我国档案管理中应用计算机的新发展及应注意的问题，本文主要内容关键词为：应注意论文,档案管理论文,新发展论文,我国论文,计算机论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
内容提要
本文对近几年计算机信息处理新技术在档案工作中应用的情况进行了介绍，并对应注意的问题进行了分析。
ABSTRACT
This article introduces the application of ADP inarchives in China during recent years, and also notes theproblems that need attention.
90年代以来计算机新技术发展很快，使其应用的范围迅速扩展。由此也促进了档案管理中计算机应用的快速发展。近几年人们看到许多信息处理新技术在档案工作中得到应用并且取得了很好的效果。本文从学术研究的角度出发，对近几年计算机管理档案的情况作一些概括和归纳，并对采用新技术遇到的一些问题进行分析，提出参考意见。
一、多媒体技术的开发与应用。
多媒体技术是90年代计算机技术发展的主流之一。它适应了人与计算机自然交流的需要，使计算机摆脱了只能处理字符的局限，对计算机的普及具有重要的推动作用。我国计算机管理档案中的多媒体应用已从调研论证进入到应用系统的研制与开发阶段。1994年我国已有多个档案馆、室开发了多媒体档案信息管理系统。较为突出的单位有清华大学档案馆、复旦大学档案馆、航天医学科学研究院档案馆等。从这些应用系统的综合情况看，多媒体计算机管理档案的应用主要有两类。第一类是编制档案馆情况介绍、馆藏指南等节目软件，以图、文、声、像并茂的生动形式演示介绍档案馆的机构、人员、建筑、馆藏、利用方式等多种信息，而且人与计算机的对话方式更加灵活、便捷。第二类是存贮和自动检索录音、录像、文字、图形、照片等多种档案信息，由于信息存贮介质选用的是光盘，更由于廉价CD刻录机的出现，不仅信息检索方便，而且保存时间也大大超过磁带、磁盘等介质，有利于这些信息的长久保存。
在多媒体技术应用上，档案工作者应注意的问题有：（1 ）现在常规使用的计算机网络还不能全面地支持多媒体信息的处理。（2 ）多媒体信息占用存贮容量较大，如果选用可擦写光盘，存贮介质的费用很昂贵，每10万件档案约需2万元，每100小时的声像档案约需10万元。建议选用CD（只读光盘）盘刻录设备，这样不仅降低了介质成本费用，而且使检索设备的费用也相应降低。（3 ）多媒体信息处理的标准化是需要特别注意的问题。目前标准化解决比较好的是CD盘的信息存贮标准，国际标准化组织已颁布了ISO9660标准， 而其他多数可擦写光盘的信息处理标准是由厂商决定的，甚至是由开发应用系统的用户自己设计的。因此即使同型号的设备，其光盘信息也不一定能互换读取。
二、光盘图文信息处理的应用。
其实光盘图文信息处理也属于多媒体信息处理的范畴，只是由于这类设备出现的更早一些，而且多媒体功能不太完整。所以人们常把它与多媒体技术分开来研究。计算机光盘档案图文信息处理已从几年前的试验应用进入到规模性建库的实用信息处理阶段。在这类计算机光盘图文信息管理系统中，档案图文信息的处理是以图形信息为主，即用图象扫描的方式把整页的档案存入计算机光盘。近几年文档一体化的光盘系统又进一步把原文文字也作为处理对象。此外也有一些部门使用这类系统代替传统的缩微设备，存贮工程图纸、照片、图形等档案资料。从这些部门实际应用的情况看，这类设备性能已有较大提高，例如信息扫描器速度加快，可达到每分钟40页，分辨率可达到缩微设备的精度，而且介质成本也降低较快。如果使用CD盘，则每片不足10元，可存入4 万页档案。使用光盘设备的单位对其性能一般都持肯定态度，而且很多已建立了较大规模的实用数据库。
