电子文件管理若干前沿理论探微，本文主要内容关键词为：文件管理论文,理论论文,探微论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
我国电子文件管理理论研究起始于20世纪90年代初，经历了萌芽、增长、快速三个发展阶段。从初期的理论介绍、中期的理论探讨，到现在的系统理论研究。电子文件的出现，不仅更新了档案学理论原有的管理思想、原则的方法，而且拓宽了档案学理论研究的内容。因此，探讨当代电子文件管理前沿理论，分析其发展趋势，对进一步推动我国电子文件管理理论研究，指导电子文件管理实践具有重要的意义。
一、文件连续体理论
文件连续体理论是文件生命周期理论之后一个新的文件理论。它是后现代社会学家安东尼·吉登斯结构化理论与档案学相关理论结合的产物。20世纪90年代，澳大利亚档案学者厄普奥德构建了文件连续体模式，并提出了文件连续体管理的思想方法。该理论将文件运动过程视为一个连续统一体，既包含文件自身的连续性和整体性，也涵盖了文件管理过程的连续性和整体性，进而体现了文件运动在时间和空间上的多维性、连续性和整体性。
从文献研究中发现①，档案界普遍认为文件连续体理论是文件生命周期在电子文件时代的发展，是文件生命周期理论运用于电子文件管理实践新的理论总结。黄霄羽通过多方面比较得出文件连续体理论是文件生命周期在电子文件时代的补充和发展的理论。该理论以全新的研究角度和方法，揭示了电子文件的连续运动过程，并展现了各阶段相互关联、相互影响和相互转化的可能性。安小米评价文件连续体模式在管理电子文件方面具有不可比拟的优势，为文件和档案管理提供了一体化管理的思想。姿惠认为文件连续体理论更具有进步性，一方面它突破了传统文件线性运动观念，构建包括保管轴、证据轴、事务处理轴和来源轴在内的多维坐标体系来描述文件的运动过程。另一方面，因淡化文件管理的阶段性而保持了管理的连续性，同时，也不再要求相关因素的机械对应，更加适合需要。
文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充，它是文件生命周期理论运用于电子文件管理实践的一次新的理论抽象。它拓宽了文件和档案的管理的思路，即一体化管理思想。一体化强调共性而不是差异，强调质量而不是数量，强调积极主动和连贯性的思考而非消极被动和无法比较的思考，强调全局观念决策而非局部利益决策，强调实施一体化控制而不是搞分裂，强调统筹兼顾解决问题而不是各行其是，强调通过合作使用户满意。
长期以来我们提供的文档一体化管理思想还是一脉相承的，具体的管理和控制方法、手段，与传统文件管理相比，电子文件管理显然有了新的变化。电子文件连续体模式与思想之所以被国外一些电子文件管理专家认可和提倡，且认为其意义远远超出文件生命周期理论，可能也正是这些管理方法和控制手段的变化所带来的结果。
二、前端控制理论
前端控制是以文件连续体理论为基础的文档管理理论，它的思想渊源可以追溯到20世纪30年代国民政府文书档案改革运动中的文书连锁法。文书连锁法强调机关收发室与档案室工作的连锁，即文书档案工作合二为一。那时人们已基本认识到文件与档案是一个事物的不同运动阶段。上世纪80年代随着文档一体化管理的实践，“前端控制”这一管理理论渐趋成熟。直到文件生命周期理论和文件连续体理论的出现，“前端控制”一词才首次出现，它是我国档案学者的首创。前端控制其核心理念是“整体规划、业务环节提前、全过程监控”，实质是从系统的观点认识文件与档案、文件工作与档案工作的关系，即“将档案职能的‘干预时机’确定在电子文件管理系统的设计阶段，把原来纸质文件管理系统中的许多‘后控制’手段提前到最前端，主张‘在文件形成前采取行动’，如将电子文件的版本控制、备份措施、鉴定复审、利用权限等管理环节都预先设计到管理系统中，由系统自动实施，并在文件形成和维护阶段进行监督。”②
