西方发达国家文件、档案管理的一体化发展趋势，本文主要内容关键词为：发展趋势论文,发达国家论文,档案管理论文,文件论文,一体化论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“文件管理人员从本质上讲是业务管理人员，而档案管理人员从本质上讲是一个历史学家”[1]。在这种传统思想指导下， 欧洲许多传统的国家档案馆的档案管理与文件管理长期以来是分开进行的。为了确保政府机关文件顺利地进入档案馆，档案人员至多是说服机关登记室采取适当方式整理即将归档的文件，很少积极地干预机关的文件管理工作。[2]
在西方发达国家，美国最早提出了文件、档案一体化理论并发展了它。到80年代初，这种管理方式已在欧美开始推行。到了90年代，这种从信息系统源头做起的方法博得了更多人的支持。今天，文件、档案管理一体化已发展成为信息时代档案管理的必然趋势。这是因为信息技术使档案管理的环境发生了变化：
（一）文件剧增使档案工作的重心改变
档案馆每年都有大量纸质文件在增加，如美国国家档案馆1934年保管100万立方米的联邦文件，随后每年以6万立方米的速度增加。到30年代末，文件年增长量上升到16万立方米。到1943年文件年增长量已高达60万立方米[3]。目前共存有20亿立方英尺以上文件。除纸质文件外， 随着办公自动化的进行，档案馆还必须收藏大量的电子文件。
美国档案先驱作家、伊利诺斯州档案馆馆长玛格丽特·克罗斯·诺顿早在1941年面对文件剧增的现实时就说：“很显然，任何机关不可能保存其活动中产生的全部文件。档案工作的重点已由保管文件转变为挑选适合保管的文件。”[4] 美国国家档案馆的一位重要的思想家菲利浦·布鲁克斯指出：“只有全面地了解一个机关文件形成中的相互关系，才能最有效地履行鉴定职能；如果漠视文件甚至任其退化二十年之久，是无法进行鉴定的。”[5]
美国在1940年就提出了“文件生命周期”概念。文件生命周期是指文件最初由形成者产生、保管和频繁利用，然后由于文件的潜在价值送到机关外的文件中心保存一定时期，最后当文件的业务价值完全丧失后，具有档案价值的文件被挑选出来移交到档案馆，其他的一概销毁。
美国国家档案文件管理局（NARA）的1997—2001年档案文件管理战略计划中指出：档案工作者应提前介入文件生命周期，到文件产生部门去指导工作，直接对文件进行鉴定、著录，使文件管理与档案管理部分重叠，使文件从产生到最后利用形成一个无缝系统，以便于文件的保护与存取[6]。NARA认为，文件应在生命周期前期被鉴定， 接收核心著录，积累补充，而不应等到文件形成的后期再去修正与充实。在文件生命周期的早期就应考虑到文件为什么产生，怎样管理才有利于研究者的查找与利用[7]。档案人员尽早地介入文件生命周期， 与文件人员共同进行文件的鉴定与整理，可能减少大量文件涌向档案馆带来的人力、物力、财力的巨大压力。
（二）电子文件需要“预先”的档案干预
在发达国家，电子档案十分普遍，欧美许多国家档案馆都拥有电子档案，并且为公众开放利用[8]。 这些电子档案大部分来自于基础的数据库系统，相互关联，范围广泛。怎样确保电子档案的长期存取是档案工作者的重要职责之一。
电子文件来自于计算机运行过程中，计算机技术导致了相关的信息管理原则。有效地进行信息处理，把它作为实现一个组织目标的有效手段，这是信息技术的一种战略作用[9]。在计算机内， 管理程序以迅捷的电子化方式进行。新开发的“工作流程”软件，可以通过完整的工作程序来自动处理电子文件。这一电子工具的应用，导致了工作形式的完全变化。文件管理越来越明显地意谓着计算机软件系统的产生，而不再是一个系统的行政管理或公文运行。
全自动化管理对文件管理有了新的要求，系统设计必须整体评价，其技术方法必须包括档案数据库。电子文件并没有固定的格式与载体，而是使用技术使其聚积在人们想利用的形式中。因而文件的传统概念和物质形态不复存在，需要鉴定的文件数量过大，而这种鉴定往往必须在一份文件产生之前，在计算机系统设计阶段完成。同时电子文件载体很易损坏，读出电子文件的软件和硬件系统很易过时，围绕产生文件的一切活动，都可能会影响到今后对文件的保护与长期利用。为了确保信息的持久性及对信息产生环境的了解，必须及早施加影响，包括在建立系统之前。为此档案人员要重新考虑他们在档案生命周期中进行干预的时机，甚至要重新考虑这种生命周期本身，即对档案价值的评估不应在使用期的末尾，而应在电子文件形成之初进行[10]。
把文件生命周期三个不同阶段（现期利用阶段、半现期利用阶段与过期利用阶段）档案兼收并蓄，使文件、档案管理一体化，这是当代欧美档案管理的发展趋势，这也将使文件人员与档案人员间的距离缩短。为此，NARA将在今后的十年“围绕文件生命周期去组织工作，在生命周期前期抓好文件管理工作，扩大文件存取机会。”并“将在一个可行的、自动化的、有效的系统内，对文件生命周期的所有活动进行跟踪。”[11]
注释：
[1]Gerald Brown：《档案人员与文件管理， 一个文件管理人员的观点》，《文件管理季刊》第5期（1971年1月），第21页。
[2][8]Edward Higgs：《从中世纪学说到信息管理：档案专业演变》，1996年第十三次国际档案大会第二次全体会议报告。
[3]詹姆斯·G·布雷德合：《1789—1949年处置联邦文件的行政史》，《来源》NO.3（1985年3月），第21页。
[4][5]转引自：Terry Cook：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，1996年第十三次国际档案大会第三次全体会议主报告。
[6][7][11]NARA: Strategic Directions for the NationalArchives and Records Administrition, heep://www. nar ·gov/nara/visior
[9]Edward Higgs：《电子信息资源和历史学家：欧洲展望》， 凯斯林大街，1993年版，第24页。
[10]Au cycle traditionel creation. utilisation,evaluation,Sort final,l'ACCIS(Advisory Committee for the Co—ordination of Information Sysstems des Nations Unies)propose de substituer Le cycle creation,
evaluation,utilisation.Sort final:Vdir Richard E.Barry. 《Getting It Right》P17