办公室档案管理规范化对策研究
文/山东省单县财政局 王磊
【摘要】 一个机构或单位的重要管理工作是办公室业务，在日常业务与整个机构信息传达中作用巨大，办公室档案管理工作到位与否，将在很大程度上决定单位管理水平是高是低。针对这一情况，本文简要论述了规范办公室档案管理工作的意义，着重探讨了办公室档案管理规范化的对策，以供大家参考。
【关键词】 办公室；档案；规范化
如今，各个单位均越来越重视办公室档案管理的规范化，其可促进办公室工作效率的有效提升。而档案管理作为一项具有极强系统性的工作，需要专门的管理人员来负责档案的查阅、保存等流程，且还需将其装订、存档。在此过程中，每个步骤均离不开规范标准，不能出错。所以，当务之急就是加强对办公室档案的规范化管理。
一、规范办公室档案管理工作的意义
目前，办公室档案管理已成为非常重要的工作，其可促进工作品质和效率的提高，是其茁壮发展的基础，能够帮助还原历史真实性。除此之外，办公室档案规范化管理也可用于衡量单位的管理能力和成果。在探讨其运营成果和发展的规律上，可提供有效参考。单位领导能否将本单位整体运营情况把握住，可否及时对运营政策做出调整，均在很大程度上取决于办公室档案工作管理的好坏。所以，规范办公室档案工作，既可对社会经济的发展起到较好的推动，也能够促进本单位市场竞争性提高，可谓现实意义深远。
二、办公室档案管理规范化的对策
（一）加强档案管理意识。若要进一步规范档案管理工作，首先就要对档案工作的重要性有充分认识，这其中既包括领导，也有普通员工，应加大宣传力度。档案管理部门在规范化管理档案时，需将档案管理的规范化纳入其中，使单位领导对档案工作的规范化有所了解，并就其中的便利有真切体会，进而对档案规范化管理工作的重要性予以明确。其次，不仅要求领导具备档案管理规范化意识，也要对员工的相关意识进行培养，通过领导的支持，对档案管理工作的规范化做积极宣传，并在公司的日常工作规范之中加入档案规范化管理；除了展开积极宣传，还要在各个部门试行档案的规范化管理工作，使各个部门的领导均对其中的便利有深切体会，进而使宣传效果不断加强。
（二）建立科学合理的规章制度。要想有效进行办公室档案管理工作，就必须要建立科学、合理的规章制度。新时期，办公室档案管理工作若要与时俱进，就需在制定新的档案管理制度时将原来规章制度的束缚摆脱，创新制度的内容与形式，坚决杜绝形式化形象，如此方可使档案管理工作有据可依。除此之外，在对规章制度进行制定时，还应结合现代化的手段，让档案管理制度更加完整、安全与科学。建立档案管理制度还应将档案销毁制度囊括其中，根据规定，第一时间销毁部分保存到期的档案，充分发挥出办公室档案管理工作的职能。
（三）促进档案程序化管理的规范化。办公室档案管理的一个显著特点就是管理程序的规范化。办公室档案程序化管理的工作内容主要有三种，即档案调卷、立卷与存档。在进行办公室程序化管理时，第一步就要科学性地简化档案的工作流程，去除重复与复杂的程序，防止浪费时间与精力，进而呈现出高质量的档案管理信息。同时，立足于档案管理的工作内容，严格制定工作流程，使档案管理人员具备更强的职业责任感，提高档案信息准确率，只有如此方可使档案信息的真实性得到保证。
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（五）加强办公室档案管理人员的综合素质培养。办公室档案管理水平的高低在很大程度上由办公室档案管理人员的综合素质所决定，所以，若要促进相关人员综合素质的提高，首先就需在档案管理人员学习专业知识与技能方面做进一步加强。其次，档案管理人员还应拥有现代化的操作手段，而这就要求严格选拔办公室档案管理人员。同时，为促进办公室档案管理人员综合素质的提升，应加强培训工作人员的专业知识，使之随时更新知识，特别是更新计算机专业知识，之所以这样做主要是因为如今信息技术已在各行各业中渗透，只有让档案管理人员掌握先进的计算机知识，方可使档案管理的发展更加规范化。
（四）积极建设信息化的档案管理系统。如今，随着信息化技术的快速发展，让其在诸多单位中均得到了较多的应用，而办公室档案管理工作若要提升工作效率和质量就必须将信息化技术的优势给利用起来。可见，办公室档案管理规范化与时代发展的需要相符。所以，新时期，事业单位应将档案管理模式与信息化技术结合起来，通过对现代化办公室档案管理系统予以利用来展开更加科学、规范的档案管理工作。如今，在处理档案方面，事业单位的方式主要有两种：第一种是为延长档案的保管期限，减小纸质档案管理的空间，即把纸质档案数字化，从而形成数字信息档案。第二种是为再现纸质档案，即对纸质档案进行直接加工，使之成为原件数字档案。
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三、结语
总之，单位或企业若要获得进一步发展，就必须要开展办公室的档案管理工作。因此，我们就需在办公室档案管理的规范化建设上加大力度，促进管理水平和工作效率的提升。在平时的档案管理工作中，严格遵循规范的流程，促进办公室档案资料信息化管理的提高，使工作人员具备终身学习的能力，进一步规范办公室的档案管理工作。
【参考文献】
[1]赵传秀.浅析办公室档案管理规范化的对策[J].办公室业务,2017(8):107.
[2]刘庆华.实现档案科学化、规范化、现代化管理的路径分析[J].办公室业务,2017(7):66-67.
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