摘要：随着我国电子科技水平迅速发展，大数据、5G时代下的信息技术已经渗透到社会各行各业当中，对其产生了深远的影响。其中传统的高职院校图书档案管理方式逐渐被现代数字化的管理方式所取代，旨在提升图书管理工作的管理水平，促进图书馆的服务质量与服务效率。然而，高职院校的图书馆档案管理工作却一直处于停滞不前的状态，不利于高职院校图书馆健康、长期地发展，因此加强图书馆档案数字化建设势在必行。本文基于现阶段高职院校图书馆图书档案建设的现状，进而对图书档案数字化建设的构建思路展开一系列的分析与探讨。
关键词：高职院校；图书馆；图书档案；数字化建设；构建思路
引言：
高职院校的图书馆档案管理工作自始至终都是图书馆工作中的核心部分，对图书馆事业的发展起到了至关重要的作用。尽管我国高职院校在图书馆档案数字化建设上已经初显成效，但其中存在的部分问题仍旧不容小觑。与其他文书档案管理相比，图书馆档案管理相对繁琐，它是日积月聚所形成的具有特殊性质的档案，对档案管理人员的综合素质能力的要求极高。因此，如何有效构建科学合理的图书馆图书档案数字化管理体系，进一步提升档案管理的服务质量与服务效率，似乎已经成为现如今高职院校图书档案适应数字信息化时代所面临的重要课题之一。
1 高职院校图书馆档案管理的现实意义
众所周知，图书馆档案管理是图书馆信息工作中的重中之重。而所谓的高校图书馆档案管理实质是指高等职业院校图书管理的一种服务性质工作，是在特定的时间段内将全部的静态数据信息进行较为系统的记载与保存，既服务于图书馆的每项工作，又隶属于图书馆事业。由于图书馆和档案馆保存与记载着高职院校重要信息和数据，包括纸质图书、数字图书以及视频影像等，因而具有极高的文化价值，对高职院校的文化传播、信息交流、人才培养以及信息收集起到了推波助澜的作用，从而全面提升了高职院校的软实力。另一方面，图书馆档案资料在为科研机构或学院教师、学生提供宝贵参考资料的同时，为图书馆领导在制定工作计划时提供最准确的决策依据。进一步确定了图书馆未来的发展战略目标以及建设方向，是确保高职院校图书馆馆内工作能够有序开展的重要保障。
2 图书馆图书档案数字化建设的优势
2.1全方位提升信息的利用率
自步入21世纪以来，大数据引领下的各行各业已然进入一个信息爆炸的时代，而传统的纸质化图书档案管理模式不再满足当下人们的多样化需求，数字化的图书馆档案管理方式取而代之。一般而言，传统的图书档案管理模式采用的纸质保存方式，在一定程度上增加了管理者的工作负担，且进行信息采集与分类工作时常常会遇到瓶颈。不仅使信息的利用率大幅度降低，甚至还会影响图书档案管理人员的服务水平。因此，数字化图书档案管理的概念应运而生。它与传统的管理方式最大的区别在于，在运用现代化信息技术的管理方式的同时，有效将纸质档案转换成数字信息档案。利用数字化的档案管理系统，实现无纸化存档。在减轻了管理人员工作压力的同时，全方位提升了信息的利用率，日后为用户提供更加人性化、多样化以及社会化的信息服务奠定坚实的基础。
2.2全面提升管理工作的效率
对于传统的图书馆档案管理工作而言，往往都是依靠人力来完成的，不仅浪费了大量的人力、物力，还使相关管理人员的工作效率及工作质量得不到有效地提升。如今得益于先进的计算机技术，在数字化的图书馆档案管理模式中，计算机完美替代了实际的管理人员，将新型的电子信息化技术与图书档案管理实现有机融合。与传统的图书档案管理相比，数字化的档案管理模式具有四个优势，分别为档案管理自动化、信息资源共享化、馆藏档案信息数字化以及服务范围大众化[1]。在强化档案服务质量的同时，全面提升了高职院校图书馆档案管理人员的工作效率与工作质量，为后续的图书档案管理工作的顺利开展提供有利条件。
3 现阶段高职院校图书馆图书档案建设的现状
3.1高职院校图书馆图书档案的使用率逐年攀升
