浅议数码照片档案的管理，本文主要内容关键词为：数码照片论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着数码照片的大量形成，如何对其进行规范管理成为档案工作者面临的一大难题。目前国家虽有《照片档案管理规范》，但对数码照片这一新生事物，至今尚未出台一个统一的标准或管理办法。笔者按照《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》，结合传统的照片档案管理办法和数码照片的特殊性，对其归档管理谈些看法。
一、数码照片管理现状分析
数码照片的产生，给档案管理工作提出了一个新的课题。概略归纳数码照片管理现状有以下特点：
1、收集范围广。
（1）缺少统一规范。数码照片与传统照片不同，它是一种看得见摸不着的数码信息，没有底片，绝大多数情况下并不需要洗印出相纸照片，而是以数码文件的形式存储在相机存储卡和数据棒上，或者由摄影者转存于计算机硬盘或刻制在光盘中。对于这种全新的照片文件应该怎样进行收集，办理怎样的归档手续，对归档的数据文件有哪些技术要求等都或多或少地困扰着档案工作者。目前国家没有可供参照执行的统一标准，而采用了“照单全收”的收集方式。没有制度的保障，数码照片档案的归档就失去了根基，就不可能达到统一规范收集。
（2）收集对象难以把握。从照片的生成来看，过去传统的光学相机价格较为昂贵，冲印费用较大，拍摄操作较为繁杂，多数单位统一由办公室或宣传部门拍摄，照片档案收集的对象就相对较为集中和单一。近几年来，由于数码相机品质不断提升，价格不断走低，拍摄操作比较简单，使单位各个部门和个人几乎都拥有了数码相机，摄影拍照不再是办公室和宣传部门的专利。而数码照片又大多不需洗印，只保存于计算机中。因此，比起传统照片，数码照片档案收集的范围更为广泛，照片形式也更为隐蔽。档案人员不仅要了解各部门照片的形成情况，还要摸清个人计算机中数码照片的存储情况，其难度可想而知。
2、整理难度大。
（1）照片庞杂。大多数摄影者在拍摄完毕后只是将大量的数码照片卸载转存于计算机上，在档案部门收交时，一般都会不加整理，全盘托出地发送或复制给档案部门，内容重复，照片质量参差不齐。在整理数码照片时，既要鉴定筛选，又要对原数码照片文件重新命名，还要进行刻录光盘、编写、粘贴文字说明等一系列大量烦琐的整理工作，其工作量大，技术含量高。
（2）整理方法不规范。如同归档环节一样，数码照片档案整理依然是没有统一标准。在数码照片的分类、文件档号的编制、要不要有文字说明，以及文字说明所采用的文件格式和存放位置等具体的整理要求上，没有统一的规定。再说照片拍摄人员对归档要求又不掌握，因此各行其是，方法不一，有的科室对数码照片只懂拍摄与转存在计算机中，最起码的时间、地点、人物、事件、像数、拍摄人等照片说明都不编制，有的整理仅局限在编制光盘号和光盘目录这一层，使用查找极不方便。
3、安全隐患多。
（1）数码照片的易损性。数码照片的保存和使用完全依赖于计算机硬件、操作系统和应用软件。计算机病毒、硬件故障、软件升级和操作方法都可能造成数据文件严重破坏或丢失。在汛前水库安全检查时，某一科室拍摄了大量现场检查照片，可在筛选移交归档时，由于操作不当，所有照片荡然无存。
（2）数码照片的易改性。计算机对数码照片的增、删、修改十分容易，而且一般情况下难以看出痕迹。
4、检索查阅手段落后单一。
目前，单位所使用的OA系统或档案计算机管理系统很少有将数码照片档案的管理纳入其中，对数码照片的检索和查找只能在档案室的计算机上进行。由于数码照片档案储存量较大，一个单位，一年的数码照片总量就可能高达十几G、几十G甚至上百G，因此不可能将数码照片档案数据库建立在单台计算机的硬盘中，只能采用对数码光盘进行检索的方式。如果需要跨年度的专题检索，要涉及许多光盘，就会感到很不方便。目录编制方面，目前也不能由计算机自动生成打印目录，而需要手工编制，检索手段单一落后。
