必须狠抓档案保存价值的鉴定工作，本文主要内容关键词为：鉴定论文,价值论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
关于加强档案保存价值的鉴定工作，从1981年起我已讲了多次，现在用“狠抓”两字，无非是要引起大家的注意，重视这项工作。为什么要“狠抓”这项工作呢？
首先，档案保存价值的鉴定，是决定档案命运的一件大事。档案业务工作中各项工作的关系，我们不是常讲档案的利用是“中心”、是“纲”，而档案的收集、整理、鉴定、保管、编制检索工具等是基础工作吗？那么，档案保存价值的鉴定工作就是基础工作的基础。收集什么？是否需要整理？如何整理？如何保管与保护？是否需要拍摄缩微胶片？是否需要抢救？是否需要多套异地保存？是否需要编制检索工具？需要编制什么样的检索工具？所有这些问题都取决于档案保存价值的鉴定工作。美国史密森研究院档案馆馆长威廉·莫斯1992年在中国人民大学档案学院讲演时曾指出：“鉴定是档案工作整个系统中第一个关键性决定，是随后所有决定得以产生的基础。”美国犹他州档案与文件局局长杰弗里·约翰逊1990年在介绍该局分析处（其职能是鉴定档案保存价值和档案开放与否）时强调，该处是全局最重要的部门，它的工作影响着全局的工作，这些认识，可以说是我们美国同行的经验之谈。
其次，现代文件增长速度快， 给档案部门形成一个强大的压力。1983年国际档案理事会通报说，1984年举行第十届国际档案大会的中心议题是“对档案馆的挑战——日益繁重的任务和有限的资源”。在会前印发的材料表明：近几十年来，由于社会的发展，技术的进步，各国政府机关和其他机构的文件正以惊人的速度增长着，因而档案的数量越来越多，人们常以“爆炸”来形容这种状况，说是“文件爆炸”、“档案爆炸”。当时，我们不少同志认为我国还不是“爆炸”问题，而是丰富馆藏问题。其实当时我国实际上潜伏着“爆炸”问题。1980年国家档案局一处曾作过一些调查，反映出我国文件的增长情况也是惊人的：外交部1979年每月收文10万份，仅分发电报的就有几十人；轻工业部1979年全年收文（含电报）23万件，发文19万件；第七机械工业部1978年的文件比1977年多，1979年又比1978年增加60%；铁道部50年代用自行车送文件，60年代用摩托车送文件，80年代两辆汽车送文件。当时，曾三同志在此调查材料上有一个批示：“文件太多，档案太多，要革命才行。”现在到了90年代末，我想文件增长的这种势头决不会减弱，甚至会更强。因为事业在发展着，需要更大量的文件记录与传递信息，同时制作文件的新技术越来越普及。如80年代初我国各机关使用复印机的极少，而现在很普遍了；80年代多数单位使用传统的打字机，现在已使用计算机打印文件了；现在又有了电子邮件、电子文件，制作文件越来越方便。我国现代文件的增长速度，也已到了40年前美国档案学家西奥多·谢伦伯格形容美国文件“按几何级数而不是按算术级数向上增长”的地步了。
文件多了，不可能都作为档案长久地保存起来。在古代，制作文件是很不容易的，因而文件的数量极少，质量也高，全部文件均作为档案保存起来也不为过。 如现在的中国第一历史档案馆保存的明清档案有1000余万件，听起来好像不少，可那是600多年中央政府的档案， 一年不到2万件，还没有现在一个中等机关一年的文件多。到了近代、 现代，文件的数量越来越多，都要保存是不可能的。大量、长期地保存文件，需要消耗大量的人力、物力、财力资源。国家给档案部门投入的资金极为有限，因而给档案部门的压力是极重的。正如第十届国际档案大会提出的：文件、档案数量的迅速增长，是当今世界档案机构面临的一个挑战。面对这样严峻的挑战，我们的正确对策应该是：控制文件的产生，减少文件的数量，提高文件的质量，限制作为档案保存的文件数量，缩短部分档案的保存期限，准确挑选具有永久价值的档案，确保必要档案（包括核心档案、珍贵档案）的安全。这里的关键均依赖于档案保存价值的鉴定工作。
第三，随着档案事业的发展，档案建设的加强，越来越需要有稳定的高质量的档案。原来档案馆的档案数量少，主要是保管，不太注意开发利用，投入检索档案工具的力量也不多，档案馆保存档案的数量和质量问题不太突出。而现在，情况有了很大的变化，各档案部门大量收藏档案，加强馆藏建设，大力开发利用，编制大批检索工具，采用各种先进技术贮存和管理档案。在这种情况下，档案数量多，特别是质量不高（保存价值不大）的档案数量多，就给档案部门背上一个沉重的包袱。投入大量人力、物力、财力做工作，若干年后又要销毁大量到期和无保存价值的档案，这不仅浪费了得来不易的资源，还将打乱、破坏整个工作成果。这在国内外的档案部门都是有教训的。搞“回溯”鉴定，就是对几十年前未加鉴定而保存下来的档案进行鉴定，是非常麻烦的一件事。因此，加强档案保存价值的鉴定工作，必须及早开始，迟做不如早做，越拖包袱越重。如果说有价值的档案不加以很好保存，或销毁了有价值的档案，是一种罪过，那么，保存大量无价值或已失去保存价值的档案，也是一种罪过。30年前周恩来总理曾告诫我们：“档案不要搞得太多，不然是文牍主义，后代要骂我们的。”
