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摘要：现代社会，随着信息革命浪潮的来临与大数据的发展，社会俨然已经走入了“大数据”时代。而在大数据时代下，很多工作都发生了翻天地覆的变化。在档案管理工作中，人事档案管理是一项重要的内容，因为人事档案是正确考察了解和选拔升职的重要依据，只有做好人事档案管理工作，才能够确保选拔用人正确，从而促进企业的进步与发展。同样的，大数据时代也给人事档案管理带来了很多新的手段和措施，通过信息化管理方式，可以大大提高人事档案管理效率，减少以往人工管理的错误和疏漏。本文主要结合实际，对大数据时代人事档案管理的信息化进行了思考和探讨，希望对相关工作有所启示。
关键词：人事档案；利用分析；大数据
人事档案是企业组织部门和人事部门进行人才培养、选拔及任用过程中所形成的真实文件材料，它记载着各个职员的基本信息、个人经历、工作实绩、业务能力、政治思想以及品德作风等，是企业正确考察了解和选拔提升的重要依据，因此做好人事档案管理工作十分重要。如何有效提高人事档案管理效率是非常值得思考的问题，而这一问题，随着如今大数据时代的到来，得到了很好的解决。大数据时代的特点之一就是数据的海量化和数据管理的信息化，因此在大数据时代下，通过信息技术手段管理人事档案乃是必然趋势。以下笔者对大数据时代人事档案管理的信息化进行分析。
1.人事档案管理现状
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。
1.1 管理相对滞后
面对新兴的大数据技术，人事档案管理不能与时俱进，难以顺应时代潮流，组织人事管理者因为保密从心理上便对大数据技术产生了抵触，更不用说会从行动上对新技术做出积极反应。除了心态上的消极，管理人员对大数据技术的掌握及应用仍然欠缺，既需要自身努力提升，也需要相关部门加大关注力度。人事档案管理进步缓慢，与其他档案管理的飞速进步形成了鲜明的对比。
1.2 管理不够健全
目前人事档案分为干部档案和工人档案，实行分别归档，但因为工人档案分类及归档没有明确的规定，所以参照干部档案进行分类归档，显然跟不上形势发展的需要，这就要求档案管理要统筹考虑，制定统一的人事档案归档要求，不区别人员身份，建立相应的管理机制，实施集中管理，建立人事档案数据库，设分级权限查询，政务部门可以根据权限查询，同时也方便个人查询。做到既安全又方便，充分提高人事档案的利用率，这是一项惠民措施，也是我们工作的目标。
1.3人事信息大数据信息化进展缓慢
一是缺少统筹，人事档案信息采集与系统建设需要进行大量前期工作，由专业团队来实施，但由于缺少执行标准，由单位应用部门自行摸索，委托软件开发，既开发重复，又质量不高，维护上耗费了大量的人力财力，而且系统应用不方便，功能不够合理和完善，这样就造成了资源浪费，例如个人信息在人事系统里录入，也要在党务系统里录入，缺少整合。二是社会应用不够，目前社会上个人办事出具的各种证明，需要个人往不同部门跑，效率低，人事档案信息化应用远远不够。
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1.4 人事档案信息缺少密级设置
人事档案牵涉个人信息安全性、资料真实性，保管好毋庸置疑，但保密应设密级，个人能看的按照密级开放权限给个人看，其实里面大多数信息都是个人经手的，这些可以开放给个人看，这也消除人事档案的神秘性，更加得到人们的支持。
2.大数据时代带给当前档案管理工作的优势
（1）大数据能够提高档案管理效率，降低管理成本。大数据能够快速处理大量数据，提高数据处理能力，在处理档案工作中具有较大的优势，不仅提高档案管理效率，也能够明显降低运作成本。当前，社会上各行业、各单位的档案数量越来越大，传统的使用纸质材料保存档案所需的保存空间和纸质成本较高；而运用大数据进行保存和处理档案工作，能够把大量的数据保存在信息库中，节省时间成本和降低材料成本。
