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摘要：谈到公文对于工作在供电企业一线的职工似乎都觉得太过遥远，其实它时刻出现在我们的工作中并日益的紧密起来。“公文是公司的脸面”，公文代表了企业的形象，在公文的流转、处理过程中体现出了企业的工作态度、流程规范、办事效率、服务水平等等。近几年来，供电企业越来越重视对公文质量的提高，把公文质量作为了绩效考核的一项内容，上级公司定期通报公文考评结果，定期进行公文写作的培训等等，从日常工作的细微之处提要求，不断提升公文质量工作的标准化、规范化和精益化。
关键词：供电企业；公文写作；写作质量；重要性
中图分类号：TM76 文献标识码：A
1公文的概念
公文即公务文书，也称作公务文件，指的是法定机关与组织在公务活动中，采用规范的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面材料。公务文书是机关、企事业单位以及其他组织在实施管理、行使职权以及开展公务活动中形成的文件，它具有一定的法定效力，采用的是规范体式，是一种应用性的文体。从它的概念中，总结公文的特征，主要是特定效力和规范体式。在企业的日常工作中，受到专业的限制，通常形成公文的理论与公文的处理环节都各不相同，但公文的规范体式却是有一定标准的，因此，公文写作人员需要对公文的格式有一定的了解，熟练掌握是促进公文质量提高的关键。
2常见公文的种类
公文的种类主要有 15 种。按照这些年的工作经历，我大概汇总一下在我们供电企业日常工作经常能遇到的，或者说是常常需拟稿、处理的有 8 种。按照行文流向，可分为上行文、平行文、下行文。具体如下：上行文：请示、报告、意见。平行文：函、意见、纪要。下行文：通报、批复、意见、通知、纪要。有些文种比较特殊，比如意见它适用于所有的行文关系；纪要可适用平行文及下行文。那这些文种到底具体适用于哪些范围，又该如何区分这些文种呢？一般，我们在拟稿时最先要考虑的就是“我的公文是要发给谁的？为什么要发这封公文？”，搞清楚了发文目的和主送单位及抄送单位，就可以正确的选择文种了。现在，简单地区分一下常用文种的适用范围。第一，报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况，或者答复上级单位的询问及上报有关材料等。请示适用于向上级单位就某事项给予指示或批准。两者的区别在于，前者不需答复，而后者需要答复。第二，函所适用的范围较广泛，商洽工作、通报情况、征询意见等。可分为发函与复函。第三，意见适用于对重大问题提出见解、解决的办法及对来文答复等情况它于通知的区别在于，前者带有参考性，而后者具有指令性，必须遵照执行。第四，通报适用于传达重要信息、表彰先进、批评错误。通知则适用于安排部署工作、传达要求、转达上级指示、批转、转发和印发文件等情况。两者区别在于，前者侧重于信息性和知晓性，而后者重在事务性和执行性。第五，批复适用的范围较简单，适用于答复下级单位的请示事项。以下表格中简单列举通知、通报、批复这三类的适用范围：
正确选择了文种后，我们就可以根据所要表达的内容拟写正文了。在拟写正文时，各种不同的文种还是有一些他们特定的规律可循的，简单列举以下几个文种：报告。报告要求精炼概括，除需要具体描述的突发事件、个人事迹外，一般不做细节描述。特别注意报告中不得夹带请示事项，因此切忌出现“情指示”、“请批示”等表述。请示。一般由三部分组成，即请示缘由、请示事项、结束语。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在写作上，请示缘由应按照请示事项的背景、原因、依据和理由，突出所要请示事项的重要性和必要性。而这请示事项即需上级批准或指示的具体事项内容，写作时要注意表述清晰、意思正确，可提供几种处理方案供上级参考，但定要遵循“一文一事”原则，一篇公文只能请示一件事项。通知。通知应用面比较广泛，使用的机会也较多，写作时一般要求简明扼要，不用过多的修饰议论，平直地表述相关信息。通报。大多由前言和正文两部分组成，前言结束后常用“特通报如下”来过渡到正文内容。批复。属于回复性文件，对他的内容要求态度鲜明、指示清晰，以方便收文单位贯彻执行。函。在正文开头简述发函缘由后，常用“现函告如下”转入主题。结束语根据函的内容来定，如为请求帮助的，可用“请予支持”；如为请求批准的“可用”请予批准；如为征询意见的，可用“请予函复”等。
3提高供电企业公文写作质量的重要性
