秘书工作与管理工作关系新探
□高 云 叶文举
秘书学自诞生之日起，便依附于汉语言文学专业。2012年秘书学成功升为本科专业，成为中国语言文学类别下一门特设专业。秘书学的科学定位和学科归属，学术界一直存在分歧。部分学者认为秘书学专业设在中国语言文学下，片面强调秘书的文字辅佐能力，忽视了其辅助管理能力的重要性，并提出秘书学专业应该归属于管理学。目前，持此说法的学者不在少数。最早系统地提出将秘书学归属于管理学的学者是钱世荣，他明确提出秘书活动本质上是一种特定的“辅助领导”活动，秘书学的直接领属学科是广义管理学。①赵锁龙认为，将秘书工作看成一项管理性工作，将秘书学定位为一门管理学科之下的二级学科更为科学。②李力认为，秘书工作是管理工作，秘书是特殊的管理者。③以上观点在秘书学学科归属的认识上具有开创性，但秘书学专业是否应划分在管理学科下仍值得探讨。厘清秘书学和广义管理学之间的关系，有助于对秘书学学科进行准确定位，推进秘书学理论体系研究的科学化。辨析秘书学和管理学的关系，首先要认识秘书工作与管理工作之间的联系和区别。笔者认为，不宜简单地认为秘书工作是管理工作。秘书工作是秘书作为一项职业所特有的工作内容，与管理工作的范畴并不完全相同，二者属于交叉性关系。
一、秘书与管理的内涵
现代社会中，秘书已不仅仅单纯地指具有秘书头衔的人，而是广泛地特指那些虽不具有秘书头衔却从事秘书工作或类似于秘书工作的人，如文员，助理。在如何界定秘书人员这一问题上，秘书学界众说纷纭，尚未达成统一认识。董继超认为：“所谓秘书，即在主管身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办主管交办之事为主要辅助任务的专门人才。”④原劳动和社会保障部将秘书定义为“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人员”。杨树森提出，“秘书是直接为领导、主管或雇主提供综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。”⑤虽然以上几种定义语言表达不同，但都认可秘书是一种职业，秘书直接为领导提供综合服务。需补充的是，虽然这里的“领导”“主管”“上司”“雇主”表达形式不同，但内涵都是指同一组织系统中秘书的直接上级。
3.4 小结和本研究的局限 目前国内对于临床指南的研究大多集中于指南的制定、更新和评价等方面，而对临床指南在医师群体中的认知和应用情况的调查研究相对较少。本研究从眼科医师对临床指南的认知和应用情况两方面进行问卷调查，发现受访者对临床指南普遍持认可态度，但认知与应用尚欠理想；职称、最高学历、医院级别影响指南认知和(或)应用。
“管理”一词拥有多重含义，管理学界普遍认可的观点是指一定组织中的管理者，通过实施计划、组织、领导、协调、控制等职能来协调其他活动，使别人同自己一起实现既定目标的活动过程。马克思将这一系列的管理活动描述为“协调个人的活动，并执行生产总体的运动——不同于这一总体的独立器官的运动——所产生的各种一般职能。” （《马克思恩格斯全集》第23卷，第376页）其结果必定促使管理活动有序进行，使组织目标得以有效完成。同时，管理学家西蒙认为“管理就是制定决策”。他强调了决策在现代管理中的重要性。这一主张得到现代管理学家批判性的认可和继承。管理学界普遍承认决策在管理活动中占有重要的一席之地，但简单地将管理等同于决策则有以偏概全之嫌。笔者承认决策是管理中的一项重要工作，但不具有唯一性特征。
二、秘书工作与管理工作的逻辑范畴