近几年，全国各报刊上发表的有关档案保存价值鉴定工作的文章比前几年大大增加了，说明我国档案界已开始重视这项工作。在这些众多的文章中，对于如何做好这项工作，提出了许多好意见，对我们今后如何加强档案保存价值的鉴定工作是有帮助的，但有几个问题，我想在这里谈谈我的认识。
1、关于“片纸只字不得再有损毁和遗失”的规定问题。 据我所知，1955年中央在一个文件中针对一些地方对“敌伪政治档案资料”重视不够，不少地方因为无人负责管理，使大批档案失散或受潮发霉或虫蛀鼠咬而损坏，个别地方还有擅自焚毁、变卖以及私自抽走档案的严重现象，发出通知，要求各地将“敌伪政治档案资料”经过初步分类登记以后，“应妥善保管起来，片纸只字也不得再有损毁或遗失”。1956 年4月公安部、国家档案局制定的《关于清理敌伪政治档案的办法（修正案）》第十三条规定：“对所有敌伪档案必须保证片纸只字不再抛掉和损坏。”中央同时在另一个指示中又说“即使真正无用的，也要经过认真鉴定报告中央批准后才准许销毁。”这里的“片纸只字也不得再有损毁或遗失”、“不再抛掉和损坏”，是针对当时损毁档案的混乱现象说的，不同于正常的档案鉴定工作中的“销毁”。正常的“销毁”还是允许的。除了上面提到的中央指示“要经过认真鉴定报告中央批准后才准销毁”以外，1956年11月国家档案局发布《关于清理和整理民国元年以来旧政权档案的暂行办法》规定：“在整理完毕后，如销毁无需保存的档案材料，必须经国家档案局或有关档案管理局书面批准。”这里非常清楚地规定了民国档案也是可以销毁的。这个办法虽然已被国家档案局于1987年宣布为“适用期已过，自行失效”，但是规定销毁民国档案须经国家档案局或有关档案管理局（当时设想省级档案行政管理部门称档案管理局）书面批准，从现在来看仍是正确的，也是非常必要的。至于前面提到有关“片纸只字”的两个文件也已被国家档案局于1987、1992年分别宣布为“适用期已过，自行失效”了。因此，可以说，现在根本就没有“片纸只字不得再有损毁和遗失”的规定。
2、 关于鉴定档案的保存价值要不要考虑保存档案所付出的代价问题。1982年档案出版社出版的由和宝荣和我编著的《档案工作基本知识》一书中提出：“不能认为某种档案对人们只要有一点用处，就具有保存价值；而应是当档案发挥作用所带来的利益，超过因保存档案所付出的代价时，才具有保存价值。”有的同志认为只要档案有价值就应保存，不必去考虑保存档案需要付出多大代价问题。也有同志认为鉴定档案价值时根本不会去计算保存档案的费用问题。这也有一定道理，因为实际情况常常是这样的。但是，在鉴定档案保存价值和确定档案的保管期限时，如果完全不考虑保存档案需要付出的代价或费用问题，是不对的，在人力、物力、财力上将会造成很大的浪费。我们档案工作中通常所说鉴定档案价值，不仅仅鉴定档案的利用价值，还要鉴定档案的保存价值。只有档案的利用价值超过了因保存档案所付出的代价（或费用）时，才具有保存价值。有一些档案虽有一定的利用价值，但要保存它所付出的代价太大（或费用太高），就不值得保存，也就没有保存价值。本文题目中用了“保存价值”一词，其目的就在这里。可以这样说：整个档案保存价值鉴定工作的目的，就是为了以最少的代价（或费用）去保管好尽可能多的有价值的档案。实际上，人们在鉴定档案保存价值和确定档案保管期限时，一般都已有意或无意地将保存档案所付代价（或费用）的因素考虑进去了，只是没有专门作为一个原则、一条标准来说明而已。
3、关于“比例控制法”问题。 有人提出鉴定档案保存价值时以一定的比例来确定档案的不同保管期限。这是可以研究的一个问题。有些同志经常用美国永久保存的档案占3%，我国永久保存的档案占20 ～30%，也说明我国永久保存的档案太多了。我国永久保存的档案是否多了，也是值得研究的一个问题。我这里要说明的是，美国的3%， 是指一个机关产生和收到的全部文件（包括人事、财务等各种专用文件）中的3%作为档案永久保存；我国的20～30%， 是指一个机关已归档保存（已去除了一大部分不归档的文件）的文书档案中的20～30%列入永久保存。这两个百分数的分母不同，并不能说明20～30%比3%就是多了。 由此可见，所谓“比例控制法”看起来很简单，实际使用起来也是很复杂的。关于这一点，我在1981年向全国第一次档案学术讨论会提交的论文《关于档案的数量及其与鉴定工作的关系》一文中（《档案学通讯》1982年增刊第137页）已作了详细说明，这里不再赘述。
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