目前应用光盘图文系统应注意的问题有：（1）技术发展太快， 至使设备换代频繁，不仅使得早期用户常有“后悔”的感觉，即使是新用户也面临着一两年设备还未充分发挥作用，就已落后的危险。这个问题是档案部门特有的，因为在档案管理中准备把光盘作为永久保管档案信息的介质，结果反而是机器设备的“老化”比光盘介质要快得多，而且超出人们的预料。（2 ）光盘系统的规范化与标准化仍然存在较多的问题。例如，很多系统的光盘只存图形信息，而与其配套的检索用机读目录则另外存在磁盘中，在数据量少时问题不大，但数据量一多，不仅光盘库由多片盘构成，而且机读目录也会溢出硬盘，需另外存放，容易造成机读目录与图文库对应关系的混乱。比较稳妥的方式是应当制定出建库规范，做到机读目录与图文库都建立在光盘中，而且互相有合理的结构关系。（3 ）光盘系统的网络化是其实用化及充分发挥作用的较理想的条件。由于光盘图文信息尚不如多媒体信息那么复杂，所以一般的网络系统采取一定措施后可以支持其信息处理要求，只是联网查询时图形信息在不同的设备上传递处理，可能会有些不同的要求，需要在系统设计时给予特殊考虑。
三、网络化的应用方式。
近几年档案管理部门的计算机应用在网络化方向的发展是很迅速的。网络化已在以下几方面发挥了明显作用：（1 ）使档案机读数据积累速度加快，很多档案馆在以往使用单机情况下长期建不起实用性数据库，而在网络环境下短时间就完成了建库任务。（2 ）网络把文书工作与档案工作的自动化有机的联系在一起，使文档一体化的工作流程和设备的分布都趋于合理。（3 ）使档案部门的计算机应用从业务人员向领导人员扩展。纯业务型的应用已开始向支持决策形转化。（4 ）档案信息实现与图书情报信息的联网交流。
档案管理网络化应注意的问题有如下一些：（1 ）应尽快制定与网络化有关的档案信息标准。随着网络化的不断扩展，档案信息必然与其他类型的信息共同在网络中流通，相互交流，甚至融合。所以与网络有关的档案标准应当是开放性的，做到与国家标准乃至国际标准的完全兼容，这样才能防止所谓的“档案信息孤岛”现象的出现。（2 ）注意制定从上到下的档案管理网络实施规划。目前，由于行政、行业管理条块的划分及资金的多少不同等实际情况，档案管理网络是由各单位、各部门自发建立的。这种情况会在各个小网扩展到网际互联时出现问题。为避免将来的混乱，唯一的弥补办法就是尽快制定从上到下的网络规划。（3）网络的安全问题。对网络安全构成威胁的因素有很多， 占第一位的是非人为事故与错误（约占55%），其次是人为的破坏（约占25%），其他则是自然灾害等因素。实际情况证明严格的管理和精心的设计可以减少问题，但难以杜绝问题，所以对网络的安全既要重视“防”，又不可忽略“治”。
四、人工智能等新技术的开发应用。
在档案管理工作中，尽量多的让计算机代替人工，是人们的普遍愿望，把人工智能技术为实现这个愿望提供了有力的支持。近几年这方面也取得了较多的进展。例如南京大学档案馆采用汉字自动识别设备，开发了带有全文自动录入和全文自动标引的文档一体化系统，取得了较好的实用效果；解放军总后档案馆、空军政治学院档案系及空军档案馆开发的自动标引系统，具有效率高、规范化好的特点，与前些年流行的部件词典法自动标引相比，大有后来居上之势。这种技术方法的成功主要有两方面的原因，即计算机性能提高后能为大型机读主题词表的管理提供很好的资源环境，还有档案主题词表的编制水平也有了大幅度的提高，出现了一批高质量的主题词表。
在开发人工智能的技术领域中应注意的一些问题有：（1 ）一般情况下，人工智能技术既有其吸引人的一面，也有其不完善和受局限的一面，所以在使用中要防止过分夸大它们的作用，一定要在有把握取得较好结果的情况下才能使用。（2 ）在人工智能技术的开发和使用过程中往往包含了大量的隐含性人工或不完善的地方，而在成果鉴定和演示时，一些缺陷被有意无意地隐蔽起来，于是好象自动化程度很高、效果很好，可是用户在使用过程中却感觉不是那么好，甚至认为并不实用，原因即在于此。在开发研制和推广中坚持实事求是的科学态度，是解决这类问题的好办法。
五、计算机档案管理软件的商品化。
我国的计算机档案管理软件曾经长期处于“百花齐放”的状态。虽然在发展初期起到了一些好的作用，但同类型、同水平的软件大量重复制做，也确实浪费了大量的人力、物力。近几年情况有了明显变化，一些软件质量高、功能全、通用性好，因此拥有的用户就多，可以说基本具备了商品化软件的特点。发生这种变化的原因是，近几年档案工作的标准化程度逐步提高，计算机软件市场日趋成熟，而加之档案部门计算机人才缺乏、软件开发费用过高，造成自己开发仅用于本单位的软件越来越不合算，至使商品化的档案管理软件有了发展的条件和优势。
（执笔 邱晓威）