顾名思义，秘书工作是“秘书”作为一个职业主体所从事的工作。20世纪80年代，秘书工作研究刚刚起步，不少学者采用罗列的方法给秘书工作下定义，导致秘书工作的内涵和外延界定不够准确。今天，人们关于秘书工作内涵的认识渐趋成熟。与最初的研究相比，表述更为科学和规范，如将秘书工作表述为“协助上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务”。杨树森将秘书工作定义为“为实现秘书部门的基本职能而必须完成的具体工作”。⑥何宝梅认为，“秘书人员或者秘书部门在履行事务辅助和参谋辅助时所承担的工作都应该视为秘书工作。”⑦尽管学术界对秘书工作的定义各有不同，但我们可以发现一些共性认识：秘书工作是秘书人员或秘书部门为履行自身或本部门的职责而做的工作。
管理工作这个概念的内涵极其丰富，简言之就是管理者为了实现组织的经营目标所做的必不可少的工作。法国管理学家法约尔把管理的基本职能分为计划、组织、指挥、控制、协调五种。决策始终活跃在五大职能中，贯穿于整个管理活动始终。无论是事业单位中的办公室主任还是大中型企业的总经理、部门经理等，毫无疑问都承担着一定的管理工作，一定程度上拥有计划、组织、指挥、控制、协调的权力。
三、秘书工作与管理工作的联系
（一） 秘书工作与管理工作相关联的原因
首先，秘书工作与管理工作的行为主体存在着直接的隶属关系。秘书工作的行为主体毫无疑问是“秘书”这一职业群体。秘书直接服务于领导，并对领导负责。管理工作的行为主体应当是各类组织中的管理者。在现代社会，各类组织机构中的大小领导有着一定的决策权，往往承担着组织内涉及部分全局性事项的管理责任，为此，领导者理应属于管理者的一大类别。这样来看，秘书工作与管理工作的行为主体属于典型的上下级关系。
秘书工作是一切管理活动有效进行必不可少的组成部分。我们需要认识到秘书人员在领导管理活动中的重要性，促使秘书人员在工作中充分发挥主观能动性，辅助领导工作；但也需要辩证地看待两者之间的关系，厘清秘书工作与管理工作的关系，促进秘书人员更好地发挥辅助作用，避免角色越位，干预领导的管理活动。同时，也要正确认识和看待秘书学和管理学之间的关系，客观地认识秘书学学科归属问题。
按照管理学理论，组织内成员可分为两类：作业人员和管理人员。作业人员是指那些直接在某岗位或某任务中制造产品或提供服务的人，不负有监管其他人的责任。管理人员是指通过制定决策、分配资源、指导别人的行为来完成工作任务和实现工作目标的人员。作为领导的参谋和助手，秘书的职责是辅助领导工作。秘书工作的辅助性决定了秘书无权做决策，也无权指导别人的行为，只能按照领导意图来行事，不能越位或是替领导表态，这就否定了秘书人员是管理人员的可能。由于秘书位置的特殊性，领导为了实现工作目标会直接或间接地赋予秘书某些权力，但这些权力并不是秘书人员所固有的，而只是暂时的。离开了领导的权力，秘书的权力将不复存在。从作业人员本身的定义出发，秘书是辅助人员，直接为领导提供服务，并不负有监管其他人的责任。因此，秘书人员应是作业人员，并不属于管理人员。
（二） 秘书的部分工作属于管理工作的范围
秘书的特殊地位决定了领导会直接或间接地赋予秘书某些管理职能，因此我们有足够理由来说秘书的部分工作属于管理工作的范围，秘书部分从事的是管理性工作。按照西蒙“决策等同于管理”的主张，秘书辅助领导决策等同于辅助领导管理。如在决策的贯彻落实中，领导给予秘书适当的监察管理的权力，要求他们汇报决策的执行情况，确保决策的有效落实。此时，秘书享有领导者赋予的监督职能，所做的工作既属于秘书工作也属于管理工作。在决策实施过程中，当出现某些不协调现象时，领导会通过秘书人员对各个子系统进行调整，以求达到组织既定目标。此时，秘书具有领导者所赋予的协调职能，而这也属于管理工作的范畴。由于协调工作历来被视为秘书工作的一项重要内容，因此，协调工作既是秘书的本职工作，也属于管理工作的一部分。
四、秘书工作不等同于管理工作
①钱世荣.秘书学：研究“辅助领导”活动规律的科学——秘书学在科学学科结构中的定位［J］.秘书之友，1997（9）.