3.1 企业公文写作的思想理念
企业公文写作需要具备三个思想：一是时效性；二是实用性；三是法制性。与党政机关的公文相同之处在于企业公文写作也需要始终坚持马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想以及科学发展观，与时俱进。这样才能保证公文写作在思想上不出现错误，坚持正确的政治立场。另外，企业还要重视以上三个思想原则。一是时效性。在激烈的市场竞争下，企业要想生存发展，需要掌握外界的各种市场信息和经济信息，企业需要有一双善于捕捉市场信息的眼睛，这是决定企业成败的关键。公文在其中发挥着巨大的作用，能及时地发现并传递市场信息，这就是企业公文所要具备的时效性。很多文件需要掌握第一手资料和素材，才能使攥写出的公文具有指导价值。搜集信息和整理素材，要结合实际需要，利用现代媒体工具的优势，通过多个渠道搜集最新的信息和有关的政策法规等。搜集的信息要有针对性，不能随意地筛选，而要懂得如何将重要的信息提炼出来，对那些有重要参考价值的信息要及时将其做成简报上报给领导。在大型的公文写作中，要善于利用平时掌握的有用信息，以提高信息的转化利用价值。二是实用性。企业公文写作的目的是促进企业各项工作能够高效顺利地开展。所以，企业公文需要达到这个目的，也就是要保证实用性。企业公文的实用性主要表现在：首先，对工作进行有效的部署，有利于解决问题。大多数企业公文都是根据企业高层会议决定的事项拟定的文件，比如企业的近几年发展规划和工作计划等，这些公文都是具有强制性的，是企业实施重要工作的规范。其次，企业公文能够为企业的决策提供参考，为企业的发展服务。比如一些市场调查报告、调研报告、财务审计报告等公文，决策参考价值都比较高，是企业总结工作经验、吸取教训和对错误进行纠正，并提出解决措施的重要参考依据。此外，公文写作质量对改进人事管理，促进工作效率的提高也有积极的作用。企业人力资源管理、人才的引进和培训以及各种规章制度，关于这些方面的公文目的都是促进企业经济管理水平的提高，有利于对企业的人力物力财力最大限度的整合。三是法制性。企业的公文写作必须符合法律法规和政策规定，不然就有可能出现违法违纪违规行为，从而给企业造成极其不良的影响。所以，公文写作人员必须加强各种政策法规的学习，特别是要掌握涉及到经济经营管理的法律法规，并严格贯彻到公文写作中，确保公文写作合法合规。
3.2 企业公文写作的格式问题
公文的特性要求公文需要严谨规范的格式。总结了供电企业公文写作中经常出现的格式问题，主要体现在标题、引文、段落层级、语法标点符号和附件问题上。公文的标题包括发文单位、事由、文种三个部分，而一些不合格的公文标题中没有标明发文单位，还有就是对书名号的使用错误，缺少连接动词，比如经常使用的“印发”“申请”等；引文不完整，引文中必须包括文件标题和文件字号，文件的标题需要加上书名号；引文的标题和字号的顺序相互颠倒等情况。段落层级问题经常出现的错误有段落首行左起没有空格、上行文顶格书写或者没有结束语、层级标题行字体不符合要求、层级序号使用混乱等。语法标点符号虽然都是小问题，但是如果用好了，就如同画龙点睛，增加了文章的亮点。而附件虽然只是正文的补充和说明，但是也是公文中不可缺少的一部分，附件的写作质量也是公文写作水平的体现，因此企业需要重视附件的格式和内容。公文体现的是企业的意志，部署工作的严肃性，对于公文写作的规范一定要严格把关，才能有助于推进工作。如果一个种类的文件不按照规范进行写作，就会造成研读、传达文件和落实文件精神时出现歧义，因此，了解了企业公文的重要性后，在写作时需要遵循利于研读和传达的原则。此外，还需要注意公文写作的文风，坚持求真务实的态度，确保公文的真实性，才能切实为企业解决实际问题。在修辞方面上需要做到精练，因为企业公文是为了工作，讲究的是简洁得体。
结束语：
总之，提高供电企业公文写作质量，是提高企业管理效率和促进工作顺利开展的重要手段，公文撰写人员要重视公文在企业发展中的作用，积极学习相关知识，多在日常积累素材，这样才能够在撰写公文时轻松驾驭。
参考文献：
[1]钟琳，陈雯琼．提高供电企业公文质量的心得[J]．管理观察，2015，（17）．
[2]王怀民．浅谈如何提高企业公文写作水平[J]．办公室业务，2015，（10）．
论文作者:刘华鹏,张小峰,汪长亮
论文发表刊物:《防护工程》2018年第22期
论文发表时间:2018/12/4
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