刘 娜 广东清远市技师学院 511500
摘 要：图书馆在高校中占有举足轻重的作用，学生通过在图书馆的学习，汲取广泛的知识，开阔自己的视野，提升自己的能力。那么，在高校中图书馆档案的管理便成为了管理者必须思考的课题。本文以技工院校的图书馆档案管理为研究对象，浅要谈谈技工院校图书档案管理的现状以及如何优化技工院校档案管理的新思路。
关键词：技工院校 图书馆档案 新思路
博尔赫斯曾说过这样一句话：“如果有天堂，天堂应该是图书馆的模样。”从这句话中，我们可以深深地体会到图书馆对于我们人生的意义。那么，就技工院校而言，图书馆为学校的长足发展所发挥的贡献更是不言而喻的。
一、技工院校图书馆的现状
1.管理意识的薄弱。随着高校的扩招，技工院校的学生人数越来越多，但是学校的图书馆建设依然停留在以前的规模，学校只看重了学校教学楼等硬件设施的建设，并没有改善图书馆现状的意识，许多领导阶层人员对图书馆疏于管理，而作为图书馆的直接管理人员对于图书馆档案的管理工作的认识还仅仅局限于图书的借阅、归还、分类整理上，他们认为这只是一件简单、重复、不需技术含量的工作。学校领导的不重视以及图书馆直接管理人员的无意识直接导致了许多技工院校的图书馆档案管理方式落后、管理水平较低、管理体系缺乏创新等一系列显著问题。
2.管理人员专业水平普遍较低。目前，大多数技工院校的管理人员主要是来自其他一些机构调整后的闲散人员，这些人员本身的文化水平并不是很高，对于档案管理更无专业性知识可言，自身能力的局限导致他们无法认识到现代社会的发展对图书馆档案管理工作提出的新要求，而学校也并没有对图书馆档案管理人员进行定期的考核、教育、培训等一系列科学化、系统化的管理，没有采取一些措施刺激管理人员积极提高自身的管理水平，完善自己的专业技能，因此这些档案管理人员便无法在实践工作中提出改革创新，更是无法适应图书馆发展的现代化、数字化的趋势。
3.档案管理缺乏规范性。现在多数技工院校的档案管理尤其是档案管理的信息化还未真正建立起来，而我国目前对这一方面也没有进行严格的政策规定，这便导致了图书管理信息化的不够规范。另外，我国针对档案信息管理已经建立了许多数据库，目的是为了方便人们快速查找自己所需的信息，但是许多数据库的开放程度受到限制，因此数据库的大量信息并不能实现真正的共享，这样便造成了极大的信息浪费。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆值得关注的是，有些开放性程度高的图书馆档案数据库，由于管理人员安全意识薄弱，对数据库的保护并没有建立完善的安全保护体系，从而导致一些档案信息被社会上的不法分子盗取，这给学校的档案信息管理带来了严重的损失。
4.图书馆档案电子化有待发展。随着网络的普及，技工院校的图书馆档案电子化也逐步展开，许多院校都将电子化作为保存档案资料的新型方式。因而，传统的纸质媒介与电子媒介的双重利用成为了保存图书馆资料的有效方式。但是，这种电子文档的保存方式需要耗费巨大的人力、物力、财力，除此之外，电子文档的管理并没有建立严格的规章制度，也没有确立一定的标准，它的存在还具有许多不完善的地方。同时，这种保存方式还有很大的不稳定性，由于它主要是依赖电子媒介（如光盘、磁盘等）来保存，因此会受到有限存储空间以及容易磨损等的不利因素的影响，所以它的使用寿命就有了一定的年限，不能长久保存资料，因此，档案管理电子化要有效解决电子文档的永久开发与利用这一问题。
二、技工院校图书馆档案管理的新思路
面对上面的一系列问题，技工院校的管理者们便要针对这些问题寻找最有效的解决方法，从而优化图书馆档案的管理。在这里我们简要提出以下几点建议：