在国家大力倡导高职院校教育体制改革的背景下，其扩招规模呈逐渐上升的态势，在校生规模也迅速壮大，远超过了预期的设想。而这些因素的存在都增加了高职院校图书馆管理系统的使用频数，且大部分学生更喜欢利用数字化的图书管理资源进行查阅、下载或咨询图书档案，供不应求的现象时有发生。据上海体育学院附属上海体育职业技术学院的相关调查结果显示，使用数字化图书管理系统进行浏览或打印电子图书档案的读者多为在校学生、职工人员或毕业生，同时也包含其他人员（成人自考学生或社会人员）。但无论是来自哪行哪业的读者，都使数字化图书管理的使用率大幅度上升，其使用人数也远超过传统纸质图书的借阅人数。经上述分析不难看出，传统的纸质图书馆管理模式已经不再适合当今高职院校的读者用户，数字化图书馆图书档案管理方式才是图书馆管理工作的未来发展趋势。
3.2图书馆档案管理人员的整体素质不高
就目前发展情况来看，我国高职院校的图书馆档案管理人员综合管理能力普遍偏低，管理队伍的整体素质不高。一方面，由于图书馆档案管理人员大多数为兼职，无暇顾及图书管理工作，且相关工作人员的工作态度比较散漫，缺乏专业的教育培训，未具备充足的档案管理知识，对档案管理流程不熟悉，进一步导致管理人员的工作效率与工作质量滞后。甚至会有部分人员玩忽职守，完全忽视图书档案管理的重要性，从而阻碍了档案信息化的建设进程。另一方面，高职院校的领导干部对图书馆档案管理工作未引起足够的重视，通常认为图书馆管理工作对学校带来的积极影响微乎其微，导致学校对图书管工作的资金投入不足，聘用的专业管理人才更是少之又少，不利于建设一支高素质、高能力的图书馆档案管理队伍，进而使高职院校的图书馆档案管理建设水平常年得不到提升。
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3.3高职院校图书馆图书档案包含的内容过于庞杂
在当前阶段下，高职院校图书馆图书档案包含的内容主要为图书领域、类别及数目，其保存方式主要为文本档案或少量的电脑数据档案[2]。随着我国经济体系的快速发展，在校大学生的生活水平日益提升，对图书服务质量也提出了更加多样化的要求，图书档案管理服务所涉及的范围也与日俱增。而当前最主流的图书档案形式有电子书、电子课件或较为传统的纸质图书。据上海体育学院的不完全统计，近几年的图书归档数目均超过20余万卷，这在一定程度上加深了馆藏场地与图书数量之间的矛盾，从而使大数据时代下的高职院校学生的多样化需求与传统的图书管理模式间的冲突日趋明显。
3.4图书馆档案数字化建设速度缓慢
现阶段仍有部分高职院校沿用的传统的纸质化图书管理模式，未建成计算机档案管理室。且在数字化档案管理的基础设施上的投入资金严重不足，导致图书馆档案设施相对简陋，满足不了学生的多样化需求。与此同时，少数院校虽然建立了计算机档案管理室，但由于数字化的管理水平较低，且缺少专业的管理人才，致使高职院校图书馆数字化建设的发展脚步变慢。此外，在我国计算机技术不断更新换代的大环境下，计算机网络技术被广大高职院校所投入使用，深受教师与学生的喜爱。然而，不少院校未积极引入计算机网络技术应用于图书管理中，且管理档案的方式多采用实物储存、手工收集以及纸质载体[3]。使档案资源无法形成规范的体系，且得不到有效地利用。进而导致高职院校馆藏档案结构无法满足信息化社会以及图书馆事业的需求，不利于图书馆档案管理的建设开发工作，进一步制约了图书馆档案数字化建设的发展速度。
4 高校图书馆图书档案数字化建设原则
顾名思义，数字化后的图书档案可以为读者提供更加高效、便捷的优质服务，切实满足当前信息化社会的发展需求。若想在大数据时代实现图书档案资源共享、高校检索以及快速更新的管理目标，高职院校的图书档案管理人员务必坚持以下三个原则：
（1）安全可靠原则：为了防止信息资料遭到不法分子的盗取，造成泄漏事故。首先，要充分考虑数字化后图书档案的保密性能。其次，要考虑计算机硬件的安全可靠性能。最后，重点关注数字化后图书档案管理系统的整体安全性能，包括自动备份、系统网络环境以及远程访问等[4]。