二、加强数码照片管理的对策措施
1、尽快出台数码照片档案管理的统一规范。
数码技术发展速度之快，使数码相机几乎取代了传统的光学相机，数码照片档案也就成为最主要的声像档案资源之一。因此，国家有关部门应尽早出台相应的国家标准，以改变目前这种管理无序的现象。现在已有一些地方档案行政管理部门先行一步，南京市、绍兴市档案局等单位已出台了数码照片档案管理暂行办法。这些制度都可以“借来”为我所用，结合自己单位的实际，制定出切实可行的管理办法。在归档制度上，要明确照片档案的归档人，笔者认为归档人应为摄影者，只有他才最了解照片生成的情况，档案员应起到督促和指导的作用。在数码照片档案的归档范围和分类上，可以与传统的相纸照片保持一致。在归档要求上，应对归档时间、照片文件格式、像素数、归档载体限定、归档光盘份数等作出具体规定。在制定整理要求时，对数码文件号和光盘号构成要素的规定，应结合本单位的分类方案和实际情况，本着简便的原则，不能过于复杂。光盘号可采用时间流水编号，数码照片文件档号的构成可考虑由光盘号+类号+组号+组内文件顺序号组成（这里的组号是指一个活动或事件形成的互有联系的一组照片编号）。在对数码照片文件、组、光盘的三种文字说明，也同样适用简便原则，对每张照片的文字说明，只需注写关键词，但每一组照片说明应要求六要素齐全。光盘的说明应有光盘内文件的起止日期、组数、文件总数、光盘刻制时间、制作人等信息内容。
2、严格鉴定，控制照片数量。
我们在收集数码照片档案时，对每一份文件都应打开进行检查，通过读取照片的EXIF信息，可以对该照片是否进行过改变图像性质的编辑处理进行鉴定，也就是说要判别图像是否经过修改、添加、合成、挖补等后期编辑制作，以确保归档数码照片的有效性和真实性，这项工作应由档案人员与归档人共同完成。此外，档案人员还应去粗取精，对照片进行严格筛选，将反映事件全貌的或典型细节的图像文件归档，对同一场景有多张图像的，一般只需保留一二张；而对那些图像不清晰、角度不佳、压缩率过大的要坚决剔除。这样就能在保证图像文件质量的同时，有效地控制文件数量，减少后期整理和检索的压力，还可以节省存储空间。
3、数码照片与相纸照片可采用非全对应保存。
经过这几年的实践，我们发现，数码照片电子文件与相纸照片没有必要一一对应保存。与相纸照片相比，保存数码照片对档案库房占用的空间基本可以忽略不计，归档文件的数量完全可以相对大一些，以备将来多方面的需求。但如果要一一对应相纸照片，照片整理的工作量和费用就会成倍增加，而在实际工作中，对这些与数码文件相对应的相纸照片的利用几乎为零，因此，一一对应的保存方式就显得没有太大的意义。但如果完全不保存相纸照片，数码文件的不稳定性又极可能造成难以弥补的损失。对此，笔者认为可以采用从每组照片中精选出若干张加以冲洗。对冲洗出的相纸照片的整理，可完全与传统的相纸照片一并进行，只要在底片号的位置上注明数码照片文件号。
4、依托OA系统，实现资源共享。
现在许多单位采用OA系统办公，虽然大多数单位还未将数码照片档案管理纳入其中，但档案工作者完全可以通过它的文件传送功能将照片传送给利用者，归档人也可以将照片文件轻松地传递给档案室归档。另外档案工作者应积极向单位领导提出将数码照片档案管理整体纳入OA系统，增加OA系统中数码照片档案的归档、著录、统计、查询、备份、目录编制等功能，更为重要的是要将数据库建立在功能强大的服务器上，使OA系统的每一个用户对数码照片的利用都能达到异地远程即用即得的效果，最终实现数码照片档案资源的网络化共享。