办公室文书档案收集与归档工作研究
文/太原市市政工程设计研究院 任屏
【摘要】 办公室文书档案是单位行政办公和生产经营活动中必不可少的要素之一，是协助对一些工作进行处理与决策的重要工具。本文就办公室文书档案收集与归档中存在的问题进行了分析，并对办公室人员做好文书档案管理工作提出了几条建议，希望对办公室人员进行有效的文书档案管理有一些参考价值。
【关键词】 办公室文书档案；收集工作；归档工作
办公室是单位内部重要的组成部门，起着上传下达及沟通协调的作用。因此，办公室的文书档案管理是单位非常重要的日常事务，档案不但能够真实记载单位的各项工作以及各种活动，还能够为查阅文件、资料提供便利。但在实际工作中，办公室档案的管理工作还存在着一些需要重视的问题，如收集材料不及时、档案内容单一、重视程度不高等，影响档案工作的顺利开展，无法将档案工作的价值充分体现出来。想要改善这种情况，则需要加强对文书档案收集与归档工作的重视，保证档案工作的规范化开展。
一、办公室文书档案收集与归档中存在的问题
档案资料的收集是档案管理工作中的基础工作，关系到后续工作的开展情况。但是开展档案工作时，存在收集材料不完整、不全面的情况。许多档案资料都没有进行及时整理。这就导致档案资料不完整。还有一些单位的文书档案工作，是由其他岗位兼职人员来完成的，专业能力和素质水平无法得到保障，对档案的收集管理也没有一个正确的认知，对档案工作不负责，没有按照相关标准进行操作，从而影响档案工作的质量和效率。
二、加强办公室文书档案收集与归档工作的有效措施
（一）提高档案工作人员素质。档案工作人员的专业能力和素质水平关系到档案工作的质量和效率，是档案工作中的主要参与者。但是目前许多单位档案工作人员的素质水平比较低，影响整体的工作质量。要想使办公室档案工作正常进行，就必须加强对档案工作人员素质的培养，加大整体的培养力度，提升专业能力和水平。可以定期开展培训活动，聘请专家为档案工作人员进行档案工作内容的讲解，使其可以学到新的知识和内容。还需要对档案工作人员的学习情况进行考核，根据考核结果对工作人员进行奖励或者惩罚，调动工作人员的积极性，使其可以对自己的工作负责。保证档案收集与归档工作的顺利开展。
（2）将这次实验定位为具有较大开放性的全过程探究实验，在课内只能完成探究方案的设计，课外实施探究活动，实验结果不能当堂观察到，不能及时满足学生的求知欲和好奇心。
（二）建立完善的管理制度。想要保证文书档案工作的规范化进行，需要建立完善的管理制度，对各项工作进行约束和管理，保证办公室档案工作的有效性。为档案收集与归档的顺利进行打下基础。单位在开展这项工作的过程中，需要结合自身的实际情况，在原来管理模式的基础上进行优化和完善，制定符合自身发展的管理制度。单位可以借鉴其他单位的管理制度和管理模式，根据自身的管理需求，对管理制度进行改进和完善，使其可以更好地应用到单位文书档案收集与归档工作中。管理制度中要明确工作人员的具体工作内容，对档案收集的时间和范围进行确定，档案管理人员要严格按照管理制度进行操作，提升文书档案收集与归档工作的质量和效率。
（三）重视临时档案资料的收集。单位在发展的过程中经常会出现人员变动的情况，档案管理工作中的一些兼职人员会出现离职或者岗位调整的情况，这就导致许多文书档案资料无法及时进行收集和归档，不能保证档案资料的完整性。这就需要重视临时档案的收集工作，定期对文书档案进行分类和整理，加强对档案资料收集工作的重视，各部门的会议资料和离职人员手中的文书档案资料都要及时收集和归档。
（四）创新工作方式。在当前的发展环境中，文书档案管理工作涉及的内容比较多，工作也愈加繁琐，工作人员的任务量也在不断增加，以往的工作模式已经不再适用当前的文书档案工作。要改变以往的工作方式，将现代化理念和技术应用到文书档案收集和归档工作中，确保可以满足单位的发展需求。应用先进技术软件提高文书档案收集与归档工作的质量和效率，促进档案资料作用的发挥。
随着教育的发展与社会对于人才需求的变化，陈旧的教学思想观念、教育理念与我国的产业人才结构调整不相适应，课程内容守旧、缺乏工程系统思维，课堂教学以讲授为主、偏重理论讲解，考核以一纸试卷为定论，实践环节缺乏缺少等，使教育无法很好地达到预期的效果和目的。为了改变教学现状，许多院校结合自身实际采取“翻转课堂”“混合式实践教学”“对分”、CDIO等教育理念对教学进行改革并取得了一定成效。
（五）提升文书档案的科技水平。信息化时代，计算机技术和信息技术已经融入人们的生产、生活中，为人们的生活提供了便利。办公室文书档案工作在开展的过程中，也需要顺应时代的发展形势，将信息技术和计算机技术软件应用到文书档案的收集与归档工作中，可以根据需求自动进行档案资料的收集、分类和归档，有效提升了整体的工作效率，为工作人员减轻了压力。还可以建立完善的档案信息管理系统，实现自动化办公。通过及时自动化系统的应用，提升了档案收集工作的便捷性，保护了档案信息资料的安全性。
为切实提升人们群众和养殖人员对布鲁氏菌病危害的认识程度，进一步强化人们对该疾病的防治意识，必须全面加强该种传染性疾病防治知识的宣传，通过宣传使人们群众深入了解该种疾病的主要症状，并明确此种疾病对牲畜及人体的危害程度，进而在今后饲养中做到有效预防。
三、结语
档案收集与归档工作的创新和完善是办公室文书档案发展的必然趋势，文书档案的价值在单位的发展中是不可替代的，对各项工作的开展和单位规范化发展有着积极的影响。收集与归档是档案工作的重要内容，单位需要加强对这项工作的重视，提升工作人员的综合素质，改变传统的管理方式，应用现代化的管理理念对办公室文书档案工作进行创新，加强文书档案工作的信息化建设，让文书档案可以更好地应用到单位其他工作的开展中，实现文书档案资源的高效应用。
【参考文献】
[1]梁威.如何做好办公室文书档案的收集和归档工作[J].办公室业务，2017(12)：154.
[2]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2015(22).
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