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摘要：档案作为记载社会实践与历史发展的一种载体，能够非常客观地反映出问题的处理、问题决策等相关的过程与成果。因此，档案是对整个社会历史发展的一种真实写照，在档案工作改革实施的过程中，提升档案管理工作的科学性和系统性，是适应新时期档案管理的重要手段。基于此本研究以档案办公自动化作为研究对象，分析了办公自动化对提升档案管理的作用，以及发挥办公自动化的策略。通过本研究以期为档案管理自动化水平的提升，提供参考。
关键词：档案；管理；办公自动化
档案管理工作作为档案馆的一项重要内容，档案是对整个社会发展历史的真实写照，它客观地反映了人们在进行问题处理、决策、社会建设以及科研等方面的发展过程和成果。伴随着改革进程的不断推进，我们在进行档案管理时，如何科学、系统地完成档案的管理工作，适应社会对档案的需求，顺应当前快速社会快速发展的步伐，成为了当前档案工作的重要课题，因此充分运用现代化的科学技术来对档案实施管理，为自动化的档案工作翻开了新的一页。在下文中笔者就如何应用办公自动化的档案管理方面提供一些意见和建议。
1办公自动化对提升档案管理效果的促进
1.1 有利于档案管理效率的提升
计算机具有极其强大的信息处理能力，充分地发挥了办公自动化的优势。传统的档案管理工作，档案管理人员在实施档案管理时，通过手工的方式进行相关的操作，在繁琐的档案管理工作中，档案管理人员要花费大量的时间和精力来完成档案管理工作，管理的成本较高。而运用现代化的计算机软件来处理，就使得这些繁琐的工作变得十分轻松，同时也有效地提高了档案管理的质量。
1.2提升了档案信息的交流和分享程度
随着不断发展的计算机技术，档案的载体和信息分离利用，实现了档案信息系统和其他系统之间的相互关联，使得档案信息的横向和纵向、历史和现实的记录，这样从一定程度上有效地提升了档案利用工作的成效，我们可以通过信息化的档案管理系统对所查阅的信息进行及时的响应和脱机处理，从而有效地提升了档案的查全率和查准率。除此之外，我们还可以利用网络共享服务功能，实现和其他档案工作部门之间的信息交流，掌握档案管理的最新动态。
1.3电子档案稳定性能高易于保存
电子档案和传统的档案载体相比，文件载体材料具有更强的保存能力。以往纸质的档案载体十分容易受到各种因素的影响导致损坏甚至消失，从而造成无法挽回的损失。而运用电子文件可以有效地避免这些问题的发生，随着科学技术的不断发展和进步，各种不同形式的电子贮存、读取设备不断出现，为档案的存储和读取提供了极大地便利，具有很强的安全性和稳定性。
1.4办公自动化提高了文件传递的速度和安全性
随着档案管理和应用技术的不断发展，档案管理工作从以前的文书档案向着电子化档案的方向发展，越来越多的档案采用电子档案的形式进行保管和应用。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆尤其是最近几年在信息技术和计算机技术的不断发展下，电子档案和办公自动化在档案管理中得到了广泛的使用，为档案管理和使用的效率，带来了很大的提升。我们在进行公文办理的过程中经常会发生因文件的私存或者在传递过程中发生公文丢失的情况，而且在传递的过程会受到时间和距离的限制，难免会给相关的工作带来不便。而运用现代化的计算机技术就可以有效地解决这些问题，极大地提升了文件传输的安全性和时效性。
2档案管理工作中办公自动化存在的问题分析
2.1 电子文件的保密性降低
基于电子文件的变化性和无固定性特征，使得电子文件的保密性降低。电子文件十分容易被修改，而且不会留下任何的改动迹象，虽然人们在这一方面采取了一些措施，但是还是不能够完全保证文件的完整性，其发生变化的概率要比纸质文件要高许多。由于电子文件没有特定的字迹，因此这些文件在输出时人们无法辨别出电子文件的原始性，并且无法对这些文件加盖印记和签名，这样也就无法通过印章和签名字迹来分辨出电子文件的原件。
2.2办公自动化对档案管理人员专业性要求提升
要想实现档案管理的信息化和自动化，首先要求广大档案工作人员具有丰富的专业知识和先进的技术水平，能够熟练地掌握相关的信息化档案管理操作，基于当前的信息化档案管理状况，大部分的档案管理部门缺乏高素质的档案管理人员，一些档案管理人员的现代化技术水平严重低下，有的甚至对现代技术一无所知。虽然一些档案管理部门已经配备了现代化的档案管理设备，但是由于操作人员的水平问题，使得这些设备只能是一种摆设。
3.提升档案办公自动化的网络安全性能
在实现内部网络正常运行的前提下，在内网和外网之间设立隔离机制，从而充分地保证文书办公自动化的网络安全。第一层防护措施是通过路由器来进行IP的过滤，设置IP的准入条件，保证进入办公自动化网络IP的安全性。第二层隔离防护措施是防火墙。我们通过对防火墙的设置来控制进出自动化网络的数据，对进、出自动化网络的访问行为进行管理，拦截禁止的业务，并对一些恶意攻击的行为进行检测和警报。
3.1提升档案办公自动化的档案共享
电子文件的共享性主要表现为：首先，电子文件的使用不会受人数的限制，相同的电子文件可以通过各种传输和存储方法文件的实现共享。其次，电子文件不受空间的限制，电子文件基于先进的网络技术实现远程传输，从而打破了文件空间的限制。再次，电子文件不受“利用时间”的限制，电子文件通过先进的计算机技术和网络环境，人们可以在网络终端或相关设备上随时随地的获取所需要的档案。
参考文献
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论文作者:韩梦莎
论文发表刊物:《信息技术时代》2018年2期
论文发表时间:2019/1/2
标签：档案论文; 文件论文; 档案管理论文; 办公自动化论文; 电子论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 《信息技术时代》2018年2期论文;