1.增强图书馆档案管理意识。学校的图书馆是学校文化传播的象征，为了增强学校的软实力，学校必须重视图书馆档案管理的意识。一方面，学校的领导以及相关的图书馆档案负责人员必须从思想上对这项工作给予高度的重视，同时，他们应该从行动上来落实优化图书馆档案管理的工作。比如，制定相应的规章制度，提高管理人员的素质，积极进行管理方式的创新等一系列的措施，这样才能使档案管理工作与时俱进，步入现代化的轨道；另一方面，图书馆档案管理的直接人员，要不断提升自己的档案管理意识。比如，档案管理人员可以通过实践研究的方法，把工作中遇到的各种档案管理问题作为自己的研究对象，进行认真地分析，并找出问题的根源，进行对症下药，再将总结的方法运用到实践中去，在实践中检验自己的方法，并不断的归纳提高，从而提升自己档案管理工作的效率。
2.提升档案管理人员的素养。在图书馆的档案管理工作中，档案管理的直接人员是主体，因此提升档案管理直接人员的素质是关键。首先，作为图书馆档案的直接管理人员，他们应该认真对待档案管理工作，以尽职、负责、认真地态度投入到这项工作中，主动学习档案管理的专业知识，提升自己的专业素养，同时积极参加学校组织的培训，以此提高自己的专业技能，形成体系化的档案管理意识，掌握先进的管理方法，从而做到与时俱进，参与档案管理的现代化；其次，学校应该引进高层次的档案管理人才，不断改善档案管理人才的结构，通过奖惩制度激发管理者的积极性。同时，也可以建立一支稳定而精干的兼职管理人员，比如在校的学生干部等人，这样才能切实有效地从根本上提升图书馆档案管理的水平，加快图书档案管理现代化的步伐。
3.实现档案管理规范化。完善档案管理信息的规范化是学校推进图书馆档案现代化建设的行之有效的方法。学校应该引进大量的专业技术人才以及先进的技术设备，不断地更新自己的硬件设施，与档案的现代化建设相适应，同时还应为学生提供各种现代化的载体文献，建立自己独具特色的数据库，完善自己的数据库资源，从而形成丰富的信息管理资料，以满足学生的不同需求，在实践中逐渐地将传统的工作方式变为计算机和数据库技术为核心的信息化工作方式，从而实现图书馆档案管理工作信息的规范化。
4.加快图书馆档案管理电子化进程。图书馆档案的电子化管理是为了使图书馆档案的保存能够历经时间的冲蚀，更加方便学生查阅的需求，同时也便于图书馆档案管理人员的集中管理，因此学校应该将图书馆档案的管理工作作为一个完整的体系进行统筹规划，通过建立完善的管理制度或者制定严格的管理标准，从而加快档案管理的电子化步伐。另外，学校还可以寻求专业的技术人才设计一个文件归档范围和档案管理期限的软件，利用这一软件对档案的价值进行判断、归类。接着，图书馆的管理人员再在这一基础上做出进一步的分析，从而实现高效率的档案管理，并且可以大幅降低档案管理的成本。另外，在选择存储媒介的时候，学校应该尽量选用较为耐用的材质，减少使用过程中对媒介的损坏的可能性，加强对媒介的保护，从而延长媒介的使用寿命，使电子文档能够在当前技术下维持更长的使用时间。
综上所述，当今的技工院校图书馆的档案管理还存在着许多问题，比如管理意识薄弱，人员专业素养缺乏，档案信息管理不规范，档案电子化有待发展等，但是，针对这些问题我们不能坐以待毙，应该转变档案管理的观念，寻求新的思路解决这些问题。
参考文献
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[4]闫玲 图书馆档案管理的发展趋势——兼论“纸质文件”与“电子文件”双轨制管理[J].图书馆工作与研究，2008。
论文作者:刘 娜
论文发表刊物:《素质教育》2015年7月总第180期供稿
论文发表时间:2015-6-18
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