（2）大数据能够提高档案保存质量。传统的纸质档案抗风险能力较差，一旦保存档案的地方出现水灾、火灾，纸质档案将难于保存，且纸质档案在保存时间较久后，容易出现纸质老化、字迹模糊等。这些缺点在大数据时代下完全可以避免，运用大数据保存大量的档案数据，只需很少量的数据储存空间就可以做到。
3.大数据时代人事档案管理工作的改进措施
大数据是当前信息时代的重要特点，如何应对大数据给档案工作带来的挑战和机遇，是当前我国档案工作面临的主要任务。为了提高我国档案工作在大数据时代背景下的工作效率，现提出如下对策：
（1）大力培养能够运用大数据进行档案管理的高端人才。人才是一切工作的生命线，大数据时代背景下的档案管理工作更是如此。传统的档案管理人才在大数据方面专业知识和业务能力都比较欠缺，如果只是更新管理设备和系统，没有足够多的人才去运用和管理大数据下的档案管理系统，这只会导致档案管理工作的低效率。因此，大力培养档案管理的高端人才相当关键。应该大力投入资金开展人才培养工作，人才的培养不仅需要时间，还需要足够的资金作为保障。
（2）借助大数据技术记录人员详细资料。大数据技术最显著的特征之一便是数据体量大，因此档案管理工作人员可以借助该技术建立人员档案录入系统，从而可以快速高效地收录与人员个人相关的档案资料。相关人员在设计该录入系统时还应注意对个人基本情况之外资料的收集，比如人员在工作中的实际表现和实际成果等。该系统还应设定人员档案的定时更新系统，从而可以实时补充人员资料，避免档案落后于人员在工作中的变化发展情况。
（3）加强人事档案标准化建设。标准化建设是人事档案管理的最高形式，可运用到档案的收集、分类及归类设计、保管、利用以及管理等方面，是一种行之有效的工作方法。档案因其重要性、保密性，更应抱着开放的态度去改进档案管理机制，实施标准化建设，对档案管理工作进行顶层设计，使得人事档案安全、全面、便于查询，更好地服务个人。
借鉴企业标准化建设经验，人事档案标准化建设分 “三步走”：第一步，研究社会、组织、个人对人事档案的需求，搞清楚什么需要归档，而且试行动态调整，制定好人事档案标准；第二步，建立起以人事档案标准为核心的有效的标准体系，保证档案归档和利用的质量提高；第三步，把标准化纵深推进，运用多种标准化形式支持档案开发利用。
（4）大力加强档案数据的安全性。大数据下的档案管理虽然有很多优势，能够明显提高工作效率，降低工作成本，但是，鉴于档案的重要性和大数据下数据丢失的高风险性，加强档案工作的档案数据安全性显得尤为重要。信息化时代大量的数据可以通过一个小小的内存卡进行保存，有便利的优势，但存在数据丢失的风险，诸如电脑病毒、内存卡损坏等。因此，大数据背景下的档案管理工作要重视其保存的安全性。
4.结语
综上所述，在大数据时代下，社会各行业、各领域的工作都发生了翻天地覆的变化，也包括档案管理工作。人事档案是企业的重要档案，是企业正确考察了解和选拔升职的重要依据，因此对档案的管理也是企业重要工作。利用大数据时代带来的技术便利，实现人事档案管理信息化，可以大大提高档案管理效率，减少档案管理错误和疏漏，并拓宽档案的服务领域。同时，企业若想更好地实现档案管理信息化，则需要建设信息化档案室、提高管理人员水平以及保障档案信息安全。
参考文献
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论文作者:张美
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2019年8期
论文发表时间:2019/8/2
标签：数据论文; 档案论文; 档案管理论文; 人事档案论文; 时代论文; 人事论文; 工作论文; 《建筑学研究前沿》2019年8期论文;