前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制则是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。在已经建立了电子文件管理系统的地区和机构，电子文件是在系统中生成和运转的，电子文件管理过程的前端就延伸到了系统设计阶段，前端控制的形式也部分转移到系统功能的设计之中，尽可能把文件生命周期各个阶段的管理要求设计在系统之中，以功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。具体来说，由于电子文件具有流动性、易逝性等特点，要保证电子文件内容的真实可靠、完整安全、长期可读，起到档案的凭证查考作用，就要把保障电子文件安全、完整、可读的措施附加于文件形成过程，把电子文件可能产生的失误差错控制在最小的范围，把控制电子文件的失误放在最佳时期，即文件形成阶段。前端控制理论体现了一种系统观、整体观，是现代文件档案管理理念的一次伟大飞跃，对保证电子文件真实可靠性起到了不可替代的作用。
三、集成管理理论
针对电子文件的保管模式，国际上曾存在着“集中式”和“分散式”两种模式之争。③在近几年的电子文件管理项目研究中，各国的认识逐步趋于一致，集中管理具有永久保存价值的电子文件成为越来越多国家的共识。
集中式保管模式是加拿大哥伦比亚大学提出的方案，这一方案的代表人物是Inter PARES项目的负责人露西娅娜·杜兰蒂以及美国的戴维·比尔曼。他们认为电子文件的保管与纸质文件相似，也需要经过两个阶段：一是文件生成机构使用文件，并通过一些方法来保护电子文件的真实性与可靠性；二是文件生成者将失去现行价值的文件移交档案馆，由档案馆集中整理、编目和长期保管。④
美国、加拿大、英国和北欧等国家原则上赞成这种方案，并已付诸实施。其中影响最大的是美国电子文件档案馆项目(ERA)。这项由美国国家档案与文件管理署(NARA)组织的，旨在“建立一个未来的档案馆”。此外，英国国家档案馆牵头制定了《基于互联网的无缝连接数字档案在线服务计划》，以促进全国范围电子文件信息的共建共享。澳大利亚、加拿大、西班牙、丹麦、新加坡等国家档案馆也都已开始接收或决定接收政府部门产生的电子文件。可见，以国家档案馆为中心形成电子文件管理和服务网络的集中保管模式，已成为电子文件管理的主流模式。
在这种模式中，国家档案馆作为集中永久保管政府文件的专门机构，在电子文件管理链上具有十分重要的地位，在协调全国电子文件管理系统的互联互通方面发挥着核心和枢纽的作用。如何充分发挥我国管理的优势，注重国家级档案馆在电子文件管理过程中的核心作用，实现国家电子文件信息资源的集中管理和利用，是值得我们思考的问题。
四、文件重组理论
电子文件管理流程主张有意识、有计划、主动地进行，自上而下，即先对电子文件管理流程进行全面的思考，从整体上去重新组织和设计文件管理的流程，再依次对个别管理环节进行改造。这与企业管理界的“业务流程重组”和公共管理领域中的“政府再造”有很深的契合，引人深思。
冯惠玲在其博士论文中首先提出“文件管理的‘业务流程重组’”这种说法。周毅专门撰文，明确指出要对文件管理流程进行“一种彻底性的变革”，“运用信息技术和管理方法重新整合被分割得有些‘破碎’的文件管理业务流程”。“业务流程重组”理论首先于1993年由美国学者哈默和钱皮提出，他们认为在顾客(Customer)需求发生变化、竞争(Competition)加剧、企业面临的变化(Change)本身也在变化的情况下，企业需要从根本上思考并彻底重构业务流程，以提高其整体绩效。⑤此后，该理论在全世界迅速传播并产生广泛影响。近年来随着ERP软件在我国的使用，多家企业发现应用软件的业务和管理基础存在很大问题，业务流程重组在媒体上出现的频率很高。与企业管理界“重组”之声相和的是公共行政和公共管理领域，许多公共管理专家认为政府面临社会的巨变，不能继续保持原状，需要借鉴一些企业管理的理念和方法，根本改变政府管理的体制和方法，进行“再造”。这些“重组”和“再造”的理念反映了信息社会外部环境不断变化的条件下，管理领域改革的共同思路，也反映了多学科之间的互相碰撞、借鉴和渗透。
从文件管理流程的含义、构成出发，我们可以以时间、空间(承担者)和逻辑作为三维，构建出文件管理流程的概念模型。时间维表示的是文件管理活动发生的时间。空间维表示的是电子文件管理活动发生的空间，由于文件管理活动承担者是决定文件管理流程空间分布的重要因素，因此用承担者来表示，承担文件管理活动的工作群体从总体上来讲是一个复合群体，有些文件管理活动是独立进行的，比如由档案管理部门和(或)综合性办公室来负责；有些则以与形成活动相结合的方式开展，比如由业务部门负责。逻辑维表示的是指在人们头脑中完成文件管理目标需要依次开展的文件管理活动。相比“六环节”、“八环节”等档案管理流程来讲，文件管理流程是对文件从产生到永久保存或销毁过程中所涉及到的管理工作的总称，更具概括性，前者只是在特定的社会、技术条件下(即手工环境中)非现行文件管理流程的具体实现方式，而且并未涉及到现行文件的管理。本文所述只是电子环境中文件管理秩序研究的一个开始，在档案学理论和业务流程重组理论之间的结合、电子文件管理流程实践模式的剖析等方面还需要进一步探究。
