从9/183/21台湾地震看城市建设档案的备份_自然灾害论文

从9/183/21台湾地震看城市建设档案的备份_自然灾害论文

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一、警钟

1999年9月21日,我国台湾省发生7.6级强烈大地震。以后的几天里,大大小小又发生了二千多次余震,截至28日晨,此次大地震死亡人数2105人,房屋全倒6987栋,半倒5879栋……

据报道,台湾当局于震后不久开始逮捕首批建筑承包商,对地震中房屋不堪一震、轰然倒塌一事展开调查,超过一千名的设计师与工程师被传召,“当局”全面调查大地震中倒塌的建筑物是否因为偷工减料或设计不当所致。

笔者以为,在这种情况下,城市建设档案会被摆在非常重要的位置,但是,如果在全倒的房屋中,有一栋是贮存城建档案的大楼(如果台湾也有城建档案馆的话),则这种调查的全面性及权威性就可想而知了。我们知道,设置专门的城市建设档案馆(室),目的在于对全市的城建档案进行综合管理,在平时向社会各界提供针对性的利用,而一旦发生大规模的自然灾害或战争等情况,则可以为政府相关部门提供决策性的利用数据。虽然绝大部分的城建档案不单仅存于档案馆(室),但却是以分散的形式存于建设单位或其上级机关,不便于大规模查证,更何况一些综合性的档案材料诸如城市地下管网数据等却只有“孤本”存贮于档案馆(室)。

再假设,档案馆(室)的建筑有幸于每次自然灾害中都能幸存,但档案馆(室)的自身安全性也应引起我们的注意,广大档案工作者可能不会忘记,1998年12月,某档案馆发生重大火灾,三个密集架的档案全部烧毁,二千多卷历史档案及二千多卷近期档案全部成为灰烬,这种教训难道不惨痛吗?

档案工作的核心说到底就是对档案的保护与提供利用,如何防患于未然,是我们档案工作者应该认真考虑的问题。

科学技术的发展极大地方便了档案的复制,笔者以为,如能开展档案的备份及异地存贮,将是一个行之有效的档案保护手段。

二、备份方法

以往档案的复制,诸如晒图、缩微等都存在比较复杂的工序,备份材料成本高,时间长,这也许是备份工作没有得到足够重视的一个主要原因。因此,在档案材料提供利用时,那些已是“孤本”的宝贝原件就不得不被“残忍”地拿进拿出。

科学的发展,特别是电脑工具的普及,使得档案的复制工作较以前方便多了。目前,许多档案馆(室)已经使用电脑管理档案,而光盘存贮技术的使用并不困难,通用CD—R的存贮量还是能令人满意的。 一张600M容量的光盘可存储能1∶1还原利用的2号图纸110张左右、索引性图纸750张左右,而这么一张高质量光盘市面上的零售价目前仅20 元左右,这么低的成本对档案的备份应该是可以接受的。因此,笔者认为光盘存贮系统应该是目前最佳备份方法,如能在电脑参与档案管理的日常工作中,融入异地存贮的概念,把一些保存价值高的、保存时间长的档案材料的图、表、文字材料、数据等扫描并存储于光盘中,日积月累,档案的备份工作将不再是一件难事。

光盘保存方便,其对环境条件并不苛刻,而且,以数据的方式存贮档案备份,还有利于保护档案原件,减少或免除对原件的使用。

三、保存备份的异地选择及要素

保存备份的异地选择很重要,我国幅员辽阔,给我们提供了异地备份的理想场所。笔者认为,异地备份的对应城市应选择地理特征不同、城市间距离较远的城市进行,这样,才能确保档案材料的安全。当然,这需要有关专家依据城市的综合因素进行必要的评估。

由于采用机读档案的形式进行备份,一旦需要利用这些备份材料,采用何种设备及用何种手段读出这些档案数据,将是人们关心的问题。

撰写备份说明是必须的。说明应该写明备份的内容、数据的保存格式、使用的机器类型等。如果需要专门的管理软件才能读出数据,则应该随盘附带管理软件,并标明该管理软件的运行环境、安装方法等。总之,备份光盘及说明应使备份寄存单位的工作人员在紧急情况下能在最短的时间里读出数据。

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