档案，档案开发利用程度和管理水平都有待提高。所有这些都需要领导关心、组织照顾，并结合目前机构改革和“三定”方案，全盘统筹确定岗位工作设置、人员配备和运行组织规划，同步先期完成工作规范，修订、完善档案分类方案和文书档案收集整理规范范围、期限等管理办法。
“庄稼要高产，用肥最关键”这是河南南阳一位名叫郝齐重种田最大的体会。他说，假化肥浑水摸鱼又很难辨认，农民最怕买上假化肥。俺一直选用天脊化肥，用得放心踏实。家里种植的花生、玉米和小麦连年丰收，就是全靠天脊化肥。在他的带动和影响下，周边邻居和亲戚朋友坚定选择天脊化肥。
夫妻俩当然也有不同的地方，张允和是“诗化的人”，富于传统文化韵味，周有光则是“科学的人”，条理明晰，滔滔善辩。性格不同，并不相互抵触，而是相互补充，以音乐为例，他跟着她去听昆曲，她则跟着她一起听西洋音乐。
二是文书档案委托外包公司雇员产业流程化地完成文书纸质归档和数据化扫描是有隐忧的。且不说外包人员外来，需要时间和熟悉、认知，整理档案时需要考虑时间成本，为档案而档案，为效益而完成。所以，机关单位的各门类档案材料收集整理中，归档完整性及质量控制仍然需档案人员以强烈的责任心、专业的角度、历史立档的高度切实踏实工作，才能从根本源头保障档案材料种类与数量。鉴定整理环节还应有业务骨干参与、同步指导，尽量保证日常移交、随时完成，减少集中交付整理的工作量和压力。
为此，做三点建议：（1）细化明确机要、文书、保密、印鉴、档案等岗位职责，改善过去档案从业人员工作繁重，难以分身和精细化完成档案基础工作的现状；（2）岗位人员的选择使用上应遵循长期稳定原则，并给予人文关心和职业发展方向，以稳定队伍，方便工作；（3）平台统筹管理时同步规划设置档案管理接口对接和技术统筹。
涂抹蜂蜜：每日饭后，把双手洗净擦干，将蜂蜜涂于手心手背和指甲缝，并用小毛巾揉搓5～10分钟，直到双手感觉发热为止。晚上睡觉前洗完手，再用上述方法涂蜂蜜揉搓一次。
作者简介： 蒲冬梅（1966-），女，汉族，四川射洪人，大学本科，成都市建设信息中心，中级，研究方向：档案管理。
标签：文书档案管理论文; 问题论文; 对策论文; 成都市建设信息中心论文;