五、顶层设计理论
电子文件管理的顶层设计是一种自上而下的设计。从涉及范围而言，是以国家层面为起点，统领地区、行业、机构层面的电子文件管理，构建涵盖全国范围的电子文件管理网络体系；从实现路径而言，是以总体框架为起点，指导、带动具体对策问题的研究和实施，构建全方位的电子文件管理实施方略。因此从总体上说，顶层设计是一种战略设计，旨在确定国家电子文件管理的发展方向、基本格局和推进步骤；顶层设计又是一种全面设计；涵盖管理层、空间、流程、功能等诸多方面，可以提供国家电子文件管理的基本指针和发展蓝图。⑥
电子文件国家战略的确定没有固定模式，但在战略视角上具有如下共性特征：一是高度重视电子文件管理，将其纳入信息化整体战略之中，作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容。二是以国家档案馆为中心，形成电子文件管理和服务的网络体系。三是联合攻关，大力开展基础研究。
电子文件管理顶层设计是一个全方位、立体式的战略设计，具有多方面的属性特征，下面分别从管理层次、流程、空间、功能等角度来描述其内容框架。
1、基于管理层次。从管理层次角度看，顶层设计的内容框架包括宏观、中观和微观三个层次。其中宏观层是政策层，旨在建立与国家信息化进程相适应的，纳入各级组织信息化体系的，覆盖文件生命全程的电子文件管理视角、责任和基本条件；中观层是制度层，旨在建立符合和推动国家战略实施的相互配套、科学严谨的，能够贯彻执行的管理制度体系，包括管理制度、管理程序、技术标准体系等。微观层是管理系统和数据资源层，旨在建立具有完备功能和可延展的，安全可靠、性能价格比高、互联互通的电子文件管理系统，以及资源丰富、具有可交换性的数据库群等。
2、基于管理范围(空间)。从空间域角度进行顶层设计，需要规划全国电子文件管理网络的格局，避免各地区、各行业、各机构各行其道，保障资源共享，实现互联互通。同时也需要正视我国条块结合的档案管理体制，保障不同地区、不同行业、不同业务，甚至不同种类电子文件特殊的管理需求，设计灵活的兼顾共享和个性特征的管理制度、技术标准，避免各类文件一元化的粗放管理模式。
3、基于电子文件管理流程。电子文件管理是全流程各项活动按照一定联系共同构成的，在顶层设计中加强对捕获、鉴定、著录、检索、利用等主要流程及其联系的规范控制，有利于引导、深化电子文件流程管理，有利于电子文件管理系统的构建，有利于维护电子文件及其管理活动的完整性。
4、基于功能管理。从功能域角度进行顶层设计，需要加强在变化管理、配置管理、项目管理、质量控制、基础研究、风险管理等方面的总体调控和组织。鉴于电子文件管理的复杂性，在总体设计时需要对主要的功能域进行专门研究，储备相关的技术标准、管理手段和实践经验。
笔者认为，我国电子文件管理顶层设计应本着总体规划、基础先行、稳步推进的路线，采取逐步构建和完善电子文件管理的政策框架和法律框架，确立实施顶层设计的组织架构，启动国家数字档案馆核心计划，统筹安排各专项基础研究和方案设计。
注释：
①朱玉媛主编：《档案学研究进展》，武汉：武汉大学出版社，2006年，第120-158页
②傅荣校，周林：《电子文件管理中的热点理论问题研究类举》，《上海档案》2002年第6期
③杨安莲：《聚焦电子文件管理前沿——国际电子文件管理研究热点及启示》，《档案学通讯》2007年第6期
④丁璇：《当代电子文件管理理论综观与思考》，《山东档案》2005第1期
⑤王晓坤，刘旭刚，国冬梅：《试论电子文件管理流程的变化及重组》，《山东档案》2004第1期
⑥冯惠玲，钱毅：《关于电子文件管理顶层设计的若干设想》，《中国档案》2007年第4期
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