赵丹
乌马河区住房和城乡建设局 黑龙江省伊春市 153011
摘要：文书档案管理是一项复杂的工作内容，传统档案管理模式下耗费了大量的人力资源，并且档案管理效果并不理想，往往出现差错，严重影响办公效率。而办公自动化在文书档案管理工作中的应用，实现了人力资源的优化配置，在一定程度上提高了文书档案管理工作效率，但相关工作实践表明，办公自动化在文书档案管理中的应用也存在一定不足，此种情况下，加大力度探讨文书档案管理的办公自动化应用具有一定重要性和必要性。因此，本文对办公自动化时代文书档案归档整理问题进行分析研究。
关键词：办公自动化；文书档案；归档整理；问题
文书档案归档管理是企事业单位发展中重要的信息整合环节，是各种资料实现整理，分类以及信息分享的载体，而档案对于一个单位或者是企业的发展来说有着不可替代的意义，是企事业单位各项重大事件的记录载体，也是未来各项决策制定的依据，在办公自动化普及和推广的趋势下，企事业单位文书档案整理工作质量也逐渐提高，同时其中所存在的问题也一一暴露出来。为了能够更好的推动办公自动化进程，全面分析其中存在的问题，并制定合理的解决措施是非常必要的，只有这样才能够符合新时代发展的要求，推动企事业单位的可持续发展。
1自动化文书档案归档整理原则分析
1.1纸质档案和电子档案共同存在
电子档案的法律效应还没有被完全确认，所以当前电子档案也只适用于档案管理工作，并不适用于实际应用。因此，就目前的工作环境来看，自动化的档案整理还不能完全替代纸质档案整理，企业单位各种业务的开展，依旧需要依靠纸质档案管理来实现。那么，自动化文书档案归档整理背景下，必须坚持电子档案和纸质档案共存的原则。
1.2归档整理完整性原则
电子档案的归档整理始终处于开放网络这一大环境下，所以档案归档整理的安全性难以得到绝对保障。黑客或病毒攻击下，电子档案的完整性容易受到损害，加之国家对于保密级别较高的档案做出了不允许在互联网中传播的规定。所以，在将纸质档案整理成电子档案进行管理时，不能上传其内容，但又为了方便档案管理，所以可以上传其目录，方便文档对应，这样就可以保持归档管理的完整性。
1.3分散式排序原则
自动化系统的档案管理工作中，应采用个体文件分散式归档整理，这样既能方便以部门作为单位进行归档管理和档案调用，还能够摆脱原来较为死板固化的排序限制，档案可以按照需求或任何方式进行编号排序，也保证了档案的安全性。在进行集中归档时候，可不按照部门来作排列，只需在文件办理完毕后，作编号归档，达到文件的及时归档，实现文书档案自动化管理。
2办公自动化时代文书档案归档整理问题
2.1对档案归档管理人员自身的综合素质要求提高
在文书档案归档管理中，电子档案与电子文件的管理归档是一项专业性和技术性结合比较强的工作，这就从根本上决定了档案管理人员自身需要有很高的综合素质，才能胜任此项工作。具体地说，高层次的知识素养只是档案管理人员需要具备的一方面，除此之外还要对计算机技术和数据通信技术的应用进行熟练的掌握，同时对传统档案管理的技术、原则、方法和理论也要相当熟悉，进而才能以较高水平的专业技能与业务素质将文书档案工作的管理水平进一步提高。
2.2电子文件的保密性受到削弱
电子文件和纸质文件的区别在于缺少固定的形式同时又容易变化，这就导致文件内容被人修改的可能性增加，并且修改后很难发现改动痕迹。同时，电子文件还缺少特定的字迹，其字体、字号等都容易被修改，另外电子文件还无法像纸质文件一样进行盖章和签名。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆因为这些电子文件的原始特性，使得电子文件的保密性受到极大的削弱，人们对文件是否是原件的判断根本不能通过字迹、印章等特点完成，这也导致了电子文件自身的原始性无法被确定。上述问题考验着网络电子文件自身的保密性，同时也严重削弱了文件自身的保密性。
