浅析Excel在现代会计中的运用，本文主要内容关键词为：会计论文,Excel论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着计算机的运用与会计电算化的普及，在现代会计工作中，如何运用计算机来提高 工作效率越来越受到重视。Excel中文电子表格处理软件能较好地帮助我们编辑、管理 和自动处理各种类型的电子表格。其快捷的制表功能、强大的函数运算功能和简便的操 作方法是现代会计工作的好帮手。
1 利用Excel编制会计报表
编制会计报表是会计工作中最常见且繁重的手工劳动，具有种类繁杂、编制工作量大 、容易出错等缺点。而Excel最常用的功能就是编制报表，XLS格式的报表具有编制简单 快捷、函数关系设置简便、界面直观明确、维护修改容易、数据保护严密等特点。下面 ，以编制资产负债表为例，简要说明XLS格式报表的编制和维护。
(1)建立新工作表后，用鼠标双击工作表标签的当前工作表栏，输入报表的名称或简称 (如“×月份资产负债表”即可)并根据报表篇幅的大小设置页面。
(2)填写报表的文字内容。根据表格的需要，通过选择单元格的位置、大小，设置单元 格式，合并单元格等方法，初步编制报表。
(3)设置报表数据的函数关系。如资产负债表中，流动资金上期合计栏，可选择相关单 元格后，输入“ = ”号分别点击相关函数的单元格，根据需要输入函数关系的符号即 可。年初栏设置完成后，用复制的方式，将该单元格的函数关系复制到年末数栏。至此 ，表格的空白表即编制完成。
(4)填制报表数据。根据实际情况，在对应的单元格里，分别填写相关数据；在电脑自 动产生数据的单元格，不可填写数据。对于较为复杂而且有相关数据来源的报表，可通 过数据转换的方法编制报表。
(5)数据保护。对于重要的报表，必须进行数据保护，以防他人篡改。具体办法是选择 工具栏的保护功能，输入密码后，即可对报表进行保护。
2 利用Excel的图表函数
编制财务分析时，通常我们只用文字和数字来表述，如果我们可以利用Excel的图表函 数生成图表，就可以更直观、更形象地表现数据间的某种相对关系，同时使财务分析变 得更具说服力。在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的大小关系，用折线图反 映数据间的趋势关系，用饼图表现数据间的比例分配关系。
(1)柱形图的建立步骤。首先，打开用Excel制作的会计表格，并拖拉选取要生成图表 的数据区。其次，单击“插入”工具栏中的“图表”，显示图表向导第一步骤——图表 类型对话框，使“图表类型”为柱形图，单击“下一步”。第三，进入图表向导第二步 骤——图表数据源，根据需要选择系列产生在行或列，单击“下一步”。第四，进入图 表向导第三步骤——图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示 的信息。第五，通常直接单击“下一步”进入图表向导第四步骤——图表位置，在默认 状态下，程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中。
(2)折线图。在最终生成的柱形图中，用鼠标右键单击图区域，显示命令列表，从中选 择图表类型选项，显示图表类型对话框，从对话框中选择折线图，单击“确定”按钮后 就生成了反映数据趋势的折线图。
(3)饼图。同折线图的生成步骤基本一样，只要从“图表类型”对话框中选择“饼图” ，单击“确定”按钮，就能生成反映数据比例分配的饼图。
3 利用Excel检索记账凭证
虽然我们可以利用现行会计软件中的凭证查询功能辅助检索，但是会计软件查询的一 大缺点就是无法对现有记账凭证按发生金额大小进行排序，因此其重要性也就很难被排 列出来了。然而如果我们将会计软件中的记账凭证数据引入Excel系统，同样再利用
Excel软件提供的排序和筛选功能，就能非常方便地达到这一目的。具体操作如下：
(1)点击“凭证查询”后输入的查询条件为“全部”，并将查询结果引入Excel系统(假 设存放在“凭证”工作簿的“会计分录序时簿”工作表)中。启动Excel系统，打开“会 计分录序时簿”工作表。
(2)点击“原币金额”列的任一单元后，再点击由大到小的排序按钮，则得到所有凭证 发生金额的排序情况，当然这并不是审计人员最终想要的结果，他们需要知道的是某一 具体会计科目(如现金——人民币现金)发生额的排序情况。
(3)点击“数据”菜单下“筛选”按钮，选择“自动筛选”。
(4)点击“科目代码”旁的下拉箭头，选择“自定义”功能，在弹出的窗口中输入“会 计科目等于10101”，确定后得到一张“现金——人民币现金”按发生额由大到小进行 排序的结果。
4 利用Excel编制重点往来款项明细表
往来款项明细表的特点是往来客户繁多而且变化大，若要快速了解重点客户的往来情 况比较困难。运用Excel就可以系统地、有序地、快速地开展工作，通过编制“大户往 来款项情况表”，了解重点客户的往来情况，而且易于保存，具有工作效率高的优点。 现以运用Excel数据库的排序、数据筛选和查找等功能，编制“大户往来款项情况表” 为例，简要说明。
具体做法是：新建Excel文件后，根据需要设置纵向项目，从数据库里整理提取客户名 称、业务内容、日期、金额等内容，用转移复制的方法，移至新工作表内。用鼠标选定 全部余额数据，用编辑栏的查找按钮，查找空格内容，用替换键将无余额栏全部替换成 余额为零；重新用鼠标选定全部数据，按TAB键，将光标移到所选择的余额栏，单击工 具栏中的“降序”按钮，表格会按余额大小顺序排列，用升序按钮则从小到大排列，显 示账户情况；若用鼠标选定全部数据，选择数据栏的“筛选”—“自动筛选”命令，系 统将在每个列位旁边增加的筛选条件下拉框，拉下“余额”栏按钮，选择“自定义”— —大于一定数额(如100万元)的条件，系统会自动显示余额大于100万元的往来科目情况 。至此“大户往来款项表”编制完成。
5 利用Excel在会计报表中巧写月份
月度会计报表的标题中常含有月份数值。如果在工作中能够利用函数自动填写月份， 就会感觉十分方便。假设我们使用Excel制作的一个报表(模板)标题是“×市×局×月 份在职职工工资表”。这个表是当月修改，当月打印。我们只需采用以下两个步骤输入 标题：首先将标题所占据的各单元格合并；其次在合并的单元格中输入： = “×市× 局”& MONTH(NOW)&“月份在职职工工资表”。这样，每月编写(修改)打印工资表时， 函数MONTH( )和函数NOW( )便自动将机内的月份数返回并写入标题中。
本文仅介绍Excel在会计工作中较为常用和简单的几种运用，很多繁杂的工作，都可以 通过灵活运用Excel加以解决。它在财务分析、数据的保存和查询等方面有更广泛的运 用，Excel的确是会计工作的好帮手。