遇到一个毛遂自荐希望寒假来杂志实习的大一学生，交谈中感觉她和大多同龄孩子不太一样，说话不多不少不害羞又不啰嗦地恰到好处，有很明确的生活目标，并且态度积极地去争取。从大一的寒假开始，到后面的几个假期，都已经做好了实习计划。
一般以村集体干部（比如村支书）或村能人牵头，成立村民俗旅游合作社，有闲置宅出租但是又不便自己打理（或者没有能力自己打理）的村民自愿加入合作社，与合作社签订了托管协议书，合作社对入社的房屋统一经营管理。托管期间，房屋卫生、旅游接待、日常看护等均由合作社负责，村民拿出游客住宿费用的一定百分比（比如20%）作为托管费，支付给合作社。这种形式既统筹利用了房屋资源，又增加了农民收入。这种模式在北京市密云区司马台村、穆家峪镇、陕西咸阳袁家村比较常见。
（一） 从工作主体而言，秘书人员不是管理人员
最后，秘书在组织中始终处于从属地位，辅助性是秘书工作的本质属性。秘书自诞生之日起，就是为领导提供直接或间接服务的，秘书没有一项工作是独立于领导需要之外的。在企事业单位，领导总是处于主导地位，而秘书总是处于从属地位，这就决定了秘书要以领导活动为中心，围绕领导活动开展工作。杨树森在《秘书学概论》中指出：“领导的职能是决策和宏观管理，而秘书的职责则是在决策和管理中给领导当助手和参谋，提供辅助。”⑨以此来看，秘书为领导服务一定程度上是辅助领导进行决策和宏观管理。
（二） 从工作内容而言，秘书工作不全是管理工作
今天，当我们提到清江保护立法的时候，这似乎成了一个轻松的话题。而对于生态系统的长远来看，平稳长效的举措更加重要。
秘书工作不完全等同于管理工作，即二者不属于全同关系，二者的外延并不完全重合，并非所有的秘书工作都是管理工作，也并非所有的管理工作都是秘书工作。秘书工作按性质可分为政务性、业务性、常规性三大类工作。其中政务性工作中的调查研究、参谋咨询、协调工作等均是为领导决策提供科学依据的。当领导接受并采纳秘书人员的建议和方案时，秘书工作也只是接近管理工作的前沿，并不属于管理工作的范畴。因为最后拍板的是领导，组织实施方案、人员分配的还是领导，秘书只是为领导的有效管理做了自己应做的工作，只能说领导的决策中有秘书的智慧。当领导未采纳秘书人员的建议和方案时，秘书的劳动成果未得到肯定，这就意味着一切先前劳动纯属于秘书职责范围内的工作，而不能将它视为管理工作。除此之外，秘书还有着其他不属于管理范畴的工作，如文稿撰拟、来访接待等。
五、正确认识秘书工作与管理工作的关系
通过以上分析，我们承认秘书工作与管理工作的联系客观存在，二者有重合的部分，但二者又并非全同关系。因此，笔者认为秘书工作与管理工作应属于交叉性关系，即秘书工作中属于管理性质的工作占有一定地位，但两者的逻辑范畴并不等同，管理工作的外延远远大于秘书工作。例如秘书人员承担着通信联络、接待来访等事务性工作，这些均属于秘书职责范围内的工作。我们不能说接打电话、迎送宾客等属于管理工作的范畴。再者，管理工作中的人事管理、研发管理、成本管理等也不属于秘书工作。
其次，秘书和秘书工作是为满足领导的管理需求产生的。秘书和秘书工作是伴随着领导和组织的出现而出现的。社会组织中的领导人和领导集团的出现，既是秘书工作产生的必要条件，也是秘书工作产生的充分条件。⑧随着社会事务的增加，领导活动日益繁忙，难以抽出更多时间处理重要事务。于是，秘书作为领导的辅助人员应运而生了。倘若没有领导者的出现，就不会有秘书，更不会有秘书工作。因此，秘书工作的多样性是由适应、服从和服务于领导的管理工作决定的。
注释：
秘书工作与管理工作的关系再密切，我们也不能简单地认为秘书工作就是管理工作，因为秘书人员不是管理人员，秘书工作也不全是管理工作。决策只是管理活动的一部分，并不等同于整个管理工作。除了决策，管理者还要通过计划、组织、领导、控制等手段协调和配置组织的人力、物力、财力等资源，以达到组织目标，而这部分职能秘书人员很难涉及。
②赵锁龙.管理秘书学初探［J］.秘书之友，2005（4）.
③李力.秘书学具有鲜明的管理属性——写在秘书学成为独立本科专业之际［J］.档案学通讯，2013（2）.
④ 董继超.秘书学问题数说［J］.秘书，1998（5）.
⑤⑥⑨杨树森.秘书学概论［M］.合肥：安徽大学出版社，2012.
试验以鲜奶为主要原料，加入具有一定保健功能的百香果和胡萝卜，研制出一种营养丰富的新型合酸奶，不仅拥有普通酸奶的保健功能，还增加了百香果、胡萝卜的优良特性，以满足不同人群对酸奶的需求，具有广阔的发展前景。
⑦何宝梅.秘书学基础理论探究［M］.杭州：浙江大学出版社，2010.
本文使用一种缩放指数型线性单元(SeLU)[10]作为残差块的激活函数。SeLU引进了自归一化属性,可自动收敛到零均值和单位方差,主要使用一个函数g映射前后两层神经网络的均值和方差以达到归一化的效果。SeLU函数定义如公式(6)所示。
⑧杨树森.秘书学研究论集［M］.芜湖：安徽师范大学出版社，2018.
（本文为安徽省高等学校省级重大质量工程项目——基于学生中心的秘书专业人才培养体系建设研究，项目编号：2018jyxm1148。）
（作者单位：安徽师范大学文学院）
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