3办公自动化时代文书档案归档整理措施
3.1规范文书档案管理体制
为确保办公自动化在文书档案管理中的实际应用价值得到最大程度的发挥，应当结合文书档案管理的实际情况，规范文书档案管理制度，为办公自动化的应用以及文书档案管理工作的顺利开展提供可靠的制度支持。当前大部分单位在文书档案管理工作中主要采取分部门管理的方式，此种情况下部门之间的交流有限，导致文书档案管理工作的协调性不足，严重影响文书档案统一化管理的顺利实现。因此在文书档案管理工作中应当对管理体制加以规范，实现文书与档案的统一规划与管理，从而全面提高文书档案管理质量和效率。
3.2加强硬件建设
在文书档案管理工作中，为促进办公自动化的合理应用，应当基于计算机技术的基础上，加强硬件建设，改善硬件环境，为文书档案现代化管理提供可靠的技术支持。也就是说，应当促进文书档案管理技术手段和设备的先进化合现代化，对现代化设备进行合理应用，保证文书档案管理工作的高效开展。
3.3采取电脑自动化与人工纸制化相结合的方式
利用计算机管理档案，在文件的传递、排序、编号、检索以及存储上具有明显的优势，但并不是所有档案工作都可以由计算机来替代。因此，在档案管理模块的设计阶段就应考虑如何利用计算机的优势，充分发挥档案管理系统的效能。在档案管理系统的设计时，必须对手工管理的每一个环节进行详细的分析，分清哪些环节宜于计算机管理，哪些环节必须人为干预，哪些环可以通过改变管理模式而达到能够适应计算机管理。
3.4采取计算机与人工鉴定归档相结合的方式
单份文件归档，文件不必进行分类、组卷，省去拟写案卷题名等一系列程序，可以很好地解决计算机归档难的问题，但要注意，即使改变了立卷方式，文件的鉴定工作还是需要人为去判别，并且不能省略。因此，在文件归档环节中，档案部门的主要职责就是进行文件的鉴定工作。由于文件无需分类、组卷，文件经鉴定后可以直接进行排序编号，迅速转化成档案。使归档工作变得方便而快捷，这将会极大地缩短每年的文书归档时间。
3.5加强电子档案储存设备以及办公自动化网络的安全性
电子档案在网络传输过程中存在一定的安全风险性，因此，要重视这个环节，要针对性的进行加强档案储存设备的安全性，方法可以是：对相关软硬件进行检查、更新、升级、维修，要定期对相关设施与网络服务期进行检测、维护与清理，要以此为职责设立网络安全监督员，定期对存档的文件，特别是重要的文书文件进行备份与更新，还要加强身份验证、数字签名、网络防火墙等等，利用这些手段来提升设备的安全性，最大限度的保障电子档案在传输、储存、运用操作的过程中的保密性、发展性、持续性、安全性。同时，应用办公自动化进行电子档案管理时，必须遵照相关的要求，在使用的过程中不能擅自修改与下载，进一步提高其安全性。
结束语：
总之，当办公自动化系统使用之后，文书档案管理必须树立一个全新的观念，只有摒弃旧的管理思想和管理模式，才能从整体上提高档案工作的管理水平和工作效率，将档案人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，才有充裕的时间和精力进行档案信息资源的开发利用和编研工作，从而在数字化程度越来越高的新世纪里实现档案管理工作质的飞跃。
参考文献：
[1]浅谈办公自动化文书档案管理的问题与对策[J].林钦.办公室业务.2016(22)
[2]办公自动化在文书档案管理中的应用[J].张玉梅.办公室业务.2017(10)
[3]办公自动化时代文书档案归档整理问题研究[J].张晓.办公室业务.2017(16)
论文作者:赵丹
论文发表刊物:《防护工程》2018年第21期
论文发表时间:2018/12/11
标签：档案论文; 文书论文; 文件论文; 办公自动化论文; 档案管理论文; 电子论文; 管理工作论文; 《防护工程》2018年第21期论文;