（2）效益性原则：所谓的效益性原则实质指的是在建设数字化图书馆档案管理系统时，将节约成本放在第一位。即：科学合理利用有限的资金，保证是数字化建设工程有足够的资金支持，为学校的教育科研人员提供最准确的决策依据。
（3）标准一致原则：由于高职院校的数字化图书馆档案建设工程相对繁琐，是一项长期复杂的跨学科工程。因此，相关的技术人员务必于相关部门人员进行有效地沟通，坚持一致化的建设标准，并制定出标准统一性的领导管理机制，旨在全面实现数字化的建设目标。
5 高职院校图书档案数字化建设的构建思路
5.1 建设健全的图书档案管理制度
为了有效解决数字化图书管理系统使用率高的问题，高职院校图书档案管理部门务必建设健全的档案管理制度。首先，完善归档管理、查询调阅、立卷管理以及安全保密管理等相关管理体系[5]。其次，制定一套与高职院校实际发展情况相符的人员管理制度，比如明确各级岗位人员的工作职责，建立科学合理的员工考核机制，或者制定图书档案管理的相关条例等。最后，规范图书馆档案管理流程，比如将图书档案数据信息第一时间导入管理系统，进而使网上流转或签批内容同步运行。此类管理流程在大幅度提升管理人员工作效率的同时，全方位提升了高职院校的图书管理数字化建设水平。
5.2提升图书档案管理人员的综合素质能力
在信息化发展迅速的今天，影响高职院校图书档案数字化建设水平的主要因素为档案管理人员的综合素质能力。若想从真正意义上发挥出图书档案管理的使用价值，首先要改变档案管理人员的服务观念与服务意识，摒弃传统的“重保管、轻利用”的管理理念。依照用户的实际需求开发和整合不同的数字信息资源，并合理运用计算机网络平台，对数据库中的数据信息进行筛选、排查，从而优化图书配置，提升图书的使用价值。除此之外，高职院校还应定期开展关于图书档案管理培训讲座，提升相关工作者的责任心与综合素质能力，并积极引入专业素质水平较强的管理人才，从而提升图书馆的档案业务管理水平。
5.3科学合理地运用计算机网络技术
如何有效发挥出库存图书自身的应用价值一直是图书馆档案管理工作者关注的焦点，而科学合理地运用计算机网络技术是实现大量库存图书自身价值的重要途径之一。若能积极推广计算机网络技术，并在图书馆档案中心设置用户数据库，建设档案核心业务的数据储存库[6]，将会为高职院校的学生以及教师职工人员提供最优质的学习和实践服务，从而为推动数字化图书档案建设的进程提供巨大的原动力。
6 结语
综上所述，积极开展图书馆图书档案数字化建设既顺应了信息化发展的需求，又为档案使用者提供更加优质的服务。因此，高职院校图书管理部门应进一步扩大图书档案的应用范围，全面实施档案数字化管理，从而促进高职院校图书档案管理工作迈向一个新的发展阶梯。
参考文献
[1]化秀玲.高校图书档案数字化建设研究[J].河南教育(高教),2019(03):16-19.
[2]孙菲.高职院校图书档案工作的现状、问题及对策[J].阜阳职业技术学院学报,2015,26(04):30-32.
[3]姚雪.高校图书馆图书档案数字化建设原则与思路综述[J].电子技术与软件工程,2015(11):23.
[4]张鉴远.全媒体时代图书档案数字化建设困境与对策[J].中国科技信息,2015(10):36-37.
[5]郭峰.高职院校图书馆图书档案数字化建设研究[J].新媒体研究,2015,1(01):106-107.
[6]姚雪.试论图书档案数字化建设[J].电子技术与软件工程,2015(11):232.
论文作者:孙雪
论文发表刊物:《知识-力量》2019年12月61期
论文发表时间:2020/3/26
标签：档案论文; 图书论文; 图书馆论文; 高职院校论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 纸质论文; 《知识-力量》2